Archivos y multimedia.

Subir archivos y crear carpetas

En «Archivos» está todo lo que guardas. Lo nuevo entra por el botón «Nuevo», arriba a la izquierda: «Subir archivos» trae archivos desde tu dispositivo, y «Subir carpeta», una carpeta entera con su contenido. También puedes simplemente arrastrar archivos desde la ventana de carpetas a la lista.

Con «Nueva carpeta», en el mismo menú, creas una carpeta. La barra de ruta encima de la lista muestra dónde estás; un clic en una de sus carpetas te lleva de vuelta allí.

1. 1Abre «Archivos» en BusinessCloud.
2. 2Haz clic en «Nuevo» y elige «Nueva carpeta».
3. 3En «Nombre de la carpeta», escribe un nombre, por ejemplo «Proveedores», y haz clic en «Crear».
4. 4Abre la carpeta nueva, vuelve a hacer clic en «Nuevo» y elige «Subir archivos».

Renombrar, mover, favoritos

Cada archivo y cada carpeta tiene a la derecha los tres puntos «Acciones». Ahí encontrarás, entre otras opciones, «Renombrar», «Mover o copiar», «Descargar», «Detalles» y, según el elemento, «Eliminar archivo» o «Eliminar carpeta». Si marcas varios elementos, una acción se aplica a todos a la vez.

Con «Añadir a favoritos», un elemento recibe una estrella; después lo encuentras a la izquierda, en «Favoritos». «Reciente» muestra lo último que se ha modificado. Tus archivos aparecen como lista; arriba a la derecha, encima de ella, cambias a mosaicos y viceversa, y BusinessCloud recuerda tu elección.

1. 1Haz clic en los tres puntos del archivo y elige «Mover o copiar».
2. 2Selecciona la carpeta de destino, por ejemplo «Proveedores».
3. 3Haz clic en «Mover a Proveedores» o «Copiar a Proveedores».

Compartir por enlace

Un archivo o una carpeta entera los compartes con un enlace para compartir. Quien tenga el enlace ve el contenido en el navegador y puede descargarlo, sin necesidad de una cuenta de KENJTEC. El enlace lo envías tú mismo, por correo electrónico o por chat.

En el menú del enlace (los tres puntos de al lado), en «Personalizar enlace» decides qué permite el enlace; según el idioma configurado, el nombre de esta opción puede variar. El valor predeterminado es «Solo lectura». En «Ajustes avanzados» proteges el enlace con una contraseña, haces que caduque el día que elijas con «Fijar fecha de caducidad», y «Ocultar descarga» quita el botón de descarga. «No compartir» invalida un enlace al instante; para varios destinatarios, creas uno propio para cada uno con «Añadir otro enlace».

Los enlaces que has creado aparecen a la izquierda, en «Compartidos» → «Compartido por enlace». Directamente solo compartes con personas de tu empresa, y BusinessCloud no te sugiere a nadie de otras empresas: hacia fuera, lo que compartes solo sale a través de tus enlaces.

1. 1Haz clic en los tres puntos del archivo o de la carpeta y elige «Detalles»: la barra lateral se abre en la pestaña «Compartir».
2. 2En «Recursos compartidos externos», junto a «Crear un enlace público», haz clic en el signo más («Crear un nuevo enlace compartido»).
3. 3Copia el enlace con el icono de copiar que hay al lado y pégalo en tu mensaje.
4. 4Para una contraseña o una fecha de caducidad: abre los tres puntos del enlace y elige «Personalizar enlace».
5. 5Abre «Ajustes avanzados», marca las casillas y haz clic en «Actualizar recurso compartido».

Un enlace sin contraseña sirve para cualquiera que lo conozca. Para lo confidencial, establece una contraseña y una fecha de caducidad.

Recuperar versiones anteriores

Si modificas un archivo o subes uno nuevo con el mismo nombre, BusinessCloud conserva la versión anterior. Esto también se aplica a los documentos que editas en Office. Encontrarás las versiones en la barra lateral del archivo, en «Versiones», con fecha y hora.

«Restaurar versión» convierte de nuevo una versión antigua en la actual; la que tenías no se pierde, sino que pasa a ser una versión más. En el menú de una versión también puedes descargarla o darle un nombre con «Nombrar esta versión», para reconocer más adelante un estado importante.

1. 1Haz clic en los tres puntos del archivo y elige «Detalles».
2. 2Cambia a la pestaña «Versiones».
3. 3Abre el menú de la versión que quieras y elige «Restaurar versión».

Recuperar elementos eliminados

Lo que eliminas no desaparece de inmediato. Queda a la izquierda, en «Archivos eliminados», con su ubicación original y el momento en que se eliminó. Una carpeta también se recupera desde ahí con todo su contenido.

«Recuperar» devuelve el archivo o la carpeta a su lugar anterior. «Eliminar de forma permanente» elimina un elemento para siempre: esto no se puede deshacer.

1. 1Haz clic a la izquierda en «Archivos eliminados».
2. 2En la fila del archivo, haz clic en «Recuperar».

Fotos y vídeos en «Fotos»

«Fotos» en BusinessCloud muestra todas las imágenes y vídeos de tus archivos como una línea de tiempo, con los más recientes arriba, sin importar en qué carpeta estén. A la izquierda filtras con «Fotos» o «Vídeos»; «Todos los medios» vuelve a mostrar ambos.

En «Álbumes» reúnes imágenes sin moverlas: un álbum apunta a los archivos, que se quedan en sus carpetas. Así, la misma foto puede estar en varios álbumes.

1. 1Abre «Fotos» en BusinessCloud.
2. 2Elige «Álbumes» a la izquierda y haz clic en «Nuevo álbum».
3. 3En «Nombre del álbum», escribe un nombre, por ejemplo «Carta de otoño», y haz clic en «Crear álbum».
4. 4Haz clic en «Añadir fotos a este álbum», selecciona las imágenes y haz clic en «Añadir a Carta de otoño».

Las imágenes para tu sitio web van en MediaStudio ai: allí reciben una dirección pública. BusinessCloud es tu almacenamiento privado.

Espacio de almacenamiento y carpetas de otras herramientas

Abajo a la izquierda, en «Archivos», ves cuánto almacenamiento ocupas. Cuánto almacenamiento incluye tu plan lo muestra la página de precios.

Algunas carpetas las crean para ti otras herramientas de KENJTEC. Invoice guarda cada factura y cada presupuesto emitidos como PDF en “Contabilidad”, ordenados por tipo y año; encontrarás más información en Documentos en tus archivos. Lo que guardes en MediaStudio ai con Mover a BusinessCloud acaba en la carpeta “MediaStudio”. Y el membrete de tu marca está en la carpeta “Plantillas”.

Estos archivos son tuyos como cualquier otro: puedes cambiarles el nombre, moverlos o compartirlos mediante un enlace. A la inversa, MediaStudio toma imágenes de tu BusinessCloud cuando quieres publicarlas; esto funciona en cuanto hayas abierto BusinessCloud una vez. Cómo hacerlo se explica en Publicar desde BusinessCloud.