Añadir una cita
En “Calendario”, haz clic en un hueco libre de la vista semanal o mensual, o en “Evento” arriba a la izquierda. Se abre una pequeña ventana: título, inicio y fin, “Todo el día” si hace falta; después, “Guardar”.
“Más detalles” abre la cita completa. Allí añades el lugar y la descripción, haces que una cita se repita periódicamente o adjuntas un archivo de tus archivos. Arriba cambias la vista entre día, semana, mes, año y lista; “Hoy” vuelve al día actual.
En los detalles de una cita también puedes añadirle un recordatorio. Aparece como notificación en BusinessCloud, con unos minutos de retraso.
- Abre “Calendario” en BusinessCloud.
- En la vista semanal, haz clic en el día y la hora.
- En “Título”, escribe un título, por ejemplo “Cata del nuevo tueste”.
- Haz clic en “Guardar”.
Crear más calendarios
Tu primer calendario se llama “Personal”. Puedes crear otros para todo lo que quieras ver por separado: un plan de turnos, eventos, entregas. Cada calendario tiene su propio color; al hacer clic en su entrada en la columna izquierda, ocultas sus citas y vuelves a mostrarlas.
El calendario al que pertenece una cita se elige en la propia cita. Para traer citas desde un archivo de calendario de otro programa, usa “Importar calendarios” en “Configuración del calendario”, abajo a la izquierda.
- En la columna izquierda, haz clic en el signo más (“Añadir nuevo”) junto a “Mis calendarios”.
- Elige “Nuevo calendario”.
- Escribe un nombre, por ejemplo “Plan de turnos”, y confirma con la tecla Intro.
Mostrar un calendario mediante un enlace
Puedes compartir un calendario para que otros lo vean mediante un enlace: por ejemplo, el plan de turnos con tu equipo o los eventos con tus clientes habituales. Quien abre el enlace ve las citas en el navegador; no puede cambiar nada.
En el mismo lugar hay otras dos opciones: “Copiar enlace de suscripción” proporciona una dirección que otras personas añaden a su propio programa de calendario para ver allí tus citas. “Copiar código de insercción” te da un fragmento de código con el que el calendario aparece en un sitio web. “Eliminar enlace compartido” invalida el enlace.
- En la columna izquierda, abre los tres puntos del calendario y elige “Editar y compartir calendario”.
- Junto a “Compartir enlace”, haz clic en el signo más.
- Copia el enlace con “Copiar enlace público” y envíalo.
El enlace funciona para cualquiera que lo conozca. Por eso, comparte solo calendarios cuyas citas pueda ver todo el mundo; lo privado va en un calendario aparte.
Permitir reservar citas
Con la reserva de citas, tus clientes reservan ellos mismos una cita contigo a través de una página que muestra tus horas libres: para una consulta, una recogida, una primera conversación. Forma parte de tu calendario: “Citas” en BusinessCloud lo abre, y a la izquierda, en “Programación de citas”, están tus páginas de reserva.
Para cada página defines cuánto dura una cita, en qué calendario se guardan las citas reservadas y en qué horarios se puede reservar. La página no ofrece las horas ocupadas en ese calendario ni en los calendarios que selecciones para detectar conflictos.
Tu invitado elige una hora libre, introduce su nombre y su dirección de correo electrónico y hace clic en “Reservar cita”. Después recibe un correo con un enlace; solo cuando confirma la cita con él, aparece en tu calendario. Cada hora solo puede reservarla una persona. BusinessCloud envía los correos por ti; no tienes que configurar nada para ello.
Tu invitado no puede cancelar ni cambiar la cita por su cuenta: responde al correo, la respuesta te llega a ti y tú te encargas de ello en tu calendario. Si termina tu plan, tus páginas de reserva dejan de responder, igual que tus otros enlaces públicos.
- Abre “Citas” en BusinessCloud.
- A la izquierda, en “Programación de citas”, haz clic en “Crear nuevo”.
- En “Nombre de la cita”, escribe un nombre, por ejemplo “Asesoramiento de catering”, y elige “Duration (minutes)”, “Booking calendar” y, en “Booking availability”, las horas en las que se puede reservar.
- Haz clic en “Guardar”.
- Abre los tres puntos de la programación de citas, elige “Copiar enlace” y comparte el enlace.
Plazos de Invoice
Si emites en Invoice una factura con plazo de pago, el plazo aparece en tu calendario como cita de todo el día, con el número de documento y el importe; en el caso de un presupuesto, el día en que vence. En la cita, unos enlaces te llevan de vuelta a Invoice, y el PDF del documento va adjunto. No tienes que configurar nada para ello; todo lo demás está en Plazos en el calendario.
Crear y mantener contactos
En “Contactos” está tu libreta de direcciones: para clientes, proveedores, tu equipo y todas las personas con las que trata tu empresa. “Nuevo contacto” crea una entrada; el nombre, la empresa, el teléfono, la dirección de correo electrónico y la dirección postal los introduces directamente.
Un contacto existente lo cambias con “Editar” y “Guardar”. Para traer una libreta de direcciones completa de otro programa, usa “Importar contactos” en “Ajustes de contactos”, abajo a la izquierda, con un archivo vCard (.vcf), como los que exportan la mayoría de las libretas de direcciones y teléfonos.
- Abre “Contactos” en BusinessCloud.
- Haz clic en “Nuevo contacto”.
- Introduce el nombre, la empresa, el teléfono y la dirección de correo electrónico y haz clic en “Guardar”.
Grupos, y el grupo “Clientes”
Los grupos ordenan tu libreta de direcciones: un contacto puede estar en varios, por ejemplo en “Proveedores” y “Prensa”. En la columna izquierda creas grupos nuevos en “Grupos de contactos” y ves con un clic quién pertenece a cada uno.
Invoice llena el grupo “Clientes”: cada cliente nuevo que crees allí aparece con su nombre, dirección de correo electrónico y dirección postal en este grupo de tu libreta de direcciones. A la inversa, en Invoice puedes usar contactos en lugar de volver a escribirlos; consulta Clientes de la libreta de direcciones.
- Abre el contacto y haz clic en “Editar”.
- En el campo “Grupos de contactos”, elige el grupo.
- Haz clic en “Guardar”.