Créer un nouveau document
Office n'est pas une rubrique à part dans le menu, mais fait partie de vos fichiers. Avec « Nouveau », vous créez un « Document », une « Feuille de calcul », une « Présentation » ou un « Diagramme ». Office les enregistre au format de fichier ouvert (.odt, .ods, .odp, .odg), et le nouveau fichier s'ouvre aussitôt pour être modifié dans le navigateur.
BusinessCloud vous demande d'abord le nom du fichier et propose le nom de l'entrée, par exemple « Document.odt ». Si des modèles sont disponibles — par exemple le papier à en-tête de votre marque —, vous choisissez ensuite entre « Vide » et un modèle.
- Dans « Fichiers », ouvrez le dossier dans lequel le fichier doit être placé.
- Cliquez sur « Nouveau » et choisissez « Document ».
- Sous « Nom du fichier », saisissez un nom, par exemple « Lettre au torréfacteur », et validez.
- S'il y a des modèles, choisissez « Vide » ou un modèle, puis cliquez sur « Créer ».
Modifier dans le navigateur
Un clic sur un fichier Office l'ouvre pour modification — y compris les fichiers Word, Excel ou PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). Les outils se trouvent en haut, dans des onglets, à commencer par « Fichier » ; c'est là que vous enregistrez, imprimez ou téléchargez le document dans un autre format, par exemple en PDF.
Vous fermez le document en haut à droite. Le dernier état se trouve alors dans vos fichiers, et les états enregistrés deviennent des versions — vous récupérez un état antérieur via les versions.
- Dans « Fichiers », cliquez sur le document.
- Modifiez-le ; vous trouverez les outils dans les onglets en haut.
- Fermez le document en haut à droite quand vous avez fini.
Le papier à en-tête de votre marque
Si vous avez créé une marque dans BrandStudio ai, votre papier à en-tête avec logo, couleurs et coordonnées de l'entreprise est prêt sous forme de modèle : « Papier à en-tête.odt » dans le dossier « Modèles ». Lorsque vous créez un nouveau document, vous le choisissez au lieu de « Vide ». Si votre marque change, il suit ; les lettres que vous avez déjà rédigées avec restent telles quelles. Tout le reste se trouve sous Papier à en-tête pour Office.
Les polices de votre marque
La police de votre marque figure dans la liste des polices d'Office — y compris une police que vous avez importée vous-même dans BrandStudio. Ainsi, une lettre sur votre papier à en-tête s'affiche dans le navigateur telle que votre marque le prévoit.
Après une modification de votre marque, il faut un moment avant que la police soit disponible dans Office. Si un document était déjà ouvert, fermez-le alors et rouvrez-le.
- Ouvrez un document et sélectionnez le texte.
- Dans le champ de police, choisissez la police de votre marque.
Modèles personnels
Ce dont vous avez besoin régulièrement, vous le créez une seule fois comme modèle : une feuille de calcul pour l'inventaire, une présentation pour les événements. Chaque fichier du dossier « Modèles » est proposé quand vous créez un nouveau fichier de son type — au format ouvert dans lequel Office crée aussi les nouveaux fichiers : .odt pour un document, .ods pour une feuille de calcul, .odp pour une présentation, .odg pour un diagramme. Le modèle lui-même reste inchangé.
« Nouveau » ne propose pas un fichier Word, Excel ou PowerPoint comme modèle. Ouvrez-le dans Office, téléchargez-le au format ouvert sous « Fichier » et placez cette version dans « Modèles ».
Si le dossier n'existe pas encore, le menu « Nouveau » contient l'entrée « Créer le dossier des modèles ». Si vous avez une marque dans BrandStudio, il existe déjà, avec votre papier à en-tête.
- Dans « Fichiers », cliquez sur « Nouveau », choisissez « Créer le dossier des modèles » et confirmez le nom « Modèles » avec « Créer » — ou ouvrez le dossier « Modèles » s'il existe déjà.
- Placez-y un fichier finalisé, par exemple la feuille de calcul « Modèle inventaire.ods ».
- La prochaine fois que vous utilisez « Nouveau » et « Feuille de calcul », elle est proposée au choix.