Configurer une série
Dans l'onglet « Récurrent », « + Nouvelle série » vous permet de définir ce qui est facturé régulièrement : « Libellé (pour vous uniquement) », « Client », « Fréquence » — hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel —, « Prochain document le » et, si la série doit prendre fin, « Jusqu’au (facultatif) ».
S'y ajoute ce qui figure sur le document : « Ce qui est facturé », « Montant par document » — le prix hors taxes — et le taux de taxe. Une série comporte une seule ligne ; la devise et la langue proviennent de vos paramètres et du client. La liste affiche le montant taxes comprises.
Si le jour n'existe pas dans un mois — par exemple le 31 février —, la date passe au dernier jour de ce mois et y reste ensuite.
- Ouvrez « Récurrent » et cliquez sur « + Nouvelle série ».
- Remplissez la désignation, le client, le rythme, « Prochain document le », « Ce qui est facturé » et « Montant par document ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Quand une série arrive à échéance
Une fois la date indiquée sous « Prochain document le » atteinte, la série apparaît dans la liste comme « à échéance », et la vue d'ensemble le signale avec « Découvrir ». « créer maintenant » crée le brouillon de facture ; la date de la série avance alors d'un cycle, pour qu'aucune période ne soit facturée deux fois.
Vous pouvez aussi appuyer sur le bouton plus tôt — pour la facture qui doit partir une semaine plus tôt. Le brouillon attend ensuite sous « Documents ».
- Cliquez sur « créer maintenant » dans la ligne de la série.
- Ouvrez « Documents » — le nouveau brouillon s'y trouve.
Dans la nuit précédant le jour d'échéance, Invoice crée lui-même le brouillon, et la date de la série avance. Si « Émettre directement le document (plutôt que créer un brouillon) » est activé pour la série, Invoice l'émet en même temps ; avec « Et l’envoyer au client », il part aussi par e-mail à votre client — l'envoi n'est possible qu'avec un abonnement. Les deux interrupteurs restent désactivés jusqu'à ce que vous les activiez.
Ce que contient le brouillon
Le brouillon issu d'une série est une facture ordinaire, encore sans numéro. Comme date et date de prestation, il porte la date de la série ; « À payer avant le » suit le délai de paiement du client ou vos paramètres. La ligne, le montant et le taux de taxe proviennent de la série, la mention fiscale de vos paramètres.
Vous le vérifiez, le modifiez si besoin avec « Modifier », l'émettez et l'envoyez — comme n'importe quel autre document. Une facture qui part sans avoir été relue finit un jour par atteindre un client qui a résilié depuis longtemps ; c'est pourquoi cette étape reste entre vos mains.
- Dans « Documents », ouvrez le brouillon avec « Modifier » et vérifiez-le.
- Cliquez sur « Enregistrer et émettre ».
- Envoyez-le avec « Envoyer ».
Modifier, suspendre, arrêter des séries
« bearbeiten » ouvre la série dans la même fenêtre. Si vous désactivez « Série active », vous la suspendez sans la supprimer — la liste affiche alors « en pause », et elle n'arrive plus à échéance. Une fois la date indiquée sous « Jusqu’au (facultatif) » dépassée, elle n'arrive plus à échéance non plus.
« supprimer » supprime la série après confirmation ; les documents déjà créés à partir d'elle restent. Un client pour lequel une série est encore en cours ne peut pas être supprimé.
- Cliquez sur « bearbeiten » dans la ligne de la série.
- Désactivez « Série active » pour la suspendre, ou modifiez le montant et le rythme.
- Cliquez sur « Enregistrer ».