Bestanden en media.

Bestanden uploaden en mappen aanmaken

In “Bestanden” staat alles wat je opslaat. Nieuwe dingen voeg je toe via de knop “nieuw” linksboven: “Bestanden uploaden” haalt bestanden van je apparaat, “Map uploaden” een hele map met inhoud. Je kunt bestanden ook gewoon vanuit je mapvenster naar de lijst slepen.

Met “Nieuwe map” in hetzelfde menu maak je een map aan. De padbalk boven de lijst toont waar je nu bent; een klik op een map daarin brengt je terug.

1. 1Open “Bestanden” in BusinessCloud.
2. 2Klik op “nieuw” en kies “Nieuwe map”.
3. 3Voer onder “Mapnaam” een naam in, bijvoorbeeld “Leveranciers”, en klik op “Creëer”.
4. 4Open de nieuwe map, klik weer op “nieuw” en kies “Bestanden uploaden”.

Naam wijzigen, verplaatsen, favorieten

Elk bestand en elke map heeft rechts de drie puntjes “Acties”. Daar staan onder meer “Naam wijzigen”, “Verplaats of kopieer”, “Downloaden”, “Details” en — afhankelijk van het item — “Verwijder bestand” of “Map verwijderen”. Vink je meerdere items aan, dan geldt een actie voor allemaal tegelijk.

Met “Aan favorieten toevoegen” krijgt een item een ster; links vind je het dan onder “Favorieten”. “Recent” toont wat het laatst is gewijzigd. Je bestanden staan als lijst; rechts boven de lijst schakel je over naar tegels en weer terug, en BusinessCloud onthoudt je keuze.

1. 1Klik bij het bestand op de drie puntjes en kies “Verplaats of kopieer”.
2. 2Kies de doelmap, bijvoorbeeld “Leveranciers”.
3. 3Klik op “Verplaatsen naar Leveranciers” of “Kopiëren naar Leveranciers”.

Via een link doorgeven

Een bestand of een hele map geef je door met een deellink. Wie de link heeft, ziet de inhoud in de browser en kan die downloaden — zonder account bij KENJTEC. De link verstuur je zelf, per e-mail of in de chat.

In het menu van de link — de drie puntjes ernaast — leg je onder “Bewerk link” vast wat er met de link kan. Standaard is “Alleen bekijken”. Onder “Geavanceerde instellingen” beveilig je de link met een wachtwoord, laat je hem met “Stel vervaldatum in” aflopen op een dag naar keuze, en “Verberg download” haalt de downloadknop weg. “Delen stoppen” maakt een link meteen ongeldig; voor meerdere ontvangers maak je met “Nog een link toevoegen ” voor elk een eigen link aan.

Welke links je hebt uitgegeven, zie je links onder “Shares” → “Gedeeld via een link”. Direct deel je alleen met mensen uit je bedrijf, en BusinessCloud stelt je niemand uit andere bedrijven voor — naar buiten gaat wat je deelt alleen via je links.

1. 1Klik bij het bestand of de map op de drie puntjes en kies “Details” — de zijbalk opent op het tabblad “Delen”.
2. 2Klik onder “Extern delen” bij “Creëer openbare link” op het plusteken (“Creëer een nieuwe deellink”).
3. 3Kopieer de link met het kopieerpictogram ernaast en plak hem in je bericht.
4. 4Voor een wachtwoord of vervaldatum: open de drie puntjes bij de link en kies “Bewerk link”.
5. 5Open “Geavanceerde instellingen”, zet de vinkjes en klik op “Update share”.

Een link zonder wachtwoord werkt voor iedereen die hem kent. Stel voor vertrouwelijke zaken een wachtwoord en een vervaldatum in.

Eerdere versies terughalen

Wijzig je een bestand of upload je een nieuw bestand met dezelfde naam, dan bewaart BusinessCloud de vorige versie. Dat geldt ook voor documenten die je in Office bewerkt. Je vindt de versies in de zijbalk van het bestand onder “Versies”, met datum en tijd.

“Herstel versie” maakt een oudere versie weer de huidige; de vorige gaat daarbij niet verloren, maar wordt zelf een versie. In het menu van een versie kun je die ook downloaden of met “Geef deze versie een naam” een naam geven, zodat je een belangrijke stand terugherkent.

1. 1Klik bij het bestand op de drie puntjes en kies “Details”.
2. 2Ga naar het tabblad “Versies”.
3. 3Open bij de gewenste versie het menu en kies “Herstel versie”.

Verwijderde items terughalen

Wat je verwijdert, is niet meteen weg. Het staat links onder “Verwijderde bestanden”, met de oorspronkelijke locatie en het tijdstip van verwijderen. Ook een map komt daarvandaan met inhoud en al terug.

“Herstellen” zet een bestand of map terug op de oude plek. “Permanent verwijderen” verwijdert een item voorgoed — dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

1. 1Klik links op “Verwijderde bestanden”.
2. 2Klik in de rij van het bestand op “Herstellen”.

Foto's en video's onder “Foto's”

“Foto's” in BusinessCloud toont alle afbeeldingen en video's uit je bestanden als tijdlijn, de nieuwste bovenaan — ongeacht in welke map ze staan. Links beperk je de weergave met “Foto's” of “Video's”; “Alle media” toont weer beide.

Onder “Albums” stel je afbeeldingen samen zonder ze te verplaatsen: een album verwijst naar de bestanden, die in hun mappen blijven. Zo kan dezelfde foto in meerdere albums staan.

1. 1Open “Foto's” in BusinessCloud.
2. 2Kies links “Albums” en klik op “Nieuw album”.
3. 3Voer onder “Naam van het album” een naam in, bijvoorbeeld “Seizoenskaart herfst”, en klik op “Album aanmaken”.
4. 4Klik op “Foto's toevoegen aan dit album”, selecteer de afbeeldingen en klik op “Toevoegen aan Seizoenskaart herfst”.

Afbeeldingen voor je website horen in MediaStudio ai: daar krijgen ze een openbaar adres. BusinessCloud is je privéopslag.

Opslagruimte en mappen van andere tools

Linksonder in “Bestanden” staat hoeveel opslag je gebruikt. Hoeveel opslag bij je pakket hoort, zie je op de prijspagina.

Sommige mappen worden voor je aangemaakt door andere KENJTEC-tools. Invoice slaat elke uitgegeven factuur en elke offerte als pdf op onder “Boekhouding”, geordend op soort en jaar — meer daarover onder Documenten in je bestanden. Wat je in MediaStudio ai met Naar BusinessCloud verplaatsen opslaat, komt terecht in de map “MediaStudio”. En het briefpapier van je merk staat in de map “Sjablonen”.

Deze bestanden zijn van jou, net als alle andere: je kunt ze hernoemen, verplaatsen of via een link doorgeven. Andersom haalt MediaStudio afbeeldingen uit je BusinessCloud als je ze wilt publiceren — dat kan zodra je BusinessCloud één keer hebt geopend; hoe dat werkt, staat onder Vanuit BusinessCloud publiceren.