Kalender och kontakter.

Lägga in ett möte

I ”Kalender” klickar du på en ledig plats i vecko- eller månadsvyn eller på ”Händelse” uppe till vänster. Ett litet fönster öppnas: titel, början och slut, vid behov ”Heldag” — sedan ”Spara”.

”Mer information” öppnar hela händelsen. Där anger du plats och beskrivning, låter en händelse återkomma regelbundet eller bifogar en fil från dina filer. Överst växlar du vy mellan dag, vecka, månad, år och lista; ”Idag” hoppar tillbaka till dagens datum.

I en händelses detaljer kan du också ge den en påminnelse. Den visas som en avisering i BusinessCloud, med några minuters fördröjning.

1. 1Öppna ”Kalender” i BusinessCloud.
2. 2Klicka på dag och klockslag i veckovyn.
3. 3Ange en titel under ”Titel”, till exempel ”Provsmakning av ny rostning”.
4. 4Klicka på ”Spara”.

Skapa fler kalendrar

Din första kalender heter ”Privat”. Fler skapar du för allt du vill se separat – ett schema, evenemang, leveranser. Varje kalender har sin egen färg; med ett klick på dess post i vänsterkolumnen döljer du dess händelser och visar dem igen.

Vilken kalender en händelse hör till väljer du i själva händelsen. Händelser från ett annat programs kalenderfil hämtar du in längst ner till vänster under ”Kalenderinställningar” med ”Importera kalendrar”.

1. 1Klicka på plustecknet (”Lägg till ny”) bredvid ”Mina kalendrar” i vänsterkolumnen.
2. 2Välj ”Ny kalender”.
3. 3Ange ett namn, till exempel ”Schema”, och bekräfta med Enter.

Visa en kalender via länk

Du delar en kalender för visning via en länk – till exempel arbetsschemat med ditt team eller evenemangen med stamgäster. Den som öppnar länken ser händelserna i webbläsaren, men kan inte ändra något.

På samma ställe finns två andra sätt: ”Kopiera prenumerationslänk” ger en adress som andra lägger in i sitt eget kalenderprogram för att se dina händelser där. ”Kopiera inbäddningskod” ger dig en kodsnutt som visar kalendern på en webbplats. ”Ta bort delningslänk” gör länken ogiltig.

1. 1Öppna de tre punkterna vid kalendern i vänsterkolumnen och välj ”Redigera och dela kalender”.
2. 2Klicka på plustecknet vid ”Dela länk”.
3. 3Kopiera länken med ”Kopiera offentlig länk” och skicka den vidare.

Länken fungerar för alla som känner till den. Dela därför bara kalendrar vars händelser alla får se – privata saker hör hemma i en egen kalender.

Låta andra boka tider

Med tidsbokning bokar dina kunder själva en tid hos dig – via en sida som visar dina lediga tider: för en rådgivning, en upphämtning, ett första samtal. Den hör till din kalender: ”Bokningar” i BusinessCloud öppnar den, och till vänster under ”Bokningsscheman” finns dina bokningssidor.

För varje sida bestämmer du hur länge en tid varar, vilken kalender bokade tider hamnar i och vilka tider som går att boka. Tider som är upptagna i den kalendern eller i de kalendrar du väljer för konflikter erbjuder sidan inte.

Din gäst väljer en ledig tid, anger namn och e-postadress och klickar på ”Boka möte”. Därefter får gästen ett mejl med en länk; först när tiden bekräftas via den hamnar den i din kalender. Varje tid kan bara bokas av en person. Mejlen skickar BusinessCloud åt dig – du behöver inte ställa in något för det.

Din gäst kan inte själv avboka eller flytta tiden: gästen svarar på mejlet, svaret når dig, och du ordnar det i din kalender. Om ditt abonnemang upphör slutar dina bokningssidor att svara – precis som dina andra offentliga länkar.

1. 1Öppna ”Bokningar” i BusinessCloud.
2. 2Klicka till vänster under ”Bokningsscheman” på ”Skapa ny”.
3. 3Ange ett namn under ”Bokningens namn”, till exempel ”Cateringrådgivning”, och välj ”Varaktighet (minuter)”, ”Bokningskalender” och under ”Tillgänglighet för bokning” de tider då det går att boka.
4. 4Klicka på ”Spara”.
5. 5Öppna de tre punkterna vid bokningsschemat, välj ”Kopiera länk” och skicka länken vidare.

Tidsfrister från Invoice

När du utfärdar en faktura med betalningsvillkor i Invoice hamnar förfallodagen som en heldagshändelse i din kalender, med dokumentnummer och belopp; för en offert dagen då den löper ut. I händelsen leder länkar tillbaka till Invoice, och dokumentets PDF är bifogad. Du behöver inte ställa in något för det – allt annat finns under Tidsfrister i kalendern.

Skapa och underhålla kontakter

I ”Kontakter” finns din adressbok – för kunder, leverantörer, ditt team och alla som ditt företag har att göra med. ”Ny kontakt” skapar en post; namn, företag, telefon, e-postadress och postadress fyller du i direkt.

En befintlig kontakt ändrar du med ”Redigera” och ”Spara”. En hel adressbok från ett annat program hämtar du in längst ned till vänster under ”Kontaktinställningar” med ”Importera kontakter” – från en vCard-fil (.vcf), som de flesta adressböcker och telefoner kan exportera.

1. 1Öppna ”Kontakter” i BusinessCloud.
2. 2Klicka på ”Ny kontakt”.
3. 3Fyll i namn, företag, telefon och e-postadress och klicka på ”Spara”.

Grupper – och gruppen ”Kunder”

Grupper ordnar din adressbok: en kontakt kan finnas i flera, till exempel i ”Leverantörer” och ”Press”. I vänsterkolumnen skapar du nya under ”Kontaktgrupper” och ser med ett klick vilka som hör dit.

Gruppen ”Kunder” fylls av Invoice: varje kund som du skapar där hamnar med namn, e-postadress och postadress i den här gruppen i din adressbok. Omvänt hämtar du kontakter i Invoice i stället för att skriva in dem på nytt – se Kunder från adressboken.

1. 1Öppna kontakten och klicka på ”Redigera”.
2. 2Välj gruppen i fältet ”Kontaktgrupper”.
3. 3Klicka på ”Spara”.