Filer och media.

Ladda upp filer och skapa mappar

I ”Filer” finns allt du lagrar. Nytt lägger du till med knappen ”ny” uppe till vänster: ”Ladda upp filer” hämtar filer från din enhet, ”Ladda upp mappar” en hel mapp med innehåll. Du kan också helt enkelt dra filer från ditt mappfönster till listan.

Med ”Ny mapp” i samma meny skapar du en mapp. Sökvägsfältet ovanför listan visar var du befinner dig; ett klick på en mapp där tar dig tillbaka.

1. 1Öppna ”Filer” i BusinessCloud.
2. 2Klicka på ”ny” och välj ”Ny mapp”.
3. 3Ange ett namn under ”Mappnamn”, till exempel ”Leverantörer”, och klicka på ”Skapa”.
4. 4Öppna den nya mappen, klicka på ”ny” igen och välj ”Ladda upp filer”.

Byta namn, flytta, favoriter

Varje fil och mapp har de tre punkterna ”Åtgärder” till höger. Där finns bland annat ”Byt namn”, ”Flytta eller kopiera”, ”Hämta”, ”Detaljer” och — beroende på post — ”Ta bort fil” eller ”Ta bort mapp”. Markerar du flera poster gäller en åtgärd för alla samtidigt.

Med ”Lägg till i favoriter” får en post en stjärna; till vänster hittar du den sedan under ”Favoriter”. ”Senaste” visar vad som ändrades senast. Dina filer visas som en lista; ovanför den till höger växlar du till rutor och tillbaka igen, och BusinessCloud kommer ihåg ditt val.

1. 1Klicka på de tre punkterna vid filen och välj ”Flytta eller kopiera”.
2. 2Välj målmappen, till exempel ”Leverantörer”.
3. 3Klicka på ”Flytta till Leverantörer” eller ”Kopiera till Leverantörer”.

Dela via länk

En fil eller en hel mapp delar du med en delningslänk. Den som har länken ser innehållet i webbläsaren och kan ladda ner det — utan konto hos KENJTEC. Länken skickar du själv, via e-post eller i en chatt.

I länkens meny — de tre punkterna bredvid — bestämmer du under ”Anpassa länk” vad länken tillåter; beroende på språkinställning heter posten ”Anpassa länk”. Standard är ”Kan endast visa”. Under ”Avancerade inställningar” skyddar du länken med ett lösenord, låter den upphöra med ”Ange utgångsdatum” en dag du väljer, och ”Dölj hämtning” tar bort knappen för nedladdning. ”Sluta dela” gör en länk ogiltig direkt; för flera mottagare skapar du med ”Lägg till en annan länk” en egen länk för var och en.

Vilka länkar du har delat ut visas till vänster under ”Delningar” → ”Delad via länk”. Direkt delar du bara med personer i ditt företag, och BusinessCloud föreslår ingen från andra företag — utåt går det du delar bara via dina länkar.

1. 1Klicka på de tre punkterna vid filen eller mappen och välj ”Detaljer” — sidofältet öppnas på fliken ”Dela”.
2. 2Klicka under ”Externa delningar” vid ”Skapa offentlig länk” på plustecknet (”Skapa en ny delningslänk”).
3. 3Kopiera länken med kopieringsikonen bredvid och klistra in den i ditt meddelande.
4. 4För lösenord eller utgångsdatum: öppna de tre punkterna vid länken och välj ”Anpassa länk” (eller ”Anpassa länk”).
5. 5Öppna ”Avancerade inställningar”, markera kryssrutorna och klicka på ”Uppdatera delning”.

En länk utan lösenord gäller för alla som känner till den. För konfidentiellt material anger du ett lösenord och ett utgångsdatum.

Återställa tidigare versioner

Ändrar du en fil eller laddar upp en ny med samma namn behåller BusinessCloud den föregående versionen. Det gäller även dokument som du redigerar i Office. Du hittar versionerna i filens sidofält under ”Versioner”, med datum och klockslag.

”Återställ version” gör en äldre version till den aktuella igen; den tidigare går inte förlorad utan blir själv en version. I en versions meny kan du också ladda ner den eller ge den ett namn med ”Namnge denna version”, så att du känner igen ett viktigt läge.

1. 1Klicka på de tre punkterna vid filen och välj ”Detaljer”.
2. 2Byt till fliken ”Versioner”.
3. 3Öppna menyn för den version du vill ha och välj ”Återställ version”.

Återställa borttagna objekt

Det du tar bort försvinner inte direkt. Det finns till vänster under ”Borttagna filer”, med den ursprungliga platsen och tidpunkten då det togs bort. Även en mapp kommer tillbaka därifrån med allt innehåll.

”Återställ” lägger tillbaka filen eller mappen på sin gamla plats. ”Ta bort permanent” tar bort en post för alltid — det går inte att ångra.

1. 1Klicka på ”Borttagna filer” till vänster.
2. 2Klicka på ”Återställ” i filens rad.

Foton och videor under ”Foton”

”Foton” i BusinessCloud visar alla bilder och videor från dina filer som en tidslinje, de nyaste överst — oavsett vilken mapp de ligger i. Till vänster avgränsar du med ”Foton” eller ”Videor”; ”Alla medier” visar båda igen.

Under ”Album” sätter du ihop bilder utan att flytta dem: ett album pekar på filerna, och de stannar i sina mappar. Så kan samma foto finnas i flera album.

1. 1Öppna ”Foton” i BusinessCloud.
2. 2Välj ”Album” till vänster och klicka på ”Nytt album”.
3. 3Ange ett namn under ”Namn på albumet”, till exempel ”Höstmeny”, och klicka på ”Skapa album” (beroende på språkinställning ”Skapa album”).
4. 4Klicka på ”Lägg till foton i albumet”, välj bilderna och klicka på ”Lägg till i Höstmeny”.

Bilder till din webbplats hör hemma i MediaStudio ai: där får de en offentlig adress. BusinessCloud är din privata lagring.

Lagringsutrymme och mappar från andra verktyg

Längst ner till vänster i ”Filer” ser du hur mycket lagring du använder. Hur mycket lagring som ingår i ditt paket visas på prissidan.

Vissa mappar skapas åt dig av andra KENJTEC-verktyg. Invoice sparar varje utfärdad faktura och varje offert som PDF under ”Bokföring”, ordnade efter typ och år — mer om detta under Dokument i dina filer. Det du lägger undan i MediaStudio ai med Flytta till BusinessCloud hamnar i mappen ”MediaStudio”. Och ditt varumärkes brevpapper finns i mappen ”Mallar”.

De här filerna är dina precis som alla andra: du kan byta namn på dem, flytta dem eller dela dem via länk. Omvänt hämtar MediaStudio bilder från din BusinessCloud när du vill publicera dem — det fungerar så snart du har öppnat BusinessCloud en gång; hur det går till står under Publicera från BusinessCloud.