Crear un documento nuevo
Office no es un área propia del menú, sino parte de tus archivos. Con “Nuevo” creas un “Documento”, una “Hoja de cálculo”, una “Presentación” o un “Diagrama”. Office los guarda en el formato de archivo abierto (.odt, .ods, .odp, .odg), y el archivo nuevo se abre al instante para editarlo en el navegador.
Primero, BusinessCloud te pide el nombre del archivo y propone el nombre de la entrada, por ejemplo “Documento.odt”. Si hay plantillas disponibles (por ejemplo, el membrete de tu marca), después eliges entre “Vacío” y una plantilla.
- En “Archivos”, abre la carpeta en la que debe ir el archivo.
- Haz clic en “Nuevo” y elige “Documento”.
- En “Nombre del archivo”, escribe un nombre, por ejemplo “Carta al tostadero”, y confirma.
- Si hay plantillas, elige “Vacío” o una plantilla y haz clic en “Crear”.
Editar en el navegador
Al hacer clic en un archivo de Office, se abre para editarlo, también si es un archivo de Word, Excel o PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). Las herramientas están arriba en pestañas, empezando por “Archivo”; allí guardas, imprimes o descargas el documento en otro formato, por ejemplo como PDF.
El documento se cierra arriba a la derecha. Después, el último estado queda en tus archivos, y los estados guardados se convierten en versiones; para recuperar uno anterior, usa las versiones.
- En “Archivos”, haz clic en el documento.
- Edítalo; encontrarás las herramientas en las pestañas de arriba.
- Cierra el documento arriba a la derecha cuando termines.
El membrete de tu marca
Si has creado una marca en BrandStudio ai, tu membrete con logotipo, colores y datos de la empresa está listo como plantilla: “Membrete.odt” en la carpeta “Plantillas”. Al crear un documento nuevo, lo eliges en lugar de “Vacío”. Si tu marca cambia, el membrete se actualiza; las cartas que ya hayas escrito con él se quedan como están. Todo lo demás está en Membrete para Office.
Las tipografías de tu marca
La tipografía de tu marca está disponible en la lista de fuentes de Office, incluso una tipografía que hayas subido tú en BrandStudio. Así, una carta con tu membrete se ve en el navegador tal como lo prevé tu marca.
Después de cambiar tu marca, la tipografía tarda un momento en estar disponible en Office. Si un documento ya estaba abierto, ciérralo y vuelve a abrirlo.
- Abre un documento y selecciona el texto.
- En el campo de fuente, elige la tipografía de tu marca.
Plantillas propias
Lo que necesitas una y otra vez lo creas una sola vez como plantilla: una hoja de cálculo para el inventario, una presentación para eventos. Cada archivo de la carpeta “Plantillas” se ofrece para elegir al crear un archivo nuevo de su tipo, en el formato abierto con el que Office también crea los archivos nuevos: .odt para un documento, .ods para una hoja de cálculo, .odp para una presentación, .odg para un diagrama. La plantilla en sí no cambia.
“Nuevo” no ofrece como plantilla un archivo de Word, Excel o PowerPoint. Ábrelo en Office, descárgalo en formato abierto desde “Archivo” y guarda esa versión en “Plantillas”.
Si la carpeta aún no existe, el menú “Nuevo” incluye la opción “Crear carpeta de plantillas”. Si tienes una marca en BrandStudio, la carpeta ya existe con tu membrete.
- En “Archivos”, haz clic en “Nuevo”, elige “Crear carpeta de plantillas” y confirma el nombre “Plantillas” con “Crear”, o abre la carpeta “Plantillas” si ya existe.
- Guarda en ella un archivo terminado, por ejemplo la hoja de cálculo “Plantilla inventario.ods”.
- La próxima vez que uses “Nuevo” y “Hoja de cálculo”, aparecerá como opción.