La ficha de cliente
«Clientes» en BusinessCloud muestra a cada cliente de tu empresa con su ficha: notas sobre conversaciones, seguimientos, los documentos de Invoice, proyectos, gastos, archivos, carpetas y citas vinculados, y el historial. Es la misma base de clientes que en Invoice: un cliente que crees o cambies aquí lo encontrarás allí exactamente igual; los documentos emitidos conservan su dirección.
Si ya existe un cliente con el mismo nombre, la ficha no crea un segundo sin avisar ni fusiona nada. Te muestra las coincidencias: «Abrir este cliente» toma el existente y «Crear de todos modos» crea otro de forma deliberada.
Un cliente nuevo aparece también en la libreta de direcciones; en una empresa, en la del titular. Si cambias en la ficha el nombre, la dirección o los datos de contacto, el contacto se actualiza. Al revés, no: lo que cambies en la libreta de direcciones no se traslada automáticamente a la ficha.
En «Notas» dejas constancia de las conversaciones: escribe el texto en «Nueva nota» y haz clic en «Guardar nota». Cada nota muestra quién la escribió y cuándo, y el «Historial» muestra qué ha pasado con la ficha.
- Abre «Clientes» en BusinessCloud y haz clic en «Crear cliente».
- En «Nombre del cliente o de la empresa», escribe el nombre; es el único campo obligatorio.
- Haz clic en «Crear cliente».
Seguimientos: retomar el asunto el día indicado
Un seguimiento te recuerda que debes retomar el contacto con un cliente en un día concreto, por ejemplo para preguntar por un presupuesto. Aparece como cita de todo el día en el calendario de la persona responsable y desaparece de allí en cuanto se completa. Si en la empresa trabajan varias personas, eliges en «Responsable» quién se encarga.
En la parte superior de la página, «Pendientes para ti» cuenta tus seguimientos que vencen hoy o antes. En la ficha, cada uno muestra si está vencido, vence hoy, está abierto o hecho, y si su cita aparece en el calendario. «Hecho» lo marca como completado y «Reabrir» lo recupera. La fecha, el título y la nota los cambias en la ficha, y la cita se actualiza; lo que cambies en la cita del calendario no se traslada al seguimiento.
- Abre la ficha de cliente y haz clic en «Crear seguimiento».
- En «¿De qué se trata?», describe brevemente el asunto, por ejemplo «Preguntar por el presupuesto de la fiesta de Navidad», y elige el día en «Fecha de vencimiento».
- Haz clic en «Crear seguimiento».
Fichas de proyecto
Un proyecto reúne todo lo que pertenece a un encargo, por ejemplo, el catering de una boda. La ficha del proyecto tiene un cliente, un estado («Planificado», «En curso», «En pausa» o «Terminado»), una fecha de inicio y una fecha objetivo, y las personas de tu empresa que colaboran en él.
Se vinculan un tablero de Deck con las tareas, archivos, carpetas, eventos, los documentos del cliente de Invoice y gastos, siempre como referencia, nunca como copia. El original se queda donde está, y «Quitar vínculo» solo quita la referencia. Si un original se ha eliminado o ya no está compartido contigo, el vínculo indica «Ya no existe» o «No disponible para ti». Los documentos se vinculan con «Vincular documento»; para ello, el proyecto necesita un cliente.
Cuando un proyecto ha terminado, lo quitas de la lista con «Archivar»; no se elimina nada. «Mostrar archivo» muestra los proyectos archivados y «Recuperar» recupera uno. «Eliminar proyecto» solo puede usarlo la administración: elimina la ficha con sus vínculos y su historial, pero ningún archivo, evento, tablero ni documento; los gastos solo pierden su asignación al proyecto.
- Abre «Proyectos» en BusinessCloud y haz clic en «Crear proyecto».
- Introduce un nombre en «Nombre del proyecto», elige el cliente y el estado, y haz clic en «Crear proyecto».
- En la ficha del proyecto, conecta lo que le corresponde con «Conectar tablero de Deck», «Vincular archivo», «Vincular carpeta» o «Vincular evento».
Gastos con su comprobante
En «Gastos» registras facturas de proveedores y recibos con su comprobante: proveedor o descripción, fecha del comprobante, número del comprobante, importe, moneda y una categoría con el nombre que quieras; si lo deseas, también con cliente y proyecto. Esto no es contabilidad: ni IVA soportado ni conciliación bancaria.
Subes el comprobante («Subir un archivo»: PDF, formatos de imagen habituales o XML, hasta 20 MB) o lo tomas de BusinessCloud con «Elegir de tus archivos». Un comprobante subido va a parar a la carpeta compartida de tu empresa, en «Comprobantes» y el año; sin empresa, a tus propios archivos. Un comprobante de tus archivos se queda donde está; el gasto solo remite a él.
Escribes el importe como se escribe donde estás; el gasto conoce los decimales de cada moneda: el yen no tiene ninguno y el dinar kuwaití tiene tres. Los totales se calculan por moneda, nunca sumando monedas distintas.
«Desvincular» solo separa el comprobante del gasto y «Eliminar gasto» solo elimina el gasto; en ambos casos, el archivo del comprobante se queda en la nube.
- Abre «Gastos» en BusinessCloud y haz clic en «Registrar gasto».
- Introduce el proveedor, la fecha del comprobante y el importe, y elige la moneda.
- En «Comprobante», elige «Subir un archivo» o «Elegir de tus archivos».
- Haz clic en «Registrar gasto».
Varias personas en las mismas fichas
Todos en tu empresa trabajan con los mismos clientes, proyectos y gastos. Cada persona puede crear y modificar clientes, escribir notas, crear seguimientos y proyectos, vincular, archivar proyectos y registrar gastos. Solo la administración puede modificar o eliminar notas y gastos ajenos, eliminar seguimientos ajenos, eliminar proyectos y usar «Descargar todo»; los botones que no puedes usar ni siquiera los ves.
Si dos personas guardan la misma ficha con poco tiempo de diferencia, nadie sobrescribe al otro sin avisar. Quien guarda en segundo lugar lee «Alguien lo ha cambiado mientras tanto. Vuelve a cargar y revisa el cambio.», ve los campos que difieren y elige «Usar la versión guardada», o bien «Conservar mis datos» y vuelve a guardar.
«Descargar todo» descarga notas, seguimientos, gastos, proyectos, vínculos y el historial como hojas de cálculo en un archivo ZIP. Los archivos de comprobantes se quedan en la nube; los clientes y los documentos te los llevas con Descargar todo en Invoice.