Sous-traitance des données (art. 28 du RGPD)

Dès lors que vous traitez via KENJTEC des données d'autres personnes — les membres de votre espace client, les réponses à vos formulaires, les commandes de votre boutique, les destinataires de vos factures —, c'est vous qui en êtes le responsable du traitement au sens du RGPD et nous sommes votre sous-traitant. Le présent accord règle ce que nous sommes alors autorisés à faire et ce que nous vous devons. Il complète les conditions générales et devient partie intégrante du contrat avec votre acceptation de celles-ci.

Il ne concerne pas les données de votre propre compte ni vos données de facturation. Pour celles-ci, nous sommes nous-mêmes responsables du traitement ; ce qu'il en advient est exposé dans la politique de confidentialité.

1. Objet, durée, nature et finalité

L'objet est la mise à disposition des services KENJTEC, dans la mesure où vous y déposez des données à caractère personnel de tiers ou les faites collecter. La finalité est uniquement l'exécution de ces services pour vous — nous ne poursuivons aucune finalité propre.

Durée : l'accord court aussi longtemps que votre contrat portant sur le service concerné et prend fin avec lui.

Nature du traitement : collecte, conservation, affichage, envoi, modification et effacement — dans la mesure prévue par les fonctions que vous utilisez.

2. Personnes concernées et catégories de données

Les données qui sont générées dépendent des fonctions que vous utilisez. En l'état actuel, il s'agit des suivantes :

• Membres de votre espace client : adresse e-mail, nom (facultatif), groupes que vous attribuez, état (demande en cours/membre/bloqué), moments de l'inscription, de l'invitation, de la confirmation et du dernier accès.
• Personnes qui remplissent vos formulaires : tous les champs que vous avez créés vous-même, ainsi que les fichiers téléversés et les signatures.
• Acheteurs de votre boutique : nom, adresse e-mail, adresse de livraison et de facturation, état de la commande et du paiement. Les données de paiement elles-mêmes ne nous parviennent jamais — elles transitent directement par votre propre compte de paiement.
• Destinataires de vos factures et de vos devis : nom, adresse, adresse e-mail, mentions du document.
• Visiteurs de vos pages : adresse IP et informations techniques, dans la mesure nécessaire à la diffusion.

Quel fichier va où. La médiathèque (MediaStudio) est conçue pour la publication : ce qu'elle contient est diffusé via une adresse publique — rapidement, en cache et lisible par les moteurs de recherche ; la seule protection est un nom de fichier impossible à deviner. C'est voulu, ce n'est pas une lacune. Les documents commerciaux confidentiels ont donc leur place dans l'espace de stockage de BusinessCloud, situé derrière votre connexion. Nous le signalons dans l'outil avant chaque téléversement.

3. Instructions

Nous traitons les données exclusivement selon vos instructions documentées. Sont réputés tels le présent accord, les conditions générales et les réglages que vous effectuez dans votre compte — chaque réglage est une instruction.

Si le droit de l'Union ou le droit allemand nous oblige à un traitement, nous vous en informons au préalable, sauf si la loi l'interdit.

Si nous estimons qu'une instruction est illicite, nous vous le disons et pouvons en suspendre l'exécution.

4. Confidentialité

Toutes les personnes qui, chez nous, ont accès à ces données sont tenues à la confidentialité. KENJTEC est actuellement exploité sans salariés ; seuls la direction et les prestataires expressément mandatés, eux-mêmes liés par contrat, y ont accès.

5. Sécurité du traitement (art. 32)

Nous prenons les mesures suivantes. Ce qui est indiqué est ce qui est réellement en place — non ce qui sonne habituel :

• Transmission uniquement chiffrée. Tous les appels passent par TLS ; les connexions non chiffrées sont redirigées.
• Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, mais uniquement sous forme d'empreinte issue d'un procédé prévu à cet effet (bcrypt).
• Cloisonnement par compte. Chaque requête est liée au compte auquel appartiennent les données ; les enregistrements d'autrui se comportent comme s'ils n'existaient pas.
• Restriction d'accès. Les comptes d'administration exigent un second facteur.
• Les liens d'accès à l'espace membres sont valables une heure, les sessions trente jours ; les deux peuvent être révoqués à tout moment.
• Limitations de volume contre les abus : au maximum 30 nouveaux membres par heure et 5 000 membres par site web ; lorsque la limite horaire est atteinte, le système bascule de lui-même l'inscription sur validation par vos soins.
• Sauvegarde et restaurabilité. La base de données est sauvegardée quotidiennement (14 états, stockage dans plusieurs régions de l'UE), avec en outre une restauration à un instant donné sur sept jours ; l'instance fonctionne avec un nœud secondaire dans une autre zone.
• Les secrets (clés, identifiants) sont conservés dans un coffre dédié, jamais dans le code source.

En toute franchise : les données sont chiffrées sur les supports de stockage des prestataires, mais pas en plus au niveau applicatif. Toute personne qui, chez nous, accède légitimement à la base de données voit les adresses en clair. Les accès de la direction aux listes de membres ne font actuellement l'objet d'aucune journalisation distincte.

6. Sous-traitants ultérieurs

Vous consentez au recours aux sous-traitants ultérieurs suivants. Nous concluons avec eux des contrats qui leur imposent les mêmes obligations que celles que nous assumons envers vous, et nous vous informons de toute modification suffisamment tôt pour que vous puissiez vous y opposer.

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irlande) — exploitation et base de données dans la région europe-west1 (Belgique), sauvegardes dans plusieurs régions de l'UE. Toutes les données du présent accord, sauf indication contraire ci-dessous. En outre, l'IA via Vertex AI (Gemini) dans la multirégion de l'UE : est transmis ce que vous confiez à l'IA — il peut s'agir de textes, d'images et, lors de leur analyse, de réponses aux formulaires.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., États-Unis) — diffusion et protection de tous les appels (réseau mondial) ainsi que stockage des fichiers médias sous juridiction de l'UE (R2). Traite les adresses IP des visiteurs et les fichiers déposés.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irlande ; société mère Anthropic, PBC, États-Unis) — les fonctions d'IA qui ne passent pas par Google (par exemple générer un site web, un formulaire ou une boutique), ainsi que la solution de repli lorsque Google ne répond pas. Est transmis ce que vous confiez à l'IA ; il peut s'agir de contenus de formulaires et d'images. Cette transmission a lieu vers les États-Unis ; le calcul des réponses peut aussi avoir lieu dans d'autres pays.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, France) — fonctions d'IA via l'accès européen, traitement dans l'UE. Est transmis ce que vous confiez à l'IA ; il peut s'agir de contenus de formulaires et d'images.
• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Irlande) — fonctions d'IA. Est transmis ce que vous confiez à l'IA ; il peut s'agir de contenus de formulaires et d'images. Cette transmission a lieu vers les États-Unis.
• Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg), région eu-central-1 (Francfort) — vérification automatisée des images à la recherche de contenus abusifs dès leur réception : dans la médiathèque (y compris les fichiers PDF, ainsi que des mots-clés pour la recherche), dans les formulaires (y compris les images et signatures téléversées par vos visiteurs), sur les sites web et comme logo sur les factures et les devis. Est transmise une copie réduite (1 024 pixels au maximum sur le bord le plus long), non l'original. Selon les conditions d'AWS, AWS peut conserver ces entrées et les utiliser pour améliorer ses services, y compris dans une autre région, tant qu'il n'y est pas fait opposition ; la question de savoir si cette opposition a été mise en place pour notre compte est à compléter.
• Mailjet (Mailjet SAS, France) — envoi des e-mails système et de notification. Traite les adresses des destinataires, donc aussi celles de vos membres, de vos acheteurs et des destinataires de vos factures.
• Stripe — facturation de votre contrat KENJTEC. Les paiements de votre boutique passent par votre propre compte Stripe et non par nous.
• Tucows (OpenSRS), Canada — enregistrement de domaines. Traite les données du titulaire que vous indiquez pour un domaine. Cette transmission a lieu vers le Canada.
• Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slovénie) — diffusion des polices. Le navigateur de vos visiteurs se connecte pour cela à fonts.bunny.net.

Transferts vers des pays tiers : vers Anthropic (États-Unis) sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne contenues dans l'accord de sous-traitance d'Anthropic ; vers OpenAI (États-Unis) sur la base des clauses contractuelles types contenues dans l'accord de sous-traitance d'OpenAI ; vers Tucows (Canada) sur la base de la décision d'adéquation pour le Canada ; dans la mesure où Google, Cloudflare et Amazon Web Services transfèrent des données vers les États-Unis, sur la base de l'EU-US Data Privacy Framework, à titre subsidiaire des clauses contractuelles types. Une partie des tâches d'IA passe par Google dans l'UE ; les autres tâches et la solution de repli passent par Anthropic (stockage aux États-Unis) — les fonctions d'IA ne peuvent actuellement pas être limitées à l'UE. Elles ne s'exécutent que sur votre demande : sans un clic de votre part, aucun contenu n'atteint un service d'IA — il n'y a ni traitement en arrière-plan ni traitement au téléversement. Seule la vérification des images par Amazon Web Services à Francfort s'exécute d'elle-même lors du téléversement.

7. Assistance dans l'exercice des droits des personnes concernées

Si une personne concernée s'adresse à nous plutôt qu'à vous, nous la renvoyons vers vous et ne répondons pas nous-mêmes.

Pour l'accès, la rectification et l'effacement, vous disposez des fonctions de votre compte : vous pouvez modifier et supprimer les membres un par un, télécharger la liste entière sous forme de tableau, exporter les réponses aux formulaires sous forme de tableau et les supprimer une à une. Si ces fonctions ne suffisent pas, nous vous assistons sur demande.

Les membres peuvent se retirer eux-mêmes de votre liste via le lien figurant dans chaque e-mail d'accès. Cet effacement prend effet immédiatement.

8. Assistance en cas de violation et pour l'analyse d'impact

Si nous avons connaissance d'une violation de données à caractère personnel touchant vos données, nous vous en informons sans délai et vous fournissons les éléments dont vous avez besoin pour votre notification au titre de l'art. 33 du RGPD. La notification à l'autorité de contrôle et, le cas échéant, aux personnes concernées vous incombe.

Pour une analyse d'impact relative à la protection des données et pour une consultation préalable, nous vous assistons avec les informations dont nous disposons.

9. Effacement et restitution

À la fin du traitement, nous effaçons les données ou nous vous les restituons — le choix vous appartient.

Restitution : vous téléchargez à tout moment la liste des membres d'un site web sous forme de tableau ; il en va de même des réponses aux formulaires. Le document de votre site web, images comprises, vous l'emportez via « Emporter le site ».

Effacement : si vous supprimez un site web, sa liste de membres disparaît avec lui. La fin d'un abonnement n'efface rien. Si vous faites supprimer votre compte, vos sites web et leurs listes de membres, vos médias, vos boutiques et vos installations WordPress disparaissent avec lui — au plus tôt 30 jours après la fin de la période contractuelle.

Tant que vous n'effacez pas, nous conservons les données sans limitation de durée, y compris après la fin d'un abonnement — il n'y a pas d'effacement automatique à l'expiration d'un délai. Les obligations légales de conservation (en particulier pour les pièces comptables) restent inchangées ; nous conservons ces pièces également après une résiliation pendant la durée légale.

En toute franchise : lors de la suppression de votre compte, nous ne donnons actuellement pas d'instruction d'effacement automatique à nos sous-traitants ultérieurs. Les données qui ont été transmises à Mailjet (envoi d'e-mails) ou à Stripe (facturation) y sont soumises à leurs propres délais. Si vous exigez l'effacement également chez eux, écrivez-nous — nous le déclenchons.

10. Justificatifs et audits

Nous mettons à votre disposition, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect des présentes obligations et nous permettons la réalisation d'audits. Vous annoncez les audits dans un délai raisonnable ; ils ne doivent pas perturber l'exploitation de manière disproportionnée ni toucher aux données d'autres clients.

11. Dispositions finales

Le droit allemand s'applique. Si une disposition est invalide, les autres restent en vigueur.

Nous vous communiquons les modifications ; si vous ne vous y opposez pas dans un délai de quatre semaines, elles sont réputées acceptées. Nous attirons expressément votre attention sur cette conséquence dans la communication.