Saisir un rendez-vous
Dans « Agenda », cliquez sur un emplacement libre dans la vue semaine ou mois, ou en haut à gauche sur « Événement ». Une petite fenêtre s'ouvre : titre, début et fin, « Journée entière » si besoin — puis « Enregistrer ».
« Plus de détails » ouvre le rendez-vous complet. Vous y saisissez le lieu et la description, vous faites revenir un rendez-vous régulièrement ou vous joignez un fichier issu de vos fichiers. En haut, vous passez d'une vue à l'autre : jour, semaine, mois, année et liste ; « Auj. » ramène au jour actuel.
Dans les détails d'un rendez-vous, vous pouvez aussi lui ajouter un rappel. Il apparaît sous forme de notification dans BusinessCloud, avec quelques minutes de décalage.
- Ouvrez « Agenda » dans BusinessCloud.
- Dans la vue semaine, cliquez sur le jour et l'heure.
- Saisissez un titre sous « Titre », par exemple « Dégustation nouvelle torréfaction ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Créer d'autres agendas
Votre premier agenda s'appelle « Personnel ». Vous en créez d'autres pour tout ce que vous voulez voir séparément — un planning des équipes, des événements, des livraisons. Chaque agenda a sa propre couleur ; un clic sur son entrée dans la colonne de gauche masque ses rendez-vous, puis les réaffiche.
C'est dans le rendez-vous lui-même que vous choisissez l'agenda dans lequel il figure. Pour importer les rendez-vous d'un fichier d'agenda provenant d'un autre programme, utilisez « Importer des agendas » sous « Paramètres de Agenda », en bas à gauche.
- Dans la colonne de gauche, cliquez sur le plus (« Ajouter un nouveau ») à côté de « Mes agendas ».
- Choisissez « Nouvel agenda ».
- Saisissez un nom, par exemple « Planning des équipes », et validez avec la touche Entrée.
Montrer un agenda par lien
Vous pouvez transmettre un agenda en consultation via un lien — par exemple le planning des équipes à votre équipe ou les événements à vos habitués. Quiconque ouvre le lien voit les rendez-vous dans le navigateur ; il ne peut rien modifier.
Au même endroit, deux autres possibilités s'offrent à vous : « Copier le lien d'inscription » fournit une adresse que d'autres ajoutent à leur propre programme d'agenda pour y voir vos rendez-vous. « Copier le code d'intégration » vous donne un bout de code qui affiche l'agenda sur un site web. « Supprimer le lien de partage » rend le lien invalide.
- Dans la colonne de gauche, ouvrez les trois points à côté de l'agenda et choisissez « Modifier et partager l'agenda ».
- À côté de « Lien de partage », cliquez sur le plus.
- Copiez le lien avec « Copier le lien public » et transmettez-le.
Le lien fonctionne pour toute personne qui le connaît. Ne partagez donc que des agendas dont tout le monde peut voir les rendez-vous — ce qui est privé a sa place dans un agenda à part.
Laisser réserver des rendez-vous
Avec la prise de rendez-vous, vos clients réservent eux-mêmes un rendez-vous avec vous — via une page qui affiche vos créneaux libres : pour un conseil, un retrait, un premier entretien. Elle fait partie de votre agenda : « Rendez-vous » dans BusinessCloud l'ouvre, et vos pages de réservation figurent à gauche sous « Calendriers de rendez-vous ».
Pour chaque page, vous définissez la durée d'un rendez-vous, l'agenda dans lequel arrivent les rendez-vous réservés et les horaires auxquels on peut réserver. Les créneaux déjà occupés dans cet agenda ou dans les agendas que vous sélectionnez pour les conflits ne sont pas proposés par la page.
Votre invité choisit un créneau libre, saisit son nom et son adresse e-mail et clique sur « Prendre rendez-vous ». Il reçoit ensuite un e-mail avec un lien ; ce n'est qu'une fois qu'il a confirmé le rendez-vous avec ce lien que celui-ci apparaît dans votre agenda. Chaque créneau ne peut être attribué qu'à une seule personne. BusinessCloud envoie les e-mails pour vous — vous n'avez rien à configurer pour cela.
Votre invité ne peut ni annuler ni déplacer le rendez-vous lui-même : il répond à l'e-mail, la réponse vous arrive, et vous vous en occupez dans votre agenda. Si votre abonnement prend fin, vos pages de réservation ne répondent plus — comme vos autres liens publics.
- Ouvrez « Rendez-vous » dans BusinessCloud.
- À gauche, sous « Calendriers de rendez-vous », cliquez sur « Créer un nouveau ».
- Saisissez un nom sous « Nom du rendez-vous », par exemple « Conseil traiteur », puis choisissez « Durée (minutes) », « Agenda de réservation » et, sous « Disponibilités de réservation », les horaires auxquels on peut réserver.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
- Ouvrez les trois points à côté du calendrier de rendez-vous, choisissez « Copier le lien » et transmettez le lien.
Échéances issues d'Invoice
Si vous émettez dans Invoice une facture avec un délai de paiement, l'échéance apparaît dans votre agenda sous forme de rendez-vous sur la journée entière, avec le numéro du document et le montant ; pour un devis, c'est le jour de son expiration. Dans le rendez-vous, des liens ramènent à Invoice, et le PDF du document est joint. Vous n'avez rien à configurer pour cela — tout le reste se trouve sous Échéances dans l'agenda.
Créer et gérer des contacts
« Contacts » contient votre carnet d'adresses — pour les clients, les fournisseurs, votre équipe et tous ceux avec qui votre entreprise est en relation. « Nouveau contact » crée une entrée ; vous saisissez directement le nom, l'entreprise, le téléphone, l'adresse e-mail et l'adresse postale.
Vous modifiez un contact existant avec « Modifier » et « Enregistrer ». Pour importer tout un carnet d'adresses depuis un autre programme, utilisez « Importer des contacts » sous « Paramètres de Contacts », en bas à gauche — à partir d'un fichier vCard (.vcf), comme en exportent la plupart des carnets d'adresses et des téléphones.
- Ouvrez « Contacts » dans BusinessCloud.
- Cliquez sur « Nouveau contact ».
- Saisissez le nom, l'entreprise, le téléphone et l'adresse e-mail, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Les groupes — et le groupe « Clients »
Les groupes organisent votre carnet d'adresses : un contact peut figurer dans plusieurs, par exemple « Fournisseurs » et « Presse ». Dans la colonne de gauche, vous en créez de nouveaux sous « Groupes de contacts » et vous voyez d'un clic qui en fait partie.
Le groupe « Clients » est alimenté par Invoice : chaque client que vous y créez figure dans ce groupe de votre carnet d'adresses avec son nom, son adresse e-mail et son adresse postale. À l'inverse, dans Invoice, vous reprenez des contacts au lieu de les retaper — voir Clients depuis le carnet d'adresses.
- Ouvrez le contact et cliquez sur « Modifier ».
- Dans le champ « Groupes de contacts », choisissez le groupe.
- Cliquez sur « Enregistrer ».