Personuppgiftsbiträdesavtal (art. 28 i GDPR)

Så snart du via KENJTEC behandlar uppgifter om andra människor — medlemmarna i ditt inloggningsområde, svaren på dina formulär, beställningarna i din butik, mottagarna av dina fakturor — är du personuppgiftsansvarig i GDPR:s mening och vi är ditt personuppgiftsbiträde. Detta avtal reglerar vad vi får göra och vad vi är skyldiga att göra. Det gäller som komplement till de allmänna villkoren och blir en del av avtalet när du godkänner dessa.

Det gäller inte dina egna konto- och faktureringsuppgifter. För dem är vi själva personuppgiftsansvariga; vad som sker med dem står i integritetspolicyn.

1. Föremål, varaktighet, art och syfte

Föremålet är tillhandahållandet av KENJTEC-tjänsterna, i den mån du därvid lägger in eller låter samla in personuppgifter om tredje part. Syftet är enbart att leverera dessa tjänster till dig — vi eftersträvar inga egna syften med dem.

Varaktighet: Avtalet löper så länge ditt avtal om respektive tjänst löper, och upphör med det.

Behandlingens art: insamling, lagring, visning, utskick, ändring och radering — i den omfattning som de funktioner du använder förutsätter.

2. Registrerade och kategorier av uppgifter

Vilka uppgifter som uppstår avgör du med de funktioner du använder. Enligt dagens läge är det:

• Medlemmar i ditt inloggningsområde: e-postadress, namn (frivilligt), grupper som du tilldelat, status (begärd/medlem/spärrad), tidpunkter för upptagande, inbjudan, bekräftelse och senaste tillträde.
• De som fyller i dina formulär: alla fält som du själv har skapat, samt uppladdade filer och underskrifter.
• Köpare i din butik: namn, e-postadress, leverans- och faktureringsadress, order- och betalningsstatus. Själva betalningsuppgifterna når aldrig oss — de går direkt via ditt eget betalkonto.
• Mottagare av dina fakturor och offerter: namn, adress, e-postadress, uppgifter på underlaget.
• Besökare på dina sidor: IP-adress och tekniska uppgifter, i den mån det behövs för leveransen.

Vilken fil hör hemma var. Mediebiblioteket (MediaStudio) är byggt för att publicera: det som ligger där levereras via en offentlig adress — snabbt, cachat och läsbart för sökmotorer; det enda skyddet är ett ogissbart filnamn. Det är avsiktligt och inte en lucka. Konfidentiella affärshandlingar hör därför hemma i BusinessClouds lagring, som ligger bakom din inloggning. Vi påpekar det i verktyget före varje uppladdning.

3. Instruktioner

Vi behandlar uppgifterna uteslutande enligt dina dokumenterade instruktioner. Som sådana gäller detta avtal, de allmänna villkoren och de inställningar du gör i ditt konto — varje inställning är en instruktion.

Är vi enligt unionsrätten eller tysk rätt skyldiga att utföra en behandling informerar vi dig i förväg, om inte lagen förbjuder det.

Anser vi att en instruktion är olaglig säger vi det till dig och får avbryta utförandet av den.

4. Konfidentialitet

Alla personer hos oss som har tillgång till dessa uppgifter är bundna av konfidentialitet. KENJTEC drivs för närvarande utan anställda; tillgång har enbart företagsledningen och uttryckligen anlitade tjänsteleverantörer, som i sin tur är avtalsbundna.

