Prazos no calendário
Quando emites uma fatura com «A pagar até», Invoice regista o prazo como evento de dia inteiro no teu calendário da BusinessCloud, com número e montante no título; três dias antes, o calendário lembra-te. Num orçamento, aparece aí o dia em que termina «Válido até».
Na vista detalhada do evento, o PDF do documento segue em anexo, e a descrição contém ligações de volta para Invoice: uma que abre o documento e destaca a respetiva linha e, nas faturas, outra que abre diretamente o lembrete de pagamento — assim que a fatura estiver em atraso.
Se voltares a emitir um documento depois de o reabrir, Invoice substitui o respetivo evento. Se o registo alguma vez falhar, o documento continua emitido.
- Abre o calendário na BusinessCloud e clica no evento.
- Abre a vista detalhada do evento.
- Clica na ligação para o documento ou para o lembrete de pagamento — ou no PDF anexado.
Documentos nos teus ficheiros
Ao emitir, Invoice coloca uma cópia do PDF nos teus ficheiros: as faturas em «Contabilidade/Faturas/<ano>», os orçamentos em «Contabilidade/Orçamentos/<ano>», com o número do documento como nome. As pastas ficam com o idioma que a tua BusinessCloud tem quando o primeiro documento é guardado e mantêm esse nome depois, para que a pasta nunca se divida em duas. Assim, passas facilmente a pasta ao teu contabilista.
Esta cópia é tua: podes movê-la, mudar-lhe o nome ou eliminá-la. O original fica no arquivo de Invoice, e «PDF» na lista de documentos abre sempre esse. As faturas de anulação também vão parar aqui, ao lado da fatura que anulam.
Papel timbrado para o Office
A partir da tua marca, Invoice cria um papel timbrado para o processador de texto da BusinessCloud: logótipo, nome da empresa na tua cor de destaque e no tipo de letra dos títulos, com uma linha por baixo, o endereço de devolução por cima do campo do destinatário e um rodapé com endereço, contactos e as linhas adicionais da tua marca. Sempre que possível, o tipo de letra da tua marca também fica incorporado no ficheiro. A área de texto está vazia — a carta é tua.
O ficheiro chama-se «Briefbogen.odt» — num idioma que não seja o alemão, «Letterhead.odt» — e fica na tua pasta de modelos. Nos ficheiros, está disponível em «Neu → Dokument» como modelo à escolha. Traz estilos de parágrafo com a tua marca — cabeçalhos, título, subtítulo, citação e corpo de texto — e os estilos de carácter «KENJTEC Akzent» e «KENJTEC Nebentext».
Invoice renova o papel timbrado quando a tua marca muda: em cada início de sessão, ao abrir Invoice e antes de escolheres um modelo; se o tiveres eliminado, Invoice cria-o de novo. Sem marca não há papel timbrado e, se tiveres várias, usa a escolhida para os documentos. O cartão «Papel timbrado no Office» nas definições indica onde está e leva-te até lá com «Abrir pasta de modelos».
- Abre os ficheiros na BusinessCloud e clica em «Neu».
- Escolhe «Dokument» e, como modelo, o papel timbrado.
- Escreve a tua carta.
Descarregar tudo
“Descarregar tudo”, no canto superior direito de Invoice, transfere um arquivo ZIP: os documentos emitidos em PDF, organizados em “Rechnungen” e “Orçamentos” e por ano, e ainda duas tabelas — “belege.csv” com todos os documentos, incluindo rascunhos, e “kunden.csv” com os teus clientes. As tabelas usam o ponto e vírgula como separador e podem ser abertas numa folha de cálculo.
Um ficheiro LIESMICH no arquivo lembra-te de que és tu quem guarda os teus documentos. O botão está sempre visível — e não apenas quando cancelas.
- Clica em “Descarregar tudo” no canto superior direito.
- Guarda o arquivo num local teu.