Le PDF
« PDF » dans chaque ligne de la liste des documents ouvre le document dans une nouvelle fenêtre. Un document émis provient des archives, tel qu'il a été émis — même si la marque ou la mise en page ont changé depuis. Un brouillon est redessiné à neuf et porte, à la place du numéro, la mention « Brouillon » dans la langue du document.
Le PDF comporte votre en-tête avec le logo ou le nom de l'entreprise, le titre et le numéro, l'adresse du client, un encadré avec la date, la date de prestation et l'échéance, les postes et les totaux. Viennent ensuite la demande de paiement avec la référence de paiement si un IBAN est enregistré, votre mention fiscale et la phrase de conclusion. Le pied de page avec l'adresse, les coordonnées, les numéros fiscaux et les coordonnées bancaires figure sur chaque page, avec le numéro de page ; à partir de la deuxième page, l'en-tête se répète avec la mention « Fortsetzung ».
Le PDF contient du vrai texte : vous pouvez y faire des recherches, et les lecteurs d'écran peuvent le lire.
Envoyer par e-mail
« Envoyer » dans la ligne d'un document émis ouvre la fenêtre « Envoyer le document ». L'adresse, l'objet et le texte sont préparés — dans la langue du document — et vous pouvez tout modifier. Sous « Pièces jointes » figure ce qui est joint : le PDF et, pour les factures, si possible, la facture électronique. « Copie à (facultatif) » envoie une copie, par exemple à vous-même.
L'envoi passe par KENJTEC : la boîte de réception de votre client affiche le nom de votre entreprise, et les réponses arrivent à votre propre adresse. C'est pourquoi le message ne se trouve pas dans votre boîte mail — la boîte d'envoi montre ce qui est parti. Ensuite, la liste affiche « envoyé » sous le numéro.
Les brouillons ne peuvent pas être envoyés, ils n'ont pas encore de numéro. Si aucune adresse e-mail n'est enregistrée pour le client, saisissez-la dans le champ « À ». Si le bouton « Envoyer » est totalement absent, la boîte d'envoi n'est pas activée — les paramètres vous l'indiquent alors ; ouvrez le PDF et envoyez-le vous-même.
- Cliquez sur « Envoyer » dans la ligne du document émis.
- Vérifiez « À », « Objet » et « Texte » et remplissez « Copie à (facultatif) » si besoin.
- Cliquez sur « Envoyer maintenant ».
La boîte d'envoi
Tout ce qu'Invoice a envoyé en votre nom figure dans la boîte d'envoi — documents et rappels de paiement, avec objet, destinataire et heure. Ce qui n'est pas parti y figure aussi : chaque ligne indique « remis » ou « non envoyé », et pour « non envoyé », la raison.
Vous la trouvez tout en bas des « Réglages », sous « Voir les emails sortants ». Elle affiche les 200 derniers messages.
- Ouvrez « Réglages ».
- Cliquez tout en bas sur « Voir les emails sortants ».
Facture électronique
Chaque facture émise est une facture ZUGFeRD (Factur-X) : un PDF/A-3 qui contient la facture électronique conforme à EN 16931 sous forme de fichier « factur-x.xml ». Invoice la vérifie d'abord à l'aide des règles officielles.
Chaque facture est aussi disponible en XRechnung pour les administrations allemandes et les portails de réception, et en fichier Peppol conforme à Peppol BIS 3.0 (UBL) — sous « Plus… » avec « Télécharger la XRechnung (XML) » et « Télécharger le fichier Peppol (UBL) ». Pour une administration, saisissez son Leitweg-ID dans la fiche client, sous « Référence acheteur / Leitweg-ID » ; sans saisie, c’est le numéro de facture qui y figure. Pour Peppol, vous et votre client avez chacun besoin d’un identifiant Peppol (par exemple 0208:0123456789) ; vous envoyez le fichier sur le réseau Peppol via le point d’accès de votre choix.
Une facture émise est accompagnée d'une facture électronique : un fichier XML conforme à la norme européenne EN 16931, qu'un logiciel de comptabilité peut importer au lieu de ressaisir le PDF. Vous la téléchargez sous « Plus… » avec « Télécharger la facture électronique (XML) » ; si vous envoyez la facture par e-mail, elle est jointe automatiquement.
Vous recevez aussi le même fichier XML séparément. Il a besoin, pour vous comme pour le client, du nom, de la rue, de la ville et du pays ; s'il manque quelque chose, Invoice indique en une phrase ce qui manque. Vos coordonnées d’émetteur doivent aussi comporter un numéro fiscal ou un numéro de TVA. Les factures émises avant le 25 octobre 2026 restent telles quelles. Les devis et les brouillons n'ont pas de facture électronique.
Si un destinataire exige un format particulier, vérifiez d'abord avec lui s'il accepte ce fichier.
- Cliquez sur « Plus… » dans la ligne de la facture.
- Cliquez sur « Télécharger la facture électronique (XML) ».
Code de virement sur la facture
Les factures en euros portent un code QR en bas à droite si un IBAN valide figure dans vos paramètres. Votre client le scanne avec son application bancaire, et le destinataire, l'IBAN, le montant et la référence du paiement — le numéro de facture — sont déjà renseignés dans le virement. En dessous, une mention dans la langue du document indique qu'on peut le scanner avec l'application bancaire.
Pour les autres devises, pour les devis et sans IBAN, il n'y a pas de code ; la norme de ces codes ne connaît que l'euro. Les coordonnées bancaires figurent alors, comme toujours, dans le pied de page.