5. Säkerhet i samband med behandlingen (art. 32)

Vi vidtar följande åtgärder. Nämnt är det som faktiskt är inrättat — inte det som låter brukligt:

• Överföring endast krypterad. Alla anrop går via TLS; okrypterade anslutningar omdirigeras.
• Lösenord lagras aldrig i klartext, utan enbart som kontrollvärde från ett förfarande avsett för detta (bcrypt).
• Åtskillnad per konto. Varje fråga är bunden till det konto som uppgifterna tillhör; andras poster beter sig som om de inte fanns.
• Begränsad åtkomst. Administrerande konton kräver en andra faktor.
• Tillträdeslänkar till medlemsområdet gäller i en timme, sessioner i trettio dagar; båda kan återkallas när som helst.
• Mängdbegränsningar mot missbruk: högst 30 nya medlemmar per timme och 5 000 medlemmar per webbplats; nås timgränsen ställer systemet av sig självt om upptagandet till godkännande av dig.
• Säkerhetskopiering och återställbarhet. Databasen säkerhetskopieras dagligen (14 versioner, lagring i flera EU-regioner), därtill återställning till tidpunkt över sju dagar; instansen körs med en andra nod i en annan zon.
• Hemligheter (nycklar, inloggningsuppgifter) ligger i ett eget valv, aldrig i källkoden.

Ärligt talat: Uppgifterna är krypterade på leverantörernas lagringsmedier, inte dessutom på applikationsnivå. Den som hos oss har behörig åtkomst till databasen ser adresserna i klartext. Företagsledningens åtkomst till medlemslistor loggas för närvarande inte särskilt.

6. Underbiträden

Du samtycker till att följande underbiträden anlitas. Vi ingår avtal med dem som ålägger dem samma skyldigheter som vi har gentemot dig, och vi informerar dig före varje ändring i så god tid att du kan invända.

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irland) — drift och databas i regionen europe-west1 (Belgien), säkerhetskopior i flera EU-regioner. Alla uppgifter som omfattas av detta avtal, om inget annat anges nedan. Därtill AI:n via Vertex AI (Gemini) i EU-multiregionen: Det som överförs är det du ger AI:n — det kan vara texter, bilder och, när de analyseras, formulärsvar.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) — leverans och skydd av alla anrop (världsomspännande nät) samt lagring av mediefilerna med EU-jurisdiktion (R2). Behandlar besökarnas IP-adresser och de lagrade filerna.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland; moderbolag Anthropic, PBC, USA) — de AI-funktioner som inte körs via Google (t.ex. att generera en webbplats, ett formulär eller en butik), och reservlösningen när Google inte svarar. Det som överförs är det du ger AI:n; det kan vara formulärinnehåll och bilder. Denna överföring går till USA; beräkningen av svaren kan även ske i andra länder.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankrike) — AI-funktioner via den europeiska åtkomsten, behandling i EU. Det som överförs är det du ger AI:n; det kan vara formulärinnehåll och bilder.
• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Irland) — AI-funktioner. Det som överförs är det du ger AI:n; det kan vara formulärinnehåll och bilder. Denna överföring går till USA.
• Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg), region eu-central-1 (Frankfurt) — maskinell granskning av bilder med avseende på missbruksinnehåll vid mottagandet: i mediebiblioteket (även PDF-filer, därtill nyckelord för sökningen), i formulär (även bilder och underskrifter som dina besökare laddar upp), på webbplatser och som logotyp på fakturor och offerter. Det som överförs är en förminskad kopia (högst 1 024 bildpunkter längs den längsta kanten), inte originalet. Enligt AWS:s villkor får AWS lagra sådana indata och använda dem för att förbättra sina tjänster, även i en annan region, så länge ingen invändning görs mot detta; huruvida denna invändning är inrättad för vårt konto kompletteras.
• Mailjet (Mailjet SAS, Frankrike) — utskick av system- och aviseringsmejl. Behandlar mottagaradresserna, alltså även dina medlemmars, köpares och fakturamottagares.
• Stripe — fakturering av ditt KENJTEC-avtal. Betalningar i din butik går via ditt eget Stripe-konto och inte via oss.
• Tucows (OpenSRS), Kanada — domänregistrering. Behandlar de innehavaruppgifter du anger för en domän. Denna överföring går till Kanada.
• Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slovenien) — leverans av typsnitten. Dina besökares webbläsare ansluter för detta till fonts.bunny.net.

