Invitar a personas a tu empresa
Tu equipo trabaja contigo en tu BusinessCloud con su propia cuenta de KENJTEC: con los mismos clientes, proyectos, gastos y documentos. Las invitaciones se envían desde el panel, en «Empresa y equipo». Allí también das nombre a la empresa, en «Nombre de la empresa»; solo lo ve tu propio equipo.
Las plazas y el almacenamiento vienen de tu plan. En «Plazas y almacenamiento» ves cuántas plazas están ocupadas (una de ellas es la tuya), cuánto almacenamiento tiene tu plan en total y cuánto queda por repartir. Cada persona recibe su parte; el resto se queda contigo. Si tu plan solo tiene una plaza, se indica allí, y «Contratar un plan» te lleva a los planes.
Cada invitación lleva un rol. Con «Miembro del equipo» se trabaja con clientes, proyectos, gastos y borradores de documentos; con «Administración», además, se emiten documentos y se incorpora a personas. Quién forma parte de la administración lo decides solo tú, como titular.
Tras el envío, el panel muestra el enlace de la invitación; si el correo no llega, lo compartes tú mismo con «Copiar enlace». Hasta que alguien la acepta, la invitación ocupa una plaza; en «Invitaciones pendientes» la retiras con «Retirar».
- Abre tu panel y elige «Empresa y equipo».
- En «Invitar a personas», introduce la «Dirección de correo» y elige el «Rol» y el «Almacenamiento (GB)».
- Haz clic en «Enviar invitación».
Una invitación es válida durante siete días y solo para la dirección a la que se envió: tener el mismo dominio de correo no convierte a nadie en miembro de tu empresa.
Aceptar una invitación
Si alguien te ha invitado, recibes un correo con un enlace. Lleva a una página que muestra quién te invita, a qué empresa, con qué rol y hasta cuándo es válida la invitación. No necesitas ninguna tarjeta para ello: tu plaza ya está pagada.
Solo puedes aceptarla con exactamente la dirección a la que se envió la invitación. Si aún no tienes cuenta de KENJTEC, crea una con «Crear cuenta» y confirma el código del correo; después vuelves a la invitación. Una cuenta con plan propio tiene su propia oficina: para colaborar en una empresa, usa una segunda cuenta. Y solo colaboras en una única empresa a la vez.
En la BusinessCloud de la empresa hay una carpeta compartida con su nombre. Lo que alguien pone en ella lo ven todos en la empresa, y se queda allí aunque esa persona se vaya más adelante. Puedes compartir directamente con todos los de la empresa.
- Abre el enlace del correo de invitación.
- Si no has iniciado sesión, haz clic en «Iniciar sesión», o en «Crear cuenta» si aún no tienes cuenta.
- Haz clic en «Aceptar invitación».
- Haz clic en «Abrir BusinessCloud».
Cambiar el almacenamiento y dejar marchar a alguien
En «En tu empresa» aparecen todas las personas que colaboran, con su rol y el día desde el que forman parte. Allí cambias el almacenamiento de una persona (y, como titular, también su rol) y lo confirmas con «Guardar». La administración cambia el almacenamiento de las personas con el rol «Miembro del equipo»; los roles solo los asigna el titular.
Cuando alguien se va, lo quitas de la empresa y eliges quién se hace cargo de lo que posee en BusinessCloud: tú mismo o alguien que se queda. Se traspasan archivos, tableros, listas, votaciones y equipos, nunca como copia; los calendarios, los contactos y las reservas de citas se quedan con la persona. Después, «Traspasos» muestra lo que ha llegado en cada área.
Con el rol «Miembro del equipo» también puedes irte tú: en «Empresa y equipo», con «Abandonar la empresa» y «Sí, abandonar la empresa». Tu cuenta de KENJTEC se mantiene; lo que creaste en la empresa se queda en la empresa, y lo que posees en BusinessCloud pasa al titular.
Si cambias a un plan con menos plazas, nadie pierde su condición de miembro. Pero en BusinessCloud solo entran tantas personas como plazas haya: las que se unieron primero; las demás aparecen en la lista con «sin plaza». Sin un plan con BusinessCloud, nadie entra en la empresa; no se pierde nada.
- En «En tu empresa», haz clic en «Quitar de la empresa» junto a la persona.
- Elige a quién pasa lo que posee en BusinessCloud.
- Haz clic en «Sí, quitar de la empresa».
Tu empresa queda separada de las demás
En BusinessCloud trabajan muchas empresas, y ninguna ve a las demás. Allí donde buscas personas (al compartir archivos y calendarios, en los equipos, en la base de conocimiento, las listas y las votaciones), solo encuentras personas de tu empresa, y solo con ellas compartes directamente. A la inversa, nadie de otra empresa te encuentra a ti, a tus compañeros ni a vuestros equipos.
Si trabajas solo, tu empresa eres solo tú: entonces no puedes compartir directamente con nadie. Hacia fuera, compartes archivos y carpetas con un enlace para compartir, tengas empresa o no.
Los nombres de los equipos y de las áreas de conocimiento valen para todo BusinessCloud. Si se te indica que un nombre ya está ocupado aunque no lo veas en ninguna parte de tu empresa, lo lleva un equipo de otra empresa. Elige entonces otro, por ejemplo con el nombre de tu empresa delante.