Bjuda in personer till ditt företag
Ditt team arbetar med egna KENJTEC-konton i din BusinessCloud: med samma kunder, projekt, utgifter och dokument. Inbjudningar görs i instrumentpanelen under ”Företag och team”. Där ger du också företaget dess namn under ”Företagets namn” — det ser bara ditt eget team.
Platser och lagring ingår i ditt abonnemang. Under ”Platser och lagring” ser du hur många platser som är upptagna (en av dem är din), hur mycket lagring ditt abonnemang har totalt och hur mycket som återstår att fördela. Varje person får sin andel, resten stannar hos dig. Har ditt abonnemang bara en plats står det där, och ”Välj ett paket” tar dig till abonnemangen.
Varje inbjudan har en roll. ”Teammedlem” arbetar med kunder, projekt, utgifter och dokumentutkast; ”Administration” utfärdar dessutom dokument och bjuder in personer. Vem som hör till administrationen bestämmer bara du som ägare.
När inbjudan har skickats visar instrumentpanelen inbjudningslänken — kommer mejlet inte fram vidarebefordrar du den själv med ”Kopiera länk”. Tills någon accepterar upptar inbjudan en plats; under ”Öppna inbjudningar” tar du tillbaka den med ”Dra tillbaka”.
- Öppna din instrumentpanel och välj ”Företag och team”.
- Ange ”E-postadress” under ”Bjud in personer” och välj ”Roll” och ”Lagring (GB)”.
- Klicka på ”Skicka inbjudan”.
En inbjudan gäller i sju dagar och bara för den adress den skickades till — samma e-postdomän gör ingen till medlem i ditt företag.
Acceptera en inbjudan
Har någon bjudit in dig får du ett mejl med en länk. Den leder till en sida som visar vem som bjuder in dig till vilket företag, med vilken roll och till när inbjudan gäller. Du behöver inget kort för detta — din plats är redan betald.
Du kan bara acceptera med exakt den adress som inbjudan skickades till. Har du inget KENJTEC-konto ännu skapar du ett med ”Skapa konto” och bekräftar koden från mejlet; därefter kommer du tillbaka till inbjudan. Ett konto med eget abonnemang har sitt eget kontor — för att arbeta i ett företag använder du ett andra konto. Och du arbetar alltid bara i ett företag åt gången.
I företagets BusinessCloud finns en gemensam mapp med företagets namn. Det som någon lägger där ser alla i företaget, och det stannar kvar även om personen slutar senare. Du kan dela direkt med alla i företaget.
- Öppna länken i inbjudningsmejlet.
- Om du inte är inloggad klickar du på ”Inloggningsnamn” — eller på ”Skapa konto” om du inte har något konto ännu.
- Klicka på ”Acceptera inbjudan”.
- Klicka på ”Öppna BusinessCloud”.
Ändra lagring och låta någon gå
Under ”I ditt företag” finns alla som arbetar i företaget, med roll och det datum de anslöt. Där ändrar du en persons lagring — som ägare även personens roll — och sparar med ”Spara”. Administrationen ändrar lagringen för personer med rollen ”Teammedlem”; roller tilldelas bara av ägaren.
När någon slutar tar du bort personen från företaget och väljer vem som tar över det som personen äger i BusinessCloud — du själv eller någon som stannar. Filer, tavlor, listor, omröstningar och team överlämnas, aldrig som kopia; kalendrar, kontakter och tidsbokningar stannar hos personen. Vad som har kommit fram inom varje område visar sedan ”Överlämningar”.
Med rollen ”Teammedlem” kan du också gå själv: under ”Företag och team” med ”Lämna företaget” och ”Ja, lämna företaget”. Ditt KENJTEC-konto finns kvar; det du har skapat i företaget stannar hos företaget, och det du äger i BusinessCloud går till ägaren.
Byter du till ett abonnemang med färre platser förlorar ingen sitt medlemskap. Men bara så många som det finns platser för kommer in i BusinessCloud — de som anslöt först; de övriga står i listan med ”utan plats”. Utan ett abonnemang med BusinessCloud kommer ingen in i företaget; ingenting går förlorat.
- Klicka under ”I ditt företag” på ”Ta bort från företaget” vid personen.
- Välj vem som ska få det som personen äger i BusinessCloud.
- Klicka på ”Ja, ta bort från företaget”.
Ditt företag håller sig för sig självt
I BusinessCloud arbetar många företag, och inget ser de andra. Var du än söker efter personer — när du delar filer och kalendrar, i team, i Kunskap, Listor och Omröstningar — hittar du bara personer från ditt företag, och bara med dem delar du direkt. Omvänt hittar ingen från ett annat företag dig, dina kollegor eller era team.
Arbetar du ensam består ditt företag bara av dig: då går det inte att dela direkt med någon. Utåt delar du filer och mappar med en delningslänk — med eller utan företag.
Namn på team och kunskapsområden gäller i hela BusinessCloud. Får du veta att ett namn redan är upptaget trots att du inte ser det någonstans i ditt företag, används det av ett team i ett annat företag. Välj då ett annat, till exempel med ditt företags namn framför.