Överföringar till tredjeland: till Anthropic (USA) på grundval av EU-kommissionens standardavtalsklausuler, som Anthropics personuppgiftsbiträdesavtal innehåller; till OpenAI (USA) på grundval av de standardavtalsklausuler som OpenAIs personuppgiftsbiträdesavtal innehåller; till Tucows (Kanada) på grundval av beslutet om adekvat skyddsnivå för Kanada; i den mån Google, Cloudflare och Amazon Web Services överför uppgifter till USA, på grundval av EU-US Data Privacy Framework, i andra hand standardavtalsklausulerna. En del av AI-uppgifterna körs via Google i EU; övriga uppgifter och reservlösningen körs via Anthropic (lagring i USA) — AI-funktionerna går för närvarande inte att begränsa till EU. De körs uteslutande på din begäran: utan ett klick från dig når inget innehåll en AI-tjänst — det sker ingen behandling i bakgrunden och ingen vid uppladdning. Av sig själv körs vid uppladdning enbart bildgranskningen hos Amazon Web Services i Frankfurt.

7. Stöd vid de registrerades rättigheter

Vänder sig en registrerad till oss i stället för till dig hänvisar vi personen till dig och svarar inte själva.

För tillgång, rättelse och radering står funktionerna i ditt konto till ditt förfogande: medlemmar kan du ändra och radera var för sig, ladda ner hela listan som tabell, ta ut formulärsvar som tabell och radera dem var för sig. Räcker funktionerna inte till stöder vi dig på begäran.

Medlemmar kan själva avregistrera sig från din lista via länken i varje tillträdesmejl. Den raderingen får omedelbar verkan.

8. Stöd vid incidenter och konsekvensbedömning

Får vi kännedom om en personuppgiftsincident som berör dina uppgifter informerar vi dig utan dröjsmål och lämnar de uppgifter du behöver för din anmälan enligt art. 33 i GDPR. Anmälan till tillsynsmyndigheten och i förekommande fall till de registrerade är din uppgift.

Vid en konsekvensbedömning avseende dataskydd och ett förhandssamråd stöder vi dig med de uppgifter vi förfogar över.

9. Radering och återlämnande

När behandlingen upphör raderar vi uppgifterna eller lämnar tillbaka dem till dig — du väljer.

Återlämnande: Medlemslistan för en webbplats laddar du när som helst ner som tabell; formulärsvar likaså. Dokumentet till din webbplats inklusive bilder tar du med dig via »Ta med sidan«.

Radering: Raderar du en webbplats följer dess medlemslista med. Att ett abonnemang upphör raderar ingenting. Låter du radera ditt konto följer dina webbplatser inklusive medlemslistor, dina medier, butiker och WordPress-installationer med — tidigast 30 dagar efter att avtalsperioden löpt ut.

Så länge du inte raderar lagrar vi uppgifterna utan tidsgräns, även efter att ett abonnemang upphört — det finns ingen automatisk radering när en frist löpt ut. Lagstadgade lagringsskyldigheter (särskilt för fakturaunderlag) påverkas inte; sådana underlag bevarar vi även efter en uppsägning under den lagstadgade tiden.

Ärligt talat: När du raderar ditt konto instruerar vi för närvarande inte våra underbiträden automatiskt om radering. Uppgifter som har gått till Mailjet (mejlutskick) eller Stripe (fakturering) omfattas där av deras egna frister. Vill du att raderingen ska ske även där, skriv till oss — vi sätter igång den.

10. Underlag och granskningar

Vi ställer på begäran de uppgifter till ditt förfogande som behövs för att visa att dessa skyldigheter fullgörs, och vi möjliggör granskningar. Granskningar aviserar du med skäligt varsel; de får inte störa driften oskäligt och inte beröra andra kunders uppgifter.

11. Slutbestämmelser

Tysk rätt tillämpas. Skulle någon bestämmelse vara ogiltig förblir övriga giltiga.

Ändringar meddelar vi dig; invänder du inte inom fyra veckor anses de godkända. På denna följd hänvisar vi särskilt i meddelandet.