Émission
L'émission transforme le brouillon en document définitif. Auparavant, Invoice vérifie ce dont chaque document a besoin : le nom et l'adresse du client, au moins un poste — et, pour les factures, le nom de votre entreprise, votre adresse et la date de prestation. S'il manque quelque chose, le message indique précisément quoi, par exemple « Es fehlt noch: Leistungsdatum ».
Le document reçoit alors son numéro et, s'il n'en porte pas encore, la date du jour ; Invoice fige les totaux, la langue, les deux adresses, le logo, les couleurs et la police. Invoice dépose le PDF dans ses archives — c'est celui que vous ouvrez ensuite sous « PDF » et qui est envoyé. Si le dépôt échoue, le document n'est pas émis du tout.
Dès lors, le document est verrouillé : si votre client déménage ou si vous modifiez votre marque, il reste tel quel. Dans votre BusinessCloud, l'échéance apparaît dans le calendrier et une copie du PDF dans vos fichiers.
- Dans « Documents », cliquez sur « Émettre » pour le brouillon — ou sur « Enregistrer et émettre » dans le formulaire.
- Lisez le message : le document est émis et archivé.
Si « Enregistrer et émettre » échoue à cause d'une information manquante, le document est déjà enregistré comme brouillon dans « Documents ». Complétez-le là avec « Modifier » au lieu de le réécrire.
Numéros et séquence de numérotation
Chaque numéro a la forme préfixe, année, numéro courant : RE-2026-0012 pour les factures, AN-2026-0003 pour les devis. Les factures et les devis sont comptés séparément, chaque année recommence à 0001, et l'année est celle de la date du document.
Vous modifiez les préfixes dans les paramètres sous « Préfixe des factures » et « Préfixe des devis » — uniquement des lettres et des chiffres, huit au maximum. Ils s'appliquent aux nouveaux numéros, et le compteur continue au lieu de recommencer : après RE-2026-0011 vient donc, avec le préfixe FT, FT-2026-0012.
Invoice évite les trous autant que possible : les brouillons n'ont pas de numéro, et supprimer le dernier document émis de son type dans l'année transmet son numéro au suivant — sauf pour une facture payée. Un numéro situé au milieu reste consommé, car deux factures portant le même numéro seraient pires qu'un trou.
Devis accepté ou refusé
Un devis émis apparaît dans « Documents » comme « Ouvert ». Quand votre client accepte ou refuse, vous le notez sous « Plus… » : « Marquer comme accepté » ou « Marquer comme refusé ». La ligne affiche ensuite « Accepté » ou « Refusé ».
Le statut est une note pour vous ; le devis lui-même ne change pas. Un devis refusé ne peut plus être transformé en facture. Le jour où « Valable jusqu’au » expire figure dans le calendrier de votre BusinessCloud.
- Dans la ligne du devis, cliquez sur « Plus… ».
- Choisissez « Marquer comme accepté » ou « Marquer comme refusé ».
Le devis devient une facture
« Convertir en facture » dans la ligne d'un devis émis crée un nouveau brouillon de facture — avec les mêmes postes et textes, la même devise, la même langue et la même taxe, ainsi que la même remise. Le devis reste tel quel ; il n'est pas requalifié après coup en facture.
Le nouveau brouillon n'a pas encore de date de prestation ni d'échéance de paiement. Ouvrez-le avec « Modifier », renseignez les deux, puis émettez-le.
- Sur le devis, cliquez sur « Convertir en facture ».
- Ouvrez le nouveau brouillon avec « Modifier » et renseignez « Date de prestation » et « À payer avant le ».
- Cliquez sur « Enregistrer et émettre ».
Rouvrir un document émis
Pour l'inversion de chiffres que vous remarquez tout de suite : « Rouvrir (pour modifier) » sous « Plus… » repasse le document en brouillon. Vous le modifiez avec « Modifier » et vous l'émettez à nouveau.
Le document conserve son numéro, même lors de la nouvelle émission : la version corrigée remplace l'ancienne — dans les archives comme dans le stockage de votre BusinessCloud. Tant qu'il est à l'état de brouillon, « PDF » affiche la version sur laquelle vous travaillez. Ce n'est que si la nouvelle date du document tombe dans une autre année qu'il reçoit un numéro de cette année-là. Si votre client a déjà reçu le document, l'annulation reste néanmoins la voie la plus claire : il a déjà l'ancienne version entre les mains.
Une facture payée ne peut pas être rouverte, pas plus qu'une facture annulée et sa facture d'annulation — une paire d'annulation reste telle qu'elle a été émise. Pour une facture payée, supprimez d'abord l'encaissement — voir Enregistrer un paiement.
- Sur le document, cliquez sur « Plus… », puis sur « Rouvrir (pour modifier) ».
- Cliquez sur « Modifier », corrigez et cliquez sur « Enregistrer le brouillon ».
- Émettez-le à nouveau avec « Émettre ».
Annuler
Vous annulez une facture émise par une annulation, pas en la supprimant. « Annuler » sous « Plus… » crée une facture d'annulation : avec son propre numéro et les mêmes postes de signe inverse ; la remise suit aussi, afin que les deux documents s'équilibrent. Sur le PDF, elle s'intitule « Facture d’annulation », dans la langue du document, et l'introduction mentionne la facture annulée.
Les deux documents restent en place ; l'ancienne facture affiche ensuite « Annulée », la nouvelle « Facture d’annulation ». Rien n'est supprimé, et aucun des deux ne peut ensuite être rouvert. La facture d'annulation est archivée et placée dans vos fichiers comme toute facture émise, et Invoice retire de votre calendrier l'échéance de paiement de l'ancienne facture.
Chaque facture ne peut être annulée qu'une seule fois. Une facture d'annulation, elle, ne s'annule pas — si la facture doit finalement être valable, créez-la à nouveau. Les devis et les brouillons n'ont pas besoin d'annulation.
- Sur la facture, cliquez sur « Plus… », puis sur « Annuler ».
- Validez la demande de confirmation.
Supprimer un document
Invoice est un outil pour rédiger des documents, pas un système de caisse : vous pouvez supprimer même un document émis, avec « Supprimer » sous « Plus… » et une demande de confirmation. Cette action est irréversible. Pour une facture que votre client a déjà, l'annulation est la voie la plus propre.
S'il s'agissait du dernier document émis de son type dans l'année et qu'il n'était pas payé, le document suivant reçoit son numéro ; sinon, le numéro reste consommé. L'événement et la copie PDF dans votre BusinessCloud restent en place — c'est à vous de les y supprimer.
Une facture annulée et sa facture d'annulation vont ensemble et ne peuvent être supprimées qu'ensemble : la demande de confirmation mentionne les deux numéros, puis les deux disparaissent. Vous pouvez aussi supprimer un devis même si vous en avez déjà fait une facture — la facture reste.
La conservation de vos documents vous incombe. Avec Tout télécharger, vous disposez à tout moment de votre propre copie.
- Sur le document, cliquez sur « Plus… », puis sur « Supprimer ».
- Validez la demande de confirmation.