Vervaldatums in de agenda
Geef je een factuur met “Te betalen vóór” uit, dan zet Invoice de vervaldatum als hele-dag-afspraak in je agenda in de BusinessCloud, met nummer en bedrag in de titel; drie dagen van tevoren herinnert de agenda je eraan. Bij een offerte staat daar de dag waarop “Geldig tot” afloopt