Een nieuw document aanmaken
Office is geen apart onderdeel in het menu, maar deel van je bestanden. Via “Nieuw” maak je een “Document”, een “Werkblad”, een “Presentatie” of een “Diagram” aan. Office slaat ze op in het open bestandsformaat (.odt, .ods, .odp, .odg), en het nieuwe bestand opent meteen in de browser, klaar om te bewerken.
Eerst vraagt BusinessCloud om de bestandsnaam en stelt de naam van het item voor, bijvoorbeeld “Document.odt”. Zijn er sjablonen beschikbaar — zoals het briefpapier van je merk —, dan kies je daarna tussen “Leeg” en een sjabloon.
- Open in “Bestanden” de map waarin het bestand moet komen.
- Klik op “Nieuw” en kies “Document”.
- Voer onder “Bestandsnaam” een naam in, bijvoorbeeld “Brief aan de branderij”, en bevestig.
- Zijn er sjablonen, kies dan “Leeg” of een sjabloon en klik op “Aanmaken”.
Bewerken in de browser
Met een klik op een Office-bestand open je het om te bewerken — ook bestanden uit Word, Excel of PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). De gereedschappen staan bovenaan in tabbladen, te beginnen met “Bestand”; daar sla je het document op, druk je het af of download je het in een ander formaat, bijvoorbeeld als pdf.
Rechtsboven sluit je het document. Daarna staat de laatste stand in je bestanden, en opgeslagen tussenstanden worden versies — een eerdere haal je terug via de versies.
- Klik in “Bestanden” op het document.
- Bewerk het; de gereedschappen vind je in de tabbladen bovenaan.
- Sluit het document rechtsboven als je klaar bent.
Het briefpapier van je merk
Heb je in BrandStudio ai een merk aangemaakt, dan staat je briefpapier met logo, kleuren en bedrijfsgegevens klaar als sjabloon: “Briefbogen.odt” in de map “Sjablonen”. Bij het aanmaken van een nieuw document kies je het in plaats van “Leeg”. Verandert je merk, dan wordt het briefpapier meegewijzigd; brieven die je er al mee hebt geschreven, blijven zoals ze zijn. Al het andere staat onder Briefpapier voor Office.
De lettertypen van je merk
Het lettertype van je merk staat in Office in de lettertypekeuze — ook een lettertype dat je zelf in BrandStudio hebt geüpload. Zo ziet een brief op je briefpapier er in de browser uit zoals je merk het voorschrijft.
Na een wijziging aan je merk duurt het even voordat het lettertype in Office beschikbaar is. Een document dat al open was, sluit je dan en open je opnieuw.
- Open een document en selecteer de tekst.
- Kies in het lettertypeveld het lettertype van je merk.
Eigen sjablonen
Wat je steeds weer nodig hebt, maak je één keer aan als sjabloon: een werkblad voor de inventaris, een presentatie voor evenementen. Elk bestand in de map “Sjablonen” verschijnt ter keuze wanneer je een nieuw bestand van dat type aanmaakt — in het open formaat waarin Office ook nieuwe bestanden aanmaakt: .odt voor een document, .ods voor een werkblad, .odp voor een presentatie, .odg voor een diagram. Het sjabloon zelf blijft daarbij ongewijzigd.
“Nieuw” biedt een bestand uit Word, Excel of PowerPoint niet als sjabloon aan. Open het in Office, download het onder “Bestand” in het open formaat en zet die versie in “Sjablonen”.
Bestaat de map nog niet, dan staat in het menu “Nieuw” het item “Nieuwe sjablonenmap”. Heb je in BrandStudio een merk, dan is de map er al, met je briefpapier.
- Klik in “Bestanden” op “Nieuw”, kies “Nieuwe sjablonenmap” en bevestig de naam “Sjablonen” met “Aanmaken” — of open de map “Sjablonen” als die al bestaat.
- Zet er een kant-en-klaar bestand in, bijvoorbeeld het werkblad “Inventaris sjabloon.ods”.
- De volgende keer dat je “Nieuw” en “Werkblad” gebruikt, staat het ter keuze.