Les échéances dans le calendrier
Quand vous émettez une facture avec « À payer avant le », Invoice inscrit l'échéance comme événement sur toute la journée dans le calendrier de votre BusinessCloud, avec le numéro et le montant dans le titre ; le calendrier vous le rappelle trois jours avant. Pour un devis, l'événement indique le jour où « Valable jusqu’au » expire.
Dans la vue détaillée de l'événement, le PDF du document est joint, et la description contient des liens vers Invoice : l'un ouvre le document et met sa ligne en évidence et, pour les factures, un autre ouvre directement le rappel de paiement — dès que la facture est en retard.
Si vous émettez à nouveau un document après l'avoir rouvert, Invoice remplace son événement. Si l'inscription échoue un jour, le document reste quand même émis.
- Ouvrez le calendrier dans votre BusinessCloud et cliquez sur l'événement.
- Ouvrez la vue détaillée de l'événement.
- Cliquez sur le lien vers le document ou vers le rappel de paiement — ou sur le PDF joint.
Les documents dans vos fichiers
Lors de l'émission, Invoice dépose une copie du PDF dans vos fichiers : les factures sous « Comptabilité/Factures/<année> », les devis sous « Comptabilité/Devis/<année> », nommées d'après le numéro du document. Les dossiers prennent la langue de votre BusinessCloud au moment où le premier document est classé, puis gardent ce nom, pour que le dossier ne se divise jamais en deux. Vous pouvez ainsi transmettre facilement le dossier à votre expert-comptable.
Cette copie vous appartient : vous pouvez la déplacer, la renommer ou la supprimer. L'original reste dans l'archive d'Invoice, et « PDF » dans la liste des documents ouvre toujours celui-ci. Les factures d'annulation arrivent aussi ici, à côté de la facture qu'elles annulent.
Papier à en-tête pour Office
À partir de votre marque, Invoice compose un papier à en-tête pour le traitement de texte de votre BusinessCloud : logo, nom de l'entreprise dans votre couleur d'accent et votre police de titre avec une ligne en dessous, l'adresse de retour au-dessus du champ d'adresse et un pied de page avec l'adresse, les coordonnées et les lignes supplémentaires de votre marque. Dans la mesure du possible, la police de votre marque est aussi intégrée au fichier. La zone de texte est vide — la lettre vous appartient.
Le fichier s'appelle « Briefbogen.odt » — « Letterhead.odt » dans une autre langue que l'allemand — et se trouve dans votre dossier de modèles. Dans les fichiers, il est proposé comme modèle sous « Neu → Dokument ». Il apporte des styles de paragraphe aux couleurs de votre marque — titres, titre, sous-titre, citation et corps de texte — ainsi que les styles de caractères « KENJTEC Akzent » et « KENJTEC Nebentext ».
Invoice renouvelle le papier à en-tête quand votre marque a changé : à chaque connexion, à l'ouverture d'Invoice et avant que vous choisissiez un modèle ; si vous l'avez supprimé, Invoice le recrée. Sans marque, pas de papier à en-tête, et si vous en avez plusieurs, il porte celle choisie pour les documents. La carte « Papier à en-tête dans Office » dans les paramètres indique où il se trouve et y mène avec « Ouvrir le dossier des modèles ».
- Ouvrez les fichiers dans votre BusinessCloud et cliquez sur « Neu ».
- Choisissez « Dokument » et le papier à en-tête comme modèle.
- Rédigez votre lettre.
Tout télécharger
« Tout télécharger », en haut à droite dans Invoice, télécharge une archive ZIP : les documents émis au format PDF, classés dans « Rechnungen » et « Devis » ainsi que par année, accompagnés de deux tableaux — « belege.csv », avec tous les documents, brouillons compris, et « kunden.csv », avec vos clients. Les tableaux utilisent le point-virgule comme séparateur et s'ouvrent dans un tableur.
Un fichier LIESMICH dans l'archive vous rappelle que c'est à vous de conserver vos documents. Le bouton est toujours visible — pas seulement au moment où vous résiliez.
- Cliquez sur « Tout télécharger » en haut à droite.
- Enregistrez l'archive dans un emplacement qui vous appartient.