Convidar pessoas para a tua empresa
A tua equipa trabalha contigo na tua BusinessCloud com uma conta KENJTEC própria: com os mesmos clientes, projetos, despesas e documentos. Os convites fazem-se no painel, em “Empresa e equipa”. É também aí que dás um nome à empresa, em “Nome da empresa” — só a tua própria equipa o vê.
Os lugares e o armazenamento vêm do teu plano. Em “Lugares e armazenamento” vês quantos lugares estão ocupados (um deles é o teu), quanto armazenamento o teu plano tem no total e quanto ainda falta distribuir. Cada pessoa recebe a sua parte; o resto fica contigo. Se o teu plano tiver apenas um lugar, isso é indicado aí, e “Escolher um plano” leva-te aos planos.
Cada convite tem uma função. Um “Membro da equipa” trabalha com clientes, projetos, despesas e rascunhos de documentos; a “Administração” também emite documentos e convida pessoas. Só tu, como proprietário, decides quem pertence à administração.
Depois do envio, o painel mostra o link do convite — se o e-mail não chegar, partilha-o tu mesmo com “Copiar link”. Até alguém aceitar, o convite ocupa um lugar; em “Convites pendentes”, retiras o convite com “Retirar”.
- Abre o teu painel e escolhe “Empresa e equipa”.
- Em “Convidar pessoas”, introduz o “Endereço de e-mail” e escolhe a “Função” e o “Armazenamento (GB)”.
- Clica em “Enviar convite”.
Um convite é válido durante sete dias e apenas para o endereço para o qual foi enviado — ter o mesmo domínio de e-mail não faz de ninguém membro da tua empresa.
Aceitar um convite
Se alguém te convidou, recebes um e-mail com um link. Este leva-te a uma página que mostra quem te convida para que empresa, com que função e até quando o convite é válido. Não precisas de cartão para isso — o teu lugar já está pago.
Só podes aceitar com exatamente o endereço para o qual o convite foi enviado. Se ainda não tens conta KENJTEC, cria uma com “Criar conta” e confirma o código do e-mail; depois voltas ao convite. Uma conta com plano próprio tem o seu próprio escritório — para colaborares numa empresa, usa uma segunda conta. E colaboras sempre numa única empresa.
Na BusinessCloud da empresa existe uma pasta partilhada com o nome dela. O que alguém lá colocar fica visível para todos na empresa e permanece lá, mesmo que essa pessoa saia mais tarde. Podes partilhar diretamente com todos na empresa.
- Abre o link do e-mail de convite.
- Se não tiveres sessão iniciada, clica em “Iniciar Sessão” — ou em “Criar conta”, se ainda não tiveres conta.
- Clica em “Aceitar convite”.
- Clica em “Abrir a BusinessCloud”.
Alterar o armazenamento e deixar alguém sair
Em “Na tua empresa” estão todas as pessoas que colaboram, com a respetiva função e o dia em que entraram. Aí alteras o armazenamento de uma pessoa — e, como proprietário, também a sua função — e confirmas com “Guardar”. A administração altera o armazenamento das pessoas com a função “Membro da equipa”; só o proprietário atribui funções.
Quando alguém sai, retiras a pessoa da empresa e escolhes quem fica com aquilo que ela possui na BusinessCloud — tu próprio ou alguém que fica. São transferidos ficheiros, quadros, listas, votações e equipas, nunca como cópia; calendários, contactos e marcações de compromissos ficam com a pessoa. O que chegou a cada área é depois mostrado em “Transferências”.
Com a função “Membro da equipa” também podes sair por iniciativa própria: em “Empresa e equipa”, com “Sair da empresa” e “Sim, sair da empresa”. A tua conta KENJTEC mantém-se; o que criaste na empresa fica com a empresa, e aquilo que possuis na BusinessCloud passa para o proprietário.
Se mudares para um plano com menos lugares, ninguém perde a sua condição de membro. Mas só entram na BusinessCloud tantas pessoas quantos os lugares disponíveis — as que entraram primeiro; as outras aparecem na lista com “sem lugar”. Sem um plano com BusinessCloud, ninguém entra na empresa; nada se perde.
- Em “Na tua empresa”, clica em “Retirar da empresa” junto à pessoa.
- Escolhe para quem passa aquilo que ela possui na BusinessCloud.
- Clica em “Sim, retirar da empresa”.
A tua empresa fica entre os seus
Na BusinessCloud trabalham muitas empresas, e nenhuma vê as outras. Onde procuras pessoas — ao partilhar ficheiros e calendários, em equipas, em Conhecimento, Listas e Votações —, só encontras pessoas da tua empresa, e só com elas partilhas diretamente. Inversamente, ninguém de outra empresa te encontra a ti, aos teus colaboradores ou às vossas equipas.
Se trabalhas sozinho, a tua empresa és só tu: nesse caso, não podes partilhar diretamente com ninguém. Para fora, partilhas ficheiros e pastas com um link de partilha — com ou sem empresa.
Os nomes de equipas e de áreas de conhecimento aplicam-se a toda a BusinessCloud. Se te for indicado que um nome já está atribuído, embora não o vejas em lado nenhum na tua empresa, é porque uma equipa de outra empresa o usa. Nesse caso, escolhe outro, por exemplo com o nome da tua empresa à frente.