A ficha de cliente
“Clientes” na BusinessCloud mostra cada cliente da tua empresa com a respetiva ficha: notas sobre conversas, seguimentos, os documentos do Invoice, projetos, despesas, ficheiros, pastas e compromissos associados e o histórico. É a mesma base de clientes que no Invoice — um cliente que crias ou alteras aqui aparece lá exatamente da mesma forma; os documentos emitidos mantêm a sua morada.
Se já existir um cliente com o mesmo nome, a ficha não cria silenciosamente um segundo nem junta nada. Mostra-te as correspondências: “Abrir este cliente” usa o existente, “Criar mesmo assim” cria deliberadamente outro.
Um cliente novo aparece também no livro de endereços — numa empresa, no do titular. Se alterares na ficha o nome, a morada ou os dados de contacto, o contacto acompanha a alteração. O contrário não acontece: o que alteras no livro de endereços não passa automaticamente para a ficha.
Em “Notas” registas conversas: escreve o texto em “Nova nota” e clica em “Guardar nota”. Cada nota mostra quem a escreveu e quando, e o “Histórico” mostra o que aconteceu na ficha.
- Abre “Clientes” na BusinessCloud e clica em “Criar cliente”.
- Em “Nome do cliente ou da empresa”, introduz o nome — é o único campo obrigatório.
- Clica em “Criar cliente”.
Seguimentos: retomar o assunto no dia certo
Um seguimento lembra-te de voltar a contactar um cliente num determinado dia — por exemplo, para perguntar por um orçamento. Aparece como compromisso de dia inteiro no calendário da pessoa responsável e desaparece de lá assim que estiver concluído. Se várias pessoas trabalharem na empresa, escolhes em “Responsável” quem trata do assunto.
No topo da página, “Pendentes para ti” conta os teus seguimentos que vencem hoje ou que já venceram antes. Na ficha, cada um mostra se está em atraso, se vence hoje, se está pendente ou concluído e se o respetivo compromisso está no calendário. “Concluído” dá-o como feito, “Reabrir” recupera-o. Alteras a data, o título e a nota na ficha, e o compromisso acompanha a alteração; o que alteras no compromisso no calendário não passa para o seguimento.
- Abre a ficha de cliente e clica em “Criar seguimento”.
- Em “Do que se trata?”, descreve brevemente o assunto, por exemplo “Perguntar pelo orçamento da festa de Natal”, e escolhe o dia em “Data limite”.
- Clica em “Criar seguimento”.
Fichas de projeto
Um projeto reúne tudo o que pertence a um trabalho — por exemplo, o catering de um casamento. A ficha de projeto tem um cliente, um estado («Planeado», «Em curso», «Em pausa» ou «Concluído»), uma data de início e uma data-alvo, e as pessoas da tua empresa que nele trabalham.
Associam-se um quadro do Deck com as respetivas tarefas, ficheiros, pastas, eventos, os documentos do cliente vindos do Invoice e despesas — sempre como referência, nunca como cópia. O original fica onde está, e «Remover ligação» remove apenas a referência. Se um original tiver sido eliminado ou já não estiver partilhado contigo, a ligação mostra «Já não existe» ou «Não disponível para ti». Os documentos associam-se com «Associar documento»; para isso, o projeto precisa de ter um cliente.
Quando um projeto termina, retira-lo da lista com «Arquivar» — nada é eliminado. «Mostrar arquivo» mostra os projetos arquivados e «Recuperar» recupera um deles. Só a administração pode usar «Eliminar projeto»: elimina a ficha com as suas ligações e o seu histórico, mas nenhum ficheiro, evento, quadro ou documento; as despesas perdem apenas a associação ao projeto.
- Abre «Projetos» na BusinessCloud e clica em «Criar projeto».
- Introduz um nome em «Nome do projeto», escolhe o cliente e o estado e clica em «Criar projeto».
- Na ficha de projeto, liga o que lhe pertence com «Ligar quadro do Deck», «Associar ficheiro», «Associar pasta» ou «Associar evento».
Despesas com o respetivo comprovativo
Em «Despesas» registas faturas de fornecedores e recibos com o respetivo comprovativo: fornecedor ou descrição, data do comprovativo, número do comprovativo, montante, moeda e uma categoria com o nome que quiseres — e, se desejares, com cliente e projeto. Isto não é contabilidade: não há IVA dedutível nem reconciliação bancária.
Carregas o comprovativo («Carregar um ficheiro»: PDF, formatos de imagem comuns ou XML, até 20 MB) ou escolhe-lo na BusinessCloud com «Escolher dos teus ficheiros». Um comprovativo carregado vai parar à pasta partilhada da tua empresa, em «Comprovativos» e no respetivo ano — se não tiveres empresa, nos teus próprios ficheiros. Um comprovativo escolhido dos teus ficheiros fica onde está; a despesa apenas remete para ele.
Escreves o montante tal como se escreve no teu país; a despesa conhece as casas decimais de cada moeda — o iene não tem nenhuma, o dinar kuwaitiano tem três. Os totais são calculados por moeda, nunca somando moedas diferentes.
«Desassociar» apenas separa o comprovativo da despesa e «Eliminar despesa» apenas elimina a despesa — em ambos os casos, o ficheiro do comprovativo fica na nuvem.
- Abre «Despesas» na BusinessCloud e clica em «Registar despesa».
- Introduz o fornecedor, a data do comprovativo e o montante, e escolhe a moeda.
- Em «Comprovativo», escolhe «Carregar um ficheiro» ou «Escolher dos teus ficheiros».
- Clica em «Registar despesa».
Várias pessoas nas mesmas fichas
Todas as pessoas da tua empresa trabalham com os mesmos clientes, projetos e despesas. Cada pessoa pode criar e alterar clientes, escrever notas, criar seguimentos e projetos, criar ligações, arquivar projetos e registar despesas. Alterar ou eliminar notas e despesas de outras pessoas, eliminar seguimentos de outras pessoas, eliminar projetos e usar «Transferir tudo» só a administração pode fazer; os botões que não podes usar nem sequer te aparecem.
Se duas pessoas guardarem a mesma ficha pouco tempo uma depois da outra, ninguém substitui silenciosamente o trabalho da outra. Quem guarda em segundo lugar lê «Entretanto, alguém alterou isto. Recarrega e verifica a alteração.», vê os campos que diferem e escolhe «Usar a versão guardada» — ou «Manter os meus dados» e guarda novamente.
«Transferir tudo» transfere as notas, os seguimentos, as despesas, os projetos, as ligações e o histórico como tabelas num arquivo ZIP. Os ficheiros dos comprovativos ficam na nuvem; os clientes e os documentos levas contigo através de Transferir tudo no Invoice.