Registar um compromisso
Em “Calendário”, clica num espaço livre na vista semanal ou mensal, ou em “Evento” no canto superior esquerdo. Abre-se uma pequena janela: título, início e fim, se necessário “Todo o dia” — depois “Guardar”.
“More details” abre o compromisso completo. Aí indicas o local e a descrição, fazes com que um compromisso se repita regularmente ou anexas um ficheiro dos teus ficheiros. Em cima, alternas a vista entre dia, semana, mês, ano e lista; “Hoje” volta ao dia atual.
Nos detalhes de um compromisso também lhe podes definir um lembrete. Aparece como notificação na BusinessCloud, com alguns minutos de atraso.
- Abre “Calendário” na BusinessCloud.
- Na vista semanal, clica no dia e na hora.
- Em “Título”, introduz um título, por exemplo “Prova da nova torra”.
- Clica em “Guardar”.
Criar mais calendários
O teu primeiro calendário chama-se “Pessoal”. Cria outros para tudo o que queiras ver em separado — um horário de turnos, eventos, entregas. Cada calendário tem a sua própria cor; com um clique na respetiva entrada na coluna da esquerda, ocultas os seus compromissos e voltas a mostrá-los.
O calendário a que um compromisso pertence escolhe-se no próprio compromisso. Para trazer compromissos de um ficheiro de calendário de outro programa, usa “Importar calendários” em “Configurações do calendário”, no canto inferior esquerdo.
- Na coluna da esquerda, clica no sinal de mais ao lado de “Meus calendários” (“Adicionar nova”).
- Escolhe “Novo calendário”.
- Introduz um nome, por exemplo “Horário de turnos”, e confirma com a tecla Enter.
Mostrar um calendário através de uma ligação
Podes partilhar um calendário para visualização através de uma ligação — por exemplo, o horário de turnos com a tua equipa ou os eventos com os clientes habituais. Quem abrir a ligação vê os compromissos no browser; não pode alterar nada.
No mesmo sítio há mais duas opções: “Copiar ligação da subscrição” fornece um endereço que outras pessoas adicionam ao seu próprio programa de calendário para verem lá os teus compromissos. “Copiar código embebido” dá-te um pedaço de código que faz o calendário aparecer num website. “Apagar hiperligação de partilha” invalida a ligação.
- Na coluna da esquerda, abre os três pontos junto ao calendário e escolhe “Editar e partilhar calendário”.
- Junto a “Partilhar hiperligação”, clica no sinal de mais.
- Copia a ligação com “Copiar ligação publica” e envia-a.
A ligação funciona para qualquer pessoa que a conheça. Por isso, partilha apenas calendários cujos compromissos todos possam ver — o que é privado deve ficar num calendário à parte.
Permitir a marcação de compromissos
Com o agendamento de marcações, os teus clientes marcam eles próprios um compromisso contigo — através de uma página que mostra os teus horários livres: para uma consulta, uma recolha, uma primeira conversa. Faz parte do teu calendário: “Reuniões” na BusinessCloud abre-o, e à esquerda, em “Appointment schedules”, estão as tuas páginas de reserva.
Para cada página defines quanto tempo dura um compromisso, em que calendário entram os compromissos reservados e em que horários se pode reservar. Os horários ocupados nesse calendário, ou nos calendários que escolheres para conflitos, não são oferecidos pela página.
O teu convidado escolhe um horário livre, introduz o nome e o endereço de e-mail e clica em “Book appointment”. Depois recebe um e-mail com uma ligação; só quando confirmar o compromisso através dela é que este aparece no teu calendário. Cada horário só pode ser reservado por uma pessoa. A BusinessCloud envia os e-mails por ti — não tens de configurar nada para isso.
O teu convidado não pode cancelar nem alterar o compromisso sozinho: responde ao e-mail, a resposta chega-te a ti e tu tratas do assunto no teu calendário. Se o teu plano terminar, as tuas páginas de reserva deixam de responder — tal como as tuas outras ligações públicas.
- Abre “Reuniões” na BusinessCloud.
- À esquerda, em “Appointment schedules”, clica em “Criar novo”.
- Em “Nome da marcação”, introduz um nome, por exemplo “Consultoria de catering”, e escolhe “Duration (minutes)”, “Calendário de reservas” e, em “Disponibilidade de reservas”, os horários em que se pode reservar.
- Clica em “Guardar”.
- Abre os três pontos junto ao agendamento, escolhe “Copiar hiperligação” e partilha a ligação.
Prazos do Invoice
Quando emites no Invoice uma fatura com prazo de pagamento, o prazo aparece no teu calendário como compromisso de dia inteiro, com o número do documento e o montante; no caso de um orçamento, aparece o dia em que expira. No compromisso, há ligações que levam de volta ao Invoice, e o PDF do documento vai anexado. Não tens de configurar nada para isso — tudo o resto está em Prazos no calendário.
Criar e manter contactos
Em “Contactos” está o teu livro de endereços — para clientes, fornecedores, a tua equipa e todos com quem a tua empresa lida. “Novo contacto” cria uma entrada; introduzes diretamente o nome, a empresa, o telefone, o endereço de e-mail e a morada.
Alteras um contacto existente com “Editar” e “Guardar”. Para trazer um livro de endereços inteiro de outro programa, usa “Importar contactos” em “Definições dos contactos”, no canto inferior esquerdo — a partir de um ficheiro vCard (.vcf), como o que a maioria dos livros de endereços e telefones exporta.
- Abre “Contactos” na BusinessCloud.
- Clica em “Novo contacto”.
- Introduz o nome, a empresa, o telefone e o endereço de e-mail e clica em “Guardar”.
Grupos — e o grupo “Clientes”
Os grupos organizam o teu livro de endereços: um contacto pode estar em vários, por exemplo em “Fornecedores” e “Imprensa”. Na coluna da esquerda, crias novos grupos em “Grupos de contactos” e vês com um clique quem lhes pertence.
O Invoice preenche o grupo “Clientes”: cada cliente novo que lá crias aparece neste grupo do teu livro de endereços com nome, endereço de e-mail e morada. Em sentido inverso, no Invoice aproveitas contactos em vez de os escreveres de novo — vê Clientes do livro de endereços.
- Abre o contacto e clica em “Editar”.
- No campo “Grupos de contactos”, escolhe o grupo.
- Clica em “Guardar”.