Förfallodagar i kalendern
Utfärdar du en faktura med ”Betalas senast” lägger Invoice in förfallodagen som heldagshändelse i din kalender i BusinessCloud, med nummer och belopp i rubriken; tre dagar innan påminner kalendern om den. För en offert står där dagen då ”Giltigt till” löper ut.
I händelsens detaljvy är dokumentets PDF bifogad, och beskrivningen innehåller länkar tillbaka till Invoice: en som öppnar dokumentet och markerar dess rad och, för fakturor, en som direkt öppnar betalningspåminnelsen – så snart fakturan är förfallen.
Utfärdar du ett dokument på nytt efter att ha öppnat det igen ersätter Invoice dess händelse. Skulle kalenderposten någon gång inte gå att lägga in förblir dokumentet ändå utfärdat.
- Öppna kalendern i BusinessCloud och klicka på händelsen.
- Öppna händelsens detaljvy.
- Klicka på länken till dokumentet eller till betalningspåminnelsen – eller på den bifogade PDF:en.
Dokument i dina filer
Vid utfärdandet lägger Invoice en kopia av PDF:en i dina filer: fakturor under ”Bokföring/Fakturor/<år>”, offerter under ”Bokföring/Offerter/<år>”, namngivna efter dokumentnumret. Mapparna får det språk som din BusinessCloud har när det första dokumentet sparas och behåller sedan det namnet, så att mappen aldrig delas i två. Så kan du enkelt lämna mappen vidare till din redovisningskonsult.
Den här kopian är din: du får flytta, byta namn på eller radera den. Originalet finns kvar i arkivet i Invoice, och ”PDF” i dokumentlistan öppnar alltid det. Även kreditfakturor hamnar här, bredvid fakturan som de upphäver.
Brevpapper för Office
Utifrån ditt varumärke skapar Invoice ett brevpapper för ordbehandlingen i BusinessCloud: logotyp, företagsnamn i din accentfärg och rubriktypsnitt med en linje under, returadressen ovanför adressfältet och en sidfot med adress, kontaktuppgifter och ditt varumärkes extrarader. Där det går bäddas även ditt varumärkes typsnitt in i filen. Textytan är tom – brevet är ditt.
Filen heter ”Briefbogen.odt” – på andra språk än tyska ”Letterhead.odt” – och ligger i din mallmapp. I Filer kan du välja den som mall under ”Neu → Dokument”. Den innehåller styckeformat i ditt varumärke – rubriker, titel, underrubrik, citat och brödtext – och teckenformaten ”KENJTEC Akzent” och ”KENJTEC Nebentext”.
Invoice förnyar brevpapperet när ditt varumärke har ändrats: vid varje inloggning, när du öppnar Invoice och innan du väljer en mall; har du raderat det skapar Invoice det på nytt. Utan varumärke finns inget brevpapper, och har du flera används det varumärke som valts för dokument. Kortet ”Brevpapper i Office” i inställningarna visar var det ligger och leder dit med ”Öppna mallmapp”.
- Öppna Filer i BusinessCloud och klicka på ”Neu”.
- Välj ”Dokument” och brevpapperet som mall.
- Skriv ditt brev.
Ladda ned allt
”Ladda ner allt” uppe till höger i Invoice laddar ner ett ZIP-arkiv: de utfärdade underlagen som PDF, sorterade i ”Rechnungen” och ”Offerter” och efter år, samt två tabeller – ”belege.csv” med alla underlag inklusive utkast och ”kunden.csv” med dina kunder. Tabellerna använder semikolon som avgränsare och kan öppnas i ett kalkylprogram.
En LIESMICH i arkivet påminner om att det är du själv som ska förvara dina underlag. Knappen syns alltid – inte först när du säger upp ditt paket.
- Klicka på ”Ladda ner allt” uppe till höger.
- Spara arkivet på en egen plats.