Inviter des personnes dans votre entreprise
Les membres de votre équipe travaillent avec vous dans BusinessCloud, chacun avec son propre compte KENJTEC : avec les mêmes clients, projets, dépenses et documents. Les invitations se font dans le tableau de bord, sous « Entreprise et équipe ». C’est aussi là que vous donnez un nom à l’entreprise, sous « Nom de l’entreprise » — seuls les membres de votre équipe le voient.
Les places et le stockage proviennent de votre abonnement. Sous « Places et stockage », vous voyez combien de places sont occupées (dont la vôtre), combien de stockage votre abonnement comprend au total et combien il en reste à répartir. Chaque personne reçoit sa part, le reste vous revient. Si votre abonnement ne comporte qu’une seule place, c’est indiqué là, et « Choisir une offre » vous mène aux abonnements.
Chaque invitation comporte un rôle. Un « Membre de l’équipe » travaille avec les clients, les projets, les dépenses et les brouillons de documents ; l’« Administration » émet en plus des documents et fait venir des personnes. Vous seul, en tant que propriétaire, décidez qui fait partie de l’administration.
Après l’envoi, le tableau de bord affiche le lien de l’invitation — si le mail n’arrive pas, transmettez-le vous-même avec « Copier le lien ». Tant que l’invitation n’est pas acceptée, elle occupe une place ; sous « Invitations en attente », vous la retirez avec « Retirer ».
- Ouvrez votre tableau de bord et choisissez « Entreprise et équipe ».
- Sous « Inviter des personnes », saisissez l’« Adresse e-mail » et choisissez le « Rôle » et le « Stockage (Go) ».
- Cliquez sur « Envoyer l’invitation ».
Une invitation est valable sept jours et uniquement pour l’adresse à laquelle elle a été envoyée — partager le même domaine de messagerie ne fait de personne un membre de votre entreprise.
Accepter une invitation
Si quelqu’un vous a invité, vous recevez un mail avec un lien. Il mène à une page qui indique qui vous invite, dans quelle entreprise, avec quel rôle et jusqu’à quand l’invitation est valable. Vous n’avez pas besoin de carte pour cela — votre place est déjà payée.
Vous ne pouvez accepter qu’avec exactement l’adresse à laquelle l’invitation a été envoyée. Si vous n’avez pas encore de compte KENJTEC, créez-en un avec « Créer un compte » et confirmez le code reçu par mail ; vous revenez ensuite à l’invitation. Un compte avec son propre abonnement a son propre bureau — pour collaborer dans une entreprise, utilisez un second compte. Et vous ne collaborez jamais qu’avec une seule entreprise.
Dans BusinessCloud, l’entreprise dispose d’un dossier commun portant son nom. Ce que quelqu’un y dépose, toutes les personnes de l’entreprise le voient, et cela y reste, même si la personne part plus tard. Vous pouvez partager directement avec toutes les personnes de l’entreprise.
- Ouvrez le lien du mail d’invitation.
- Si vous n’êtes pas connecté, cliquez sur « Login » — ou sur « Créer un compte » si vous n’avez pas encore de compte.
- Cliquez sur « Accepter l’invitation ».
- Cliquez sur « Ouvrir BusinessCloud ».
Modifier le stockage et laisser partir quelqu’un
Sous « Dans votre entreprise » figurent toutes les personnes qui collaborent, avec leur rôle et la date à laquelle elles ont rejoint l’entreprise. C’est là que vous modifiez le stockage d’une personne — et, en tant que propriétaire, aussi son rôle — et que vous validez avec « Enregistrer ». L’administration modifie le stockage des personnes ayant le rôle « Membre de l’équipe » ; seul le propriétaire attribue les rôles.
Quand quelqu’un part, vous retirez cette personne de l’entreprise et choisissez qui reprend ce qu’elle possède dans BusinessCloud — vous-même ou quelqu’un qui reste. Sont transmis les fichiers, tableaux, listes, sondages et équipes, jamais sous forme de copie ; les agendas, les contacts et les réservations de rendez-vous restent à la personne. Ensuite, « Transmissions » indique ce qui est arrivé dans chaque espace.
Avec le rôle « Membre de l’équipe », vous pouvez aussi partir vous-même : sous « Entreprise et équipe », avec « Quitter l’entreprise » puis « Oui, quitter l’entreprise ». Votre compte KENJTEC est conservé ; ce que vous avez créé dans l’entreprise reste à l’entreprise, et ce que vous possédez dans BusinessCloud revient au propriétaire.
Si vous passez à un abonnement avec moins de places, personne ne perd son appartenance à l’entreprise. Mais seules autant de personnes qu’il y a de places peuvent accéder à BusinessCloud — celles qui sont arrivées en premier ; les autres apparaissent dans la liste avec « sans place ». Sans abonnement incluant BusinessCloud, personne n’accède à l’entreprise ; rien n’est perdu.
- Sous « Dans votre entreprise », cliquez sur « Retirer de l’entreprise » à côté de la personne.
- Choisissez à qui revient ce qu’elle possède dans BusinessCloud.
- Cliquez sur « Oui, retirer de l’entreprise ».
Votre entreprise reste séparée des autres
De nombreuses entreprises travaillent dans BusinessCloud, et aucune ne voit les autres. Partout où vous cherchez des personnes — en partageant des fichiers et des agendas, dans les équipes, dans les connaissances, les listes et les sondages —, vous ne trouvez que des personnes de votre entreprise, et c’est uniquement avec elles que vous partagez directement. Inversement, personne d’une autre entreprise ne trouve ni vous, ni vos collègues, ni les équipes de votre entreprise.
Si vous travaillez seul, votre entreprise se compose uniquement de vous : vous ne pouvez alors partager directement avec personne. Pour transmettre des fichiers et des dossiers à l’extérieur, utilisez un lien de partage — avec ou sans entreprise.
Les noms des équipes et des espaces de connaissances valent pour l’ensemble de BusinessCloud. Si on vous indique qu’un nom est déjà pris alors que vous ne le voyez nulle part dans votre entreprise, c’est qu’une équipe d’une autre entreprise le porte. Choisissez-en alors un autre, par exemple précédé du nom de votre entreprise.