Tratamento de dados por subcontratante (art. 28 do RGPD)

A partir do momento em que você trata, através da KENJTEC, dados de outras pessoas — os membros da sua área de login, as respostas aos seus formulários, os pedidos na sua loja, os destinatários das suas faturas —, você é o responsável pelo tratamento na acepção do RGPD e nós somos o seu subcontratante. Este acordo regula o que podemos fazer e o que devemos. Vale em complemento aos termos de serviço e torna-se parte integrante do contrato com a sua aceitação deles.

Ele não se refere aos seus próprios dados de conta e de faturação. Por esses somos nós os responsáveis; o que acontece com eles está na política de privacidade.

1. Objeto, duração, natureza e finalidade

Objeto é a disponibilização dos serviços KENJTEC, na medida em que você nisso insira dados pessoais de terceiros ou os faça recolher. Finalidade é exclusivamente a prestação desses serviços para você — não perseguimos com isso finalidades próprias.

Duração: o acordo vigora enquanto vigorar o seu contrato sobre o respetivo serviço e termina com ele.

Natureza do tratamento: recolher, armazenar, exibir, enviar, alterar e apagar — na medida prevista pelas funções que você utiliza.

2. Titulares dos dados e categorias de dados

Quais dados surgem, é você que decide com as funções que utiliza. No estado de hoje, são estes:

• Membros da sua área de login: endereço de e-mail, nome (facultativo), grupos atribuídos por você, estado (solicitado/membro/bloqueado), momentos da admissão, do convite, da confirmação e do último acesso.
• Quem preenche os seus formulários: todos os campos que você mesmo criou, bem como ficheiros carregados e assinaturas.
• Compradores na sua loja: nome, endereço de e-mail, endereço de entrega e de faturação, estado do pedido e do pagamento. Os próprios dados de pagamento nunca chegam até nós — passam diretamente pela sua própria conta de pagamento.
• Destinatários das suas faturas e orçamentos: nome, endereço, endereço de e-mail, dados do documento.
• Visitantes das suas páginas: endereço IP e dados técnicos, na medida do necessário para a entrega.

Que ficheiro pertence a onde. A biblioteca de média (MediaStudio) foi construída para publicar: o que nela está é entregue através de um endereço público — rapidamente, em cache e legível para os motores de busca; a única proteção é um nome de ficheiro impossível de adivinhar. É intencional, não é uma falha. Por isso os documentos comerciais confidenciais pertencem ao armazenamento da BusinessCloud, que fica atrás do seu início de sessão. Avisamos disso na ferramenta antes de cada carregamento.

3. Instruções

Tratamos os dados exclusivamente segundo as suas instruções documentadas. Como tais valem este acordo, os termos de serviço e as configurações que você faz na sua conta — cada configuração é uma instrução.

Se formos obrigados a um tratamento pelo direito da União ou pelo direito alemão, informamos você previamente, salvo se a lei o proibir.

Se considerarmos uma instrução ilegal, dizemos isso a você e podemos suspender a sua execução.

4. Confidencialidade

Todas as pessoas que junto de nós têm acesso a esses dados estão obrigadas à confidencialidade. A KENJTEC é atualmente operada sem empregados; têm acesso apenas a gerência e prestadores de serviços expressamente encarregados, que por sua vez estão vinculados contratualmente.

5. Segurança do tratamento (art. 32)

Tomamos as medidas seguintes. Está indicado o que está efetivamente implementado — não o que soa habitual:

• Transmissão apenas cifrada. Todos os acessos passam por TLS; ligações não cifradas são redirecionadas.
• As senhas nunca são armazenadas em texto claro, mas apenas como valor de verificação de um procedimento próprio para isso (bcrypt).
• Separação por conta. Cada consulta está vinculada à conta a que os dados pertencem; registros alheios comportam-se como inexistentes.
• Restrição de acesso. As contas administrativas exigem um segundo fator.
• Os links de acesso à área de membros são válidos por uma hora, as sessões por trinta dias; ambos podem ser revogados a qualquer momento.
• Limites de quantidade contra abuso: no máximo 30 novos membros por hora e 5.000 membros por site; ao ser atingido o limite horário, o sistema passa automaticamente a admissão para aprovação por você.
• Backup e capacidade de restauro. A base de dados é salva diariamente (14 versões, armazenadas em várias regiões da UE), além de restauro para um ponto no tempo ao longo de sete dias; a instância funciona com um segundo nó noutra zona.
• Os segredos (chaves, credenciais) ficam num cofre próprio, nunca no código-fonte.

Com franqueza: os dados estão cifrados nos suportes de armazenamento dos provedores, não adicionalmente ao nível da aplicação. Quem, junto de nós, acede legitimamente à base de dados vê os endereços em texto claro. Os acessos da gerência a listas de membros não são atualmente registrados em separado.

6. Subcontratantes ulteriores

Você consente no recurso aos seguintes subcontratantes ulteriores. Celebramos com eles contratos que lhes impõem as mesmas obrigações que temos perante você, e informamos você antes de qualquer alteração com antecedência suficiente para que possa opor-se.

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irlanda) — operação e base de dados na região europe-west1 (Bélgica), backups em várias regiões da UE. Todos os dados deste acordo, salvo se abaixo se disser outra coisa. Além disso, a IA através da Vertex AI (Gemini) na multirregião da UE: é transmitido o que você entrega à IA — podem ser textos, imagens e, para a sua análise, respostas de formulários.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., EUA) — entrega e proteção de todos os acessos (rede mundial), bem como armazenamento dos ficheiros de mídia com jurisdição na UE (R2). Trata os endereços IP dos visitantes e os ficheiros armazenados.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irlanda; empresa-mãe Anthropic, PBC, EUA) — as funções de IA que não passam pelo Google (por exemplo, gerar um site, um formulário ou uma loja), e a alternativa de reserva quando o Google não responde. É transmitido o que você entrega à IA; podem ser conteúdos de formulários e imagens. Essa transmissão vai para os EUA; o cálculo das respostas pode ocorrer também em outros países.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, França) — funções de IA através do acesso europeu, tratamento na UE. É transmitido o que você entrega à IA; podem ser conteúdos de formulários e imagens.
• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Irlanda) — funções de IA. É transmitido o que você entrega à IA; podem ser conteúdos de formulários e imagens. Essa transmissão vai para os EUA.
• Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburgo), região eu-central-1 (Frankfurt) — verificação automática de imagens quanto a conteúdos abusivos na entrada: na biblioteca de média (também ficheiros PDF, além de palavras-chave para a pesquisa), em formulários (também imagens e assinaturas carregadas pelos seus visitantes), em sites e como logotipo em faturas e orçamentos. É transmitida uma cópia reduzida (no máximo 1.024 pontos de imagem no lado mais longo), não o original. Segundo as condições da AWS, a AWS pode armazenar essas entradas e usá-las para melhorar os seus serviços, também em outra região, enquanto não houver oposição a isso; a indicação sobre se essa oposição está configurada para a nossa conta será completada.
• Mailjet (Mailjet SAS, França) — envio dos e-mails de sistema e de notificação. Trata os endereços dos destinatários, portanto também os dos seus membros, compradores e destinatários de faturas.
• Stripe — faturação do seu contrato KENJTEC. Os pagamentos na sua loja passam pela sua própria conta Stripe e não por nós.
• Tucows (OpenSRS), Canadá — registro de domínios. Trata os dados do titular que você indica para um domínio. Essa transmissão vai para o Canadá.
• Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Eslovénia) — entrega das fontes. O navegador dos seus visitantes liga-se para isso a fonts.bunny.net.

Transmissões para países terceiros: para a Anthropic (EUA), com base nas cláusulas contratuais-padrão da Comissão Europeia contidas no acordo de tratamento de dados da Anthropic; para a OpenAI (EUA), com base nas cláusulas contratuais-padrão contidas no acordo de tratamento de dados da OpenAI; para a Tucows (Canadá), com base na decisão de adequação para o Canadá; na medida em que o Google, a Cloudflare e a Amazon Web Services transmitam dados para os EUA, com base no EU-US Data Privacy Framework e, subsidiariamente, nas cláusulas contratuais-padrão. Uma parte das tarefas de IA passa pelo Google na UE; as restantes tarefas e a alternativa de reserva passam pela Anthropic (armazenamento nos EUA) — as funções de IA não podem atualmente ser limitadas à UE. Funcionam exclusivamente a seu pedido: sem um clique da sua parte, nenhum conteúdo chega a um serviço de IA — não há tratamento em segundo plano nem no carregamento. Automaticamente, no carregamento, funciona apenas a verificação de imagens na Amazon Web Services em Frankfurt.

7. Apoio nos direitos dos titulares

Se um titular dos dados se dirigir a nós em vez de a você, encaminhamo-lo para você e não respondemos nós próprios.

Para acesso, retificação e apagamento estão à sua disposição as funções da sua conta: pode alterar e apagar membros individualmente, baixar a lista inteira como tabela, exportar as respostas de formulários como tabela e apagá-las individualmente. Se as funções não bastarem, apoiamos você mediante pedido.

Os membros podem retirar-se eles próprios da sua lista pelo link em cada e-mail de acesso. Esse apagamento tem efeito imediato.

8. Apoio em violações e na avaliação de impacto

Se tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete os seus dados, informamos você sem demora e damos-lhe os elementos de que precisa para a sua notificação nos termos do art. 33 do RGPD. A notificação à autoridade de controlo e, se for o caso, aos titulares é tarefa sua.

Numa avaliação de impacto sobre a proteção de dados e numa consulta prévia apoiamos você com os elementos de que dispomos.

9. Apagamento e devolução

Terminado o tratamento, apagamos os dados ou devolvemo-los a você — a escolha é sua.

Devolução: a lista de membros de um site você baixa a qualquer momento como tabela; as respostas de formulários também. O documento do seu site, com as imagens, você leva consigo através de «Levar o site».

Apagamento: se apagar um site, a sua lista de membros vai junto. O fim de um plano não apaga nada. Se mandar apagar a sua conta, vão junto os seus sites com as listas de membros, as suas mídias, lojas e instalações WordPress — no mínimo 30 dias após o fim do período contratual.

Enquanto você não apagar, armazenamos os dados por tempo indeterminado, também depois do fim de um plano — não há apagamento automático depois de decorrido um prazo. As obrigações legais de conservação (em especial para documentos de faturação) permanecem intactas; esses documentos conservamo-los também depois de um cancelamento pelo prazo legal.

Com franqueza: ao apagar a sua conta, não instruímos atualmente por iniciativa própria os nossos subcontratantes ulteriores para apagarem. Os dados que fluíram para a Mailjet (envio de e-mails) ou para a Stripe (faturação) estão ali sujeitos aos prazos deles. Se você exigir o apagamento também ali, escreva-nos — nós o desencadeamos.

10. Comprovações e auditorias

Colocamos à sua disposição, mediante pedido, os elementos necessários para comprovar o cumprimento destas obrigações e permitimos auditorias. As auditorias você anuncia com prazo razoável; não podem perturbar a operação de forma desproporcionada nem tocar nos dados de outros clientes.

11. Disposições finais

Aplica-se o direito alemão. Se alguma disposição for inválida, as demais permanecem válidas.

Comunicamos as alterações a você; se não se opuser no prazo de quatro semanas, consideram-se aceites. Nessa comunicação chamamos a atenção de forma destacada para essa consequência.