Kundakten
”Kunder” i BusinessCloud visar varje kund i ditt företag med sin akt: anteckningar om samtal, uppföljningar, dokumenten från Invoice, projekt, utgifter, kopplade filer, mappar och händelser samt historiken. Det är samma kundregister som i Invoice – en kund som du skapar eller ändrar här hittar du likadan där; utfärdade dokument behåller sin adress.
Finns det redan en kund med samma namn skapar akten inte i tysthet en till och slår inte heller ihop något. Den visar dig träffarna: ”Öppna den här kunden” tar den befintliga, ”Skapa ändå” skapar medvetet en till.
En ny kund hamnar också i adressboken – i ett företag i ägarens adressbok. Ändrar du namn, adress eller kontaktuppgifter i akten följer kontakten med. Inte tvärtom: det du ändrar i adressboken tar akten inte över automatiskt.
Under ”Anteckningar” dokumenterar du samtal: skriv text i ”Ny anteckning” och klicka på ”Spara anteckning”. Varje anteckning visar vem som skrev den och när, och ”Historik” visar vad som har hänt med akten.
- Öppna ”Kunder” i BusinessCloud och klicka på ”Skapa kund”.
- Fyll i namnet under ”Kundens eller företagets namn” – det är det enda obligatoriska fältet.
- Klicka på ”Skapa kund”.
Uppföljningar: ta tag i saken igen på dagen
En uppföljning påminner dig om att återkomma till en kund en viss dag – till exempel för att följa upp en offert. Den visas som heldagshändelse i den ansvariga personens kalender och försvinner därifrån så snart den är klar. Om flera arbetar i företaget väljer du under ”Ansvarig” vem som tar hand om den.
Högst upp på sidan räknar ”Att göra för dig” dina uppföljningar som förfaller i dag eller tidigare. I akten visar var och en om den är försenad, förfaller i dag, är öppen eller klar och om dess händelse finns i kalendern. ”Klar” bockar av den, ”Öppna igen” tar tillbaka den. Datum, rubrik och anteckning ändrar du i akten, och händelsen följer med; det du ändrar i händelsen i kalendern tar uppföljningen inte över.
- Öppna kundakten och klicka på ”Skapa uppföljning”.
- Beskriv saken kort under ”Vad gäller det?”, till exempel ”Följ upp offerten för julfesten”, och välj dagen under ”Förfallodatum”.
- Klicka på ”Skapa uppföljning”.
Projektakter
Ett projekt håller ihop det som hör till ett uppdrag – till exempel cateringen till ett bröllop. Projektakten har en kund, en status (”Planerat”, ”Pågår”, ”Pausat” eller ”Avslutat”), start och mål samt de personer i ditt företag som arbetar med det.
Du kan koppla en Deck-tavla med uppgifterna, filer, mappar, händelser, kundens dokument från Invoice och utgifter – alltid som hänvisning, aldrig som kopia. Originalet stannar där det är, och ”Ta bort koppling” tar bara bort hänvisningen. Om ett original har raderats eller inte längre är delat med dig står det ”Finns inte längre” eller ”Inte tillgänglig för dig” vid kopplingen. Dokument kopplar du med ”Koppla dokument”; för det behöver projektet en kund.
När ett projekt är över tar du bort det ur listan med ”Arkivera” – ingenting raderas. ”Visa arkiv” visar de arkiverade projekten, ”Återställ” tar tillbaka ett. ”Ta bort projekt” kan bara administrationen använda: det raderar akten med dess kopplingar och historik, men ingen fil, ingen händelse, ingen tavla och inget dokument; utgifter förlorar bara sin koppling till projektet.
- Öppna ”Projekt” i BusinessCloud och klicka på ”Skapa projekt”.
- Ange ett namn under ”Projektets namn”, välj kund och status och klicka på ”Skapa projekt”.
- Använd ”Anslut Deck-tavla”, ”Koppla fil”, ”Koppla mapp” eller ”Koppla händelse” i projektakten för att koppla det som hör till projektet.
Utgifter med sina kvitton
Under ”Utgifter” registrerar du leverantörsfakturor och kvitton med deras underlag: leverantör eller benämning, kvittodatum, kvittonummer, belopp, valuta och en kategori som du namnger fritt – om du vill med kund och projekt. Det är ingen bokföring: ingen ingående moms, ingen bankavstämning.
Kvittot laddar du upp (”Ladda upp en fil”: PDF, vanliga bildformat eller XML, upp till 20 MB) eller hämtar det från BusinessCloud med ”Välj bland dina filer”. Ett uppladdat kvitto hamnar i ditt företags gemensamma mapp under ”Kvitton” och året – om du inte har något företag hamnar det i dina egna filer. Ett kvitto från dina filer stannar där det är; utgiften hänvisar bara till det.
Beloppet skriver du på det sätt som man skriver det där du är; utgiften känner till antalet decimaler för varje valuta – yen utan, kuwaitisk dinar med tre. Summor beräknas per valuta, aldrig över olika valutor.
”Koppla bort” skiljer bara kvittot från utgiften, ”Ta bort utgift” raderar bara utgiften – kvittofilen finns kvar i molnet i båda fallen.
- Öppna ”Utgifter” i BusinessCloud och klicka på ”Registrera utgift”.
- Ange leverantör, kvittodatum och belopp och välj valuta.
- Välj ”Ladda upp en fil” eller ”Välj bland dina filer” under ”Kvitto”.
- Klicka på ”Registrera utgift”.
Flera personer, samma akter
Alla i ditt företag arbetar med samma kunder, projekt och utgifter. Alla får lägga till och ändra kunder, skriva anteckningar, skapa påminnelser och projekt, lägga till länkar, arkivera projekt och registrera utgifter. Bara administrationen kan ändra eller radera andras anteckningar och utgifter, radera andras påminnelser, radera projekt och använda ”Ladda ned allt”; knappar som du inte får använda ser du inte ens.
Om två personer sparar samma akt strax efter varandra skriver ingen tyst över den andra. Den som sparar sist får meddelandet ”Någon har ändrat det under tiden. Ladda om och kontrollera ändringen.”, ser de fält som skiljer sig åt och väljer ”Använd den sparade versionen” – eller ”Behåll mina uppgifter” och sparar igen.
”Ladda ned allt” laddar ned anteckningar, påminnelser, utgifter, projekt, länkar och historiken som tabeller i ett ZIP-arkiv. Kvittofilerna stannar i molnet; kunder och dokument tar du med dig via Ladda ned allt i Invoice.