Plazos en el calendario
Cuando emites una factura con «Pagar antes del», Invoice anota el plazo como evento de todo el día en tu calendario de BusinessCloud, con el número y el importe en el título; tres días antes, el calendario te lo recuerda. En un presupuesto, el evento marca el día en que vence «Válido hasta».
En la vista detallada del evento va adjunto el PDF del documento, y la descripción incluye enlaces de vuelta a Invoice: uno que abre el documento y resalta su fila y, en las facturas, otro que abre directamente el recordatorio de pago, en cuanto la factura está vencida.
Si vuelves a emitir un documento después de reabrirlo, Invoice sustituye su evento. Si alguna vez falla la anotación, el documento queda emitido de todos modos.
- Abre el calendario en BusinessCloud y haz clic en el evento.
- Abre la vista detallada del evento.
- Haz clic en el enlace al documento o al recordatorio de pago, o en el PDF adjunto.
Documentos en tus archivos
Al emitir un documento, Invoice guarda una copia del PDF en tus archivos: las facturas en «Contabilidad/Facturas/<año>» y los presupuestos en «Contabilidad/Presupuestos/<año>», con el número del documento como nombre. Las carpetas toman el idioma que tiene tu BusinessCloud cuando se guarda el primer documento y conservan ese nombre después, para que la carpeta nunca se divida en dos. Así puedes pasar fácilmente la carpeta a tu asesoría fiscal.
Esta copia es tuya: puedes moverla, cambiarle el nombre o eliminarla. El original se queda en el archivo de Invoice, y «PDF» en la lista de documentos siempre abre ese. Las facturas de anulación también acaban aquí, junto a la factura que anulan.
Papel con membrete para Office
A partir de tu marca, Invoice crea un papel con membrete para el procesador de textos de BusinessCloud: logotipo, nombre de la empresa en tu color de acento y tipografía de títulos con una línea debajo, el remite encima del campo de dirección y un pie de página con dirección, contacto y las líneas adicionales de tu marca. Siempre que es posible, la tipografía de tu marca también va incluida en el archivo. El área de texto está vacía: la carta es tuya.
El archivo se llama «Briefbogen.odt» —«Letterhead.odt» en un idioma distinto del alemán— y está en tu carpeta de plantillas. En Archivos aparece en «Neu → Dokument» como plantilla para elegir. Incluye estilos de párrafo con tu marca —encabezados, título, subtítulo, cita y cuerpo de texto— y los estilos de carácter «KENJTEC Akzent» y «KENJTEC Nebentext».
Invoice renueva el papel con membrete cuando tu marca ha cambiado: en cada inicio de sesión, al abrir Invoice y antes de que elijas una plantilla; si lo has eliminado, Invoice lo vuelve a crear. Sin marca no hay papel con membrete, y si tienes varias, lleva la elegida para los documentos. La tarjeta «Membrete en Office» de los ajustes indica dónde está y te lleva allí con «Abrir carpeta de plantillas».
- Abre Archivos en BusinessCloud y haz clic en «Neu».
- Elige «Dokument» y, como plantilla, el papel con membrete.
- Escribe tu carta.
Descargar todo
“Descargar todo”, arriba a la derecha en Invoice, descarga un archivo ZIP: los documentos emitidos en PDF, ordenados en “Rechnungen” y “Presupuestos” y por año, junto con dos tablas: “belege.csv”, con todos los documentos, incluidos los borradores, y “kunden.csv”, con tus clientes. Las tablas usan el punto y coma como separador y se pueden abrir en una hoja de cálculo.
Un archivo LIESMICH incluido en el archivo comprimido te recuerda que eres tú quien debe conservar tus documentos. El botón está siempre visible, no solo cuando cancelas tu suscripción.
- Haz clic en “Descargar todo”, arriba a la derecha.
- Guarda el archivo comprimido en un lugar propio.