Ficheiros e multimédia.

Carregar ficheiros e criar pastas

Em “Ficheiros” está tudo o que guardas. O que é novo entra pelo botão “novo” no canto superior esquerdo: “Carregar ficheiros” traz ficheiros do teu dispositivo, “Ordner hochladen” uma pasta inteira com todo o conteúdo. Também podes simplesmente arrastar ficheiros da tua janela de pastas para a lista.

Com “Nova pasta”, no mesmo menu, crias uma pasta. A barra de caminho por cima da lista mostra onde estás; um clique numa pasta dessa barra leva-te de volta a ela.

1. 1Abre “Ficheiros” na BusinessCloud.
2. 2Clica em “novo” e escolhe “Nova pasta”.
3. 3Em “Nome da pasta”, introduz um nome, por exemplo “Fornecedores”, e clica em “Criar”.
4. 4Abre a nova pasta, clica novamente em “novo” e escolhe “Carregar ficheiros”.

Mudar o nome, mover, favoritos

Cada ficheiro e cada pasta tem à direita os três pontos “Ações”. Aí encontras, entre outras opções, “Renomear”, “Mover ou copiar”, “Transferir”, “Detalhes” e — consoante o item — “Apagar ficheiro” ou “Apagar pasta”. Se marcares vários itens, uma ação aplica-se a todos ao mesmo tempo.

Com “Adicionar aos favoritos”, um item recebe uma estrela; depois encontra-lo à esquerda em “Favoritos”. “Recentes” mostra o que foi alterado por último. Os teus ficheiros aparecem em lista; no canto superior direito, por cima dela, alternas para mosaicos e de volta, e a BusinessCloud memoriza a tua escolha.

1. 1Clica nos três pontos junto ao ficheiro e escolhe “Mover ou copiar”.
2. 2Seleciona a pasta de destino, por exemplo “Fornecedores”.
3. 3Clica em “Mover para Fornecedores” ou “Copiar para Fornecedores”.

Partilhar por link

Partilhas um ficheiro ou uma pasta inteira com um link de partilha. Quem tiver o link vê o conteúdo no navegador e pode transferi-lo — sem conta na KENJTEC. És tu que envias o link, por e-mail ou no chat.

No menu do link — os três pontos ao lado — defines em “Customize link” o que é possível fazer com o link. A predefinição é “Visualizar apenas”. Em “Definições avançadas” proteges o link com uma palavra-passe, fazes com que expire num dia à tua escolha com “Definir a data de expiração”, e “Ocultar transferência” remove o botão de transferência. “Cancelar partilha” invalida um link de imediato; para vários destinatários, crias um link para cada um com “Adicionar outra hiperligação”.

Os links que criaste aparecem à esquerda em “Partilhas” → “Partilhado por hiperligação”. Só partilhas diretamente com pessoas da tua empresa, e a BusinessCloud não te sugere ninguém de outras empresas — para fora, o que partilhas só sai através dos teus links.

1. 1Clica nos três pontos junto ao ficheiro ou à pasta e escolhe “Detalhes” — a barra lateral abre no separador “Partilhar”.
2. 2Em “Partilhas externas”, junto a “Criar link público”, clica no sinal de mais (“Criar um novo link de compartilhamento”).
3. 3Copia o link com o ícone de copiar ao lado e cola-o na tua mensagem.
4. 4Para definir uma palavra-passe ou uma data de expiração: abre os três pontos do link e escolhe “Customize link”.
5. 5Abre “Definições avançadas”, marca as caixas e clica em “Atualizar compartilhamento”.

Um link sem palavra-passe é válido para qualquer pessoa que o conheça. Para conteúdos confidenciais, define uma palavra-passe e uma data de expiração.

Recuperar versões anteriores

Quando alteras um ficheiro ou carregas um novo com o mesmo nome, a BusinessCloud guarda a versão anterior. O mesmo se aplica a documentos que editas no Office. Encontras as versões na barra lateral do ficheiro, em “Versões”, com data e hora.

“Restaurar versão” torna uma versão mais antiga novamente a atual; a que tinhas não se perde, passando ela própria a ser uma versão. No menu de uma versão podes também transferi-la ou dar-lhe um nome com “Nomear esta versão”, para reconheceres um estado importante.

1. 1Clica nos três pontos junto ao ficheiro e escolhe “Detalhes”.
2. 2Muda para o separador “Versões”.
3. 3Abre o menu da versão pretendida e escolhe “Restaurar versão”.

Recuperar itens eliminados

O que eliminas não desaparece de imediato. Fica à esquerda em “Ficheiros eliminados”, com a localização original e o momento da eliminação. Uma pasta também pode ser recuperada dali com todo o seu conteúdo.

“Restaurar” repõe o ficheiro ou a pasta no lugar original. “Eliminar permanentemente” remove um item para sempre — isto não pode ser anulado.

1. 1Clica em “Ficheiros eliminados” à esquerda.
2. 2Na linha do ficheiro, clica em “Restaurar”.

Fotografias e vídeos em “Fotos”

“Fotos” na BusinessCloud mostra todas as imagens e vídeos dos teus ficheiros numa cronologia, os mais recentes em cima — seja qual for a pasta onde estejam. À esquerda, filtras com “Fotos” ou “Vídeos”; “Todas as mídias” volta a mostrar ambos.

Em “Álbuns” reúnes imagens sem as mover: um álbum aponta para os ficheiros, que permanecem nas suas pastas. Assim, a mesma fotografia pode estar em vários álbuns.

1. 1Abre “Fotos” na BusinessCloud.
2. 2Escolhe “Álbuns” à esquerda e clica em “New album”.
3. 3Em “Name of the album”, introduz um nome, por exemplo “Ementa de outono”, e clica em “Create album” (consoante a definição de idioma, “Create album”).
4. 4Clica em “Adicionar fotos a este álbum”, seleciona as imagens e clica em “Adicionar a Ementa de outono”.

As imagens para o teu site pertencem ao MediaStudio ai: é aí que recebem um endereço público. A BusinessCloud é o teu armazenamento privado.

Espaço de armazenamento e pastas de outras ferramentas

No canto inferior esquerdo de “Ficheiros” vês quanto armazenamento estás a usar. Quanto armazenamento está incluído no teu plano é indicado na página de preços.

Algumas pastas são criadas para ti por outras ferramentas KENJTEC. O Invoice guarda cada fatura e cada orçamento emitidos em PDF em “Contabilidade”, organizados por tipo e por ano — mais informações em Documentos nos teus ficheiros. O que guardas a partir do MediaStudio ai com Mover para BusinessCloud vai parar à pasta “MediaStudio”. E o papel timbrado da tua marca está na pasta “Modelos”.

Estes ficheiros são teus como quaisquer outros: podes mudar-lhes o nome, movê-los ou partilhá-los através de uma ligação. Em sentido inverso, o MediaStudio vai buscar imagens à tua BusinessCloud quando as quiseres publicar — isto funciona assim que tiveres aberto a BusinessCloud uma vez; o modo de o fazer está descrito em Publicar a partir da BusinessCloud.