Le dossier client
« Clients » dans BusinessCloud affiche chaque client de votre entreprise avec son dossier : notes d'entretiens, suivis, documents issus d'Invoice, projets, dépenses, fichiers, dossiers et rendez-vous liés, et l'historique. C'est le même fichier clients que dans Invoice — un client que vous créez ou modifiez ici s'y retrouve à l'identique ; les documents déjà émis conservent leur adresse.
Si un client du même nom existe déjà, le dossier n'en crée pas discrètement un second et ne fusionne rien non plus. Il vous affiche les correspondances : « Ouvrir ce client » reprend le client existant, « Créer quand même » en crée délibérément un autre.
Un nouveau client figure aussi dans le carnet d'adresses — dans une entreprise, dans celui du titulaire. Si vous modifiez dans le dossier le nom, l'adresse ou les coordonnées, le contact suit. L'inverse n'est pas vrai : ce que vous modifiez dans le carnet d'adresses n'est pas repris automatiquement dans le dossier.
Sous « Notes », vous consignez les échanges : écrivez le texte dans « Nouvelle note », cliquez sur « Enregistrer la note ». Chaque note indique qui l'a écrite et quand, et l'« Historique » montre ce qui s'est passé dans le dossier.
- Ouvrez « Clients » dans BusinessCloud et cliquez sur « Créer un client ».
- Saisissez le nom sous « Nom du client ou de l’entreprise » — c'est le seul champ obligatoire.
- Cliquez sur « Créer un client ».
Suivis : reprendre le dossier le jour prévu
Un suivi vous rappelle de recontacter un client un jour précis — par exemple pour relancer un devis. Il apparaît sous forme de rendez-vous d'une journée entière dans l'agenda de la personne responsable et en disparaît dès qu'il est traité. Si plusieurs personnes travaillent dans l'entreprise, vous choisissez sous « Responsable » qui s'en occupe.
En haut de la page, « À traiter par vous » compte vos suivis arrivés à échéance aujourd'hui ou avant. Dans le dossier, chacun indique s'il est en retard, à traiter aujourd'hui, ouvert ou terminé, et si son rendez-vous figure dans l'agenda. « Fait » le coche, « Rouvrir » le rouvre. Vous modifiez la date, le titre et la note dans le dossier, et le rendez-vous suit ; ce que vous modifiez sur le rendez-vous dans l'agenda n'est pas repris par le suivi.
- Ouvrez le dossier client et cliquez sur « Créer un suivi ».
- Sous « De quoi s’agit-il ? », décrivez brièvement l'affaire, par exemple « Relancer le devis de la fête de Noël », et choisissez le jour sous « Date d’échéance ».
- Cliquez sur « Créer un suivi ».
Dossiers de projet
Un projet regroupe tout ce qui relève d’une commande, par exemple le traiteur pour un mariage. Le dossier de projet comporte un client, un statut (« Prévu », « En cours », « En pause » ou « Terminé »), une date de début et une date cible, ainsi que les personnes de votre entreprise qui y travaillent.
Vous pouvez y lier un tableau Deck avec ses tâches, des fichiers, des dossiers, des événements, les documents du client issus d’Invoice et des dépenses — toujours sous forme de référence, jamais de copie. L’original reste où il est, et « Retirer le lien » ne supprime que la référence. Si un original a été supprimé ou n’est plus partagé avec vous, le lien indique « N’existe plus » ou « Non disponible pour vous ». Vous liez des documents avec « Lier un document » ; pour cela, le projet doit avoir un client.
Quand un projet est terminé, vous le retirez de la liste avec « Archiver » — rien n’est supprimé. « Afficher les archives » affiche les projets archivés, et « Restaurer » en fait revenir un. Seule l’administration peut utiliser « Supprimer le projet » : cela supprime le dossier avec ses liens et son historique, mais aucun fichier, aucun événement, aucun tableau ni aucun document ; les dépenses perdent seulement leur rattachement au projet.
- Ouvrez « Projets » dans BusinessCloud et cliquez sur « Créer un projet ».
- Saisissez un nom sous « Nom du projet », choisissez le client et le statut, puis cliquez sur « Créer un projet ».
- Dans le dossier de projet, reliez ce qui en fait partie avec « Associer un tableau Deck », « Lier un fichier », « Lier un dossier » ou « Lier un événement ».
Les dépenses et leur justificatif
Sous « Dépenses », vous saisissez les factures fournisseurs et les reçus avec leur justificatif : fournisseur ou désignation, date du justificatif, numéro du justificatif, montant, devise et une catégorie que vous nommez librement — avec un client et un projet si vous le souhaitez. Ce n’est pas de la comptabilité : pas de TVA déductible, pas de rapprochement bancaire.
Vous importez le justificatif (« Importer un fichier » : PDF, formats d’image courants ou XML, jusqu’à 20 Mo) ou vous le prenez dans BusinessCloud avec « Choisir dans vos fichiers ». Un justificatif importé est placé dans le dossier partagé de votre entreprise, sous « Justificatifs » et l’année — sans entreprise, dans vos propres fichiers. Un justificatif issu de vos fichiers reste où il est ; la dépense ne fait que renvoyer vers lui.
Vous écrivez le montant comme on l’écrit chez vous ; la dépense connaît le nombre de décimales de chaque devise — aucune pour le yen, trois pour le dinar koweïtien. Les totaux sont calculés par devise, jamais en additionnant des devises différentes.
« Détacher » sépare seulement le justificatif de la dépense, et « Supprimer la dépense » supprime seulement la dépense — dans les deux cas, le fichier du justificatif reste dans le cloud.
- Ouvrez « Dépenses » dans BusinessCloud et cliquez sur « Saisir une dépense ».
- Saisissez le fournisseur, la date du justificatif et le montant, puis choisissez la devise.
- Sous « Justificatif », choisissez « Importer un fichier » ou « Choisir dans vos fichiers ».
- Cliquez sur « Saisir une dépense ».
Travailler à plusieurs sur les mêmes dossiers
Tout le monde dans votre entreprise travaille sur les mêmes clients, projets et dépenses. Chaque personne peut créer et modifier des clients, rédiger des notes, créer des rappels et des projets, ajouter des liens, archiver des projets et saisir des dépenses. Seule l’administration peut modifier ou supprimer les notes et dépenses des autres, supprimer les rappels des autres, supprimer des projets et utiliser « Tout télécharger » ; les boutons que vous n’avez pas le droit d’utiliser ne s’affichent même pas.
Si deux personnes enregistrent le même dossier à peu d’intervalle, personne n’écrase discrètement le travail de l’autre. La personne qui enregistre en second lit « Quelqu’un a modifié cela entre-temps. Rechargez et vérifiez la modification. », voit les champs qui diffèrent et choisit « Reprendre la version enregistrée » — ou « Conserver mes saisies » et enregistre à nouveau.
« Tout télécharger » télécharge les notes, suivis, dépenses, projets, liens et l’historique sous forme de tableaux dans une archive ZIP. Les fichiers des justificatifs restent dans le cloud ; vous emportez les clients et les documents via Tout télécharger dans Invoice.