Fichiers et médias.

Téléverser des fichiers et créer des dossiers

« Fichiers » contient tout ce que vous y déposez. Les nouveaux éléments arrivent via le bouton « nouveau » en haut à gauche : « Téléverser des fichiers » récupère des fichiers depuis votre appareil, « Téléverser des dossiers » un dossier entier avec son contenu. Vous pouvez aussi simplement faire glisser des fichiers depuis votre fenêtre de dossiers dans la liste.

« Nouveau dossier », dans le même menu, crée un dossier. La barre de chemin au-dessus de la liste indique où vous vous trouvez ; un clic sur l’un de ses dossiers vous y ramène.

1. 1Ouvrez « Fichiers » dans BusinessCloud.
2. 2Cliquez sur « nouveau » et choisissez « Nouveau dossier ».
3. 3Saisissez un nom sous « Nom du dossier », par exemple « Fournisseurs », et cliquez sur « Créer ».
4. 4Ouvrez le nouveau dossier, cliquez à nouveau sur « nouveau » et choisissez « Téléverser des fichiers ».

Renommer, déplacer, favoris

Chaque fichier et chaque dossier dispose, à droite, des trois points « Actions ». On y trouve notamment « Renommer », « Déplacer ou copier », « Télécharger », « Détails » et — selon l’élément — « Supprimer le fichier » ou « Supprimer ce dossier ». Si vous cochez plusieurs éléments, une action s’applique à tous à la fois.

Avec « Ajouter aux favoris », un élément reçoit une étoile ; vous le retrouvez ensuite à gauche sous « Favoris ». « Récents » montre ce qui a été modifié en dernier. Vos fichiers s’affichent sous forme de liste ; en haut à droite, au-dessus, vous passez aux vignettes et inversement, et BusinessCloud retient votre choix.

1. 1Cliquez sur les trois points à côté du fichier et choisissez « Déplacer ou copier ».
2. 2Sélectionnez le dossier cible, par exemple « Fournisseurs ».
3. 3Cliquez sur « Déplacer vers Fournisseurs » ou « Copier vers Fournisseurs ».

Partager par lien

Vous partagez un fichier ou un dossier entier avec un lien de partage. Quiconque a le lien voit le contenu dans le navigateur et peut le télécharger — sans compte KENJTEC. Vous envoyez le lien vous-même, par e-mail ou dans un chat.

Dans le menu du lien — les trois points à côté —, vous définissez sous « Personnaliser le lien » ce que permet le lien ; selon le réglage de langue, l’entrée s’appelle « Personnaliser le lien ». Par défaut, c’est « Lecture seule ». Sous « Paramètres avancés », vous protégez le lien par un mot de passe, vous le faites expirer à la date de votre choix avec « Définir une date d'expiration », et « Masquer le téléchargement » retire le bouton de téléchargement. « Ne plus partager » rend un lien immédiatement invalide ; pour plusieurs destinataires, vous créez un lien distinct pour chacun avec « Ajouter un autre lien ».

Les liens que vous avez créés sont listés à gauche sous « Partages » → « Partagés par lien ». Vous ne partagez directement qu’avec des personnes de votre entreprise, et BusinessCloud ne vous propose aucune personne d’une autre entreprise — vers l’extérieur, ce que vous partagez ne passe que par vos liens.

1. 1Cliquez sur les trois points à côté du fichier ou du dossier et choisissez « Détails » — la barre latérale s’ouvre sur l’onglet « Partager ».
2. 2Sous « Partages externes », cliquez sur le plus (« Créer un nouveau lien de partage ») à côté de « Créer un lien de partage public ».
3. 3Copiez le lien avec l’icône de copie à côté et collez-le dans votre message.
4. 4Pour un mot de passe ou une date d’expiration : ouvrez les trois points du lien et choisissez « Personnaliser le lien » (ou « Personnaliser le lien »).
5. 5Ouvrez « Paramètres avancés », cochez les cases et cliquez sur « Mettre à jour le partage ».

Un lien sans mot de passe fonctionne pour quiconque le connaît. Pour tout ce qui est confidentiel, définissez un mot de passe et une date d’expiration.

Récupérer des versions antérieures

Quand vous modifiez un fichier ou téléversez un nouveau fichier portant le même nom, BusinessCloud conserve la version précédente. C’est aussi le cas pour les documents que vous modifiez dans Office. Vous trouvez les versions dans la barre latérale du fichier, sous « Versions », avec la date et l’heure.

« Restaurer la version » fait d’une version plus ancienne la version actuelle ; la version précédente n’est pas perdue pour autant, elle devient elle-même une version. Dans le menu d’une version, vous pouvez aussi la télécharger ou lui donner un nom avec « Nommer cette version », pour reconnaître un état important.

1. 1Cliquez sur les trois points à côté du fichier et choisissez « Détails ».
2. 2Passez à l’onglet « Versions ».
3. 3Ouvrez le menu de la version souhaitée et choisissez « Restaurer la version ».

Récupérer des éléments supprimés

Ce que vous supprimez ne disparaît pas tout de suite. L’élément se trouve à gauche sous « Fichiers supprimés », avec son emplacement d’origine et le moment de sa suppression. Un dossier peut lui aussi en être récupéré avec tout son contenu.

« Restaurer » remet le fichier ou le dossier à son ancien emplacement. « Supprimer définitivement » supprime un élément pour toujours — cette action est irréversible.

1. 1Cliquez à gauche sur « Fichiers supprimés ».
2. 2Dans la ligne du fichier, cliquez sur « Restaurer ».

Photos et vidéos sous « Photos »

« Photos » dans BusinessCloud affiche toutes les images et vidéos de vos fichiers sous forme de chronologie, les plus récentes en haut — quel que soit le dossier où elles se trouvent. À gauche, vous affinez avec « Photos » ou « Vidéos » ; « Tous les médias » affiche à nouveau les deux.

Sous « Albums », vous regroupez des images sans les déplacer : un album pointe vers les fichiers, qui restent dans leurs dossiers. Ainsi, la même photo peut figurer dans plusieurs albums.

1. 1Ouvrez « Photos » dans BusinessCloud.
2. 2Choisissez « Albums » à gauche et cliquez sur « Nouvel album ».
3. 3Saisissez un nom sous « Nom de l’album », par exemple « Carte d’automne », et cliquez sur « Créer un album » (selon le réglage de langue, « Créer un album »).
4. 4Cliquez sur « Ajouter des photos à cet album », sélectionnez les images et cliquez sur « Ajouter à Carte d’automne ».

Les images destinées à votre site web ont leur place dans MediaStudio ai : c’est là qu’elles reçoivent une adresse publique. BusinessCloud est votre espace de stockage privé.

Espace de stockage et dossiers d’autres outils

En bas à gauche dans « Fichiers », vous voyez combien d’espace de stockage vous utilisez. La page des tarifs indique combien de stockage comprend votre offre.

Certains dossiers sont créés pour vous par d'autres outils KENJTEC. Invoice classe chaque facture et chaque devis émis au format PDF sous « Comptabilité », par type et par année — plus d'infos sous Documents dans vos fichiers. Ce que vous déposez depuis MediaStudio ai avec Déplacer vers BusinessCloud arrive dans le dossier « MediaStudio ». Et le papier à en-tête de votre marque se trouve dans le dossier « Modèles ».

Ces fichiers vous appartiennent comme tous les autres : vous pouvez les renommer, les déplacer ou les partager par lien. À l'inverse, MediaStudio récupère des images dans votre BusinessCloud quand vous voulez les publier — cela fonctionne dès que vous avez ouvert BusinessCloud une première fois ; la marche à suivre est expliquée sous Publier depuis BusinessCloud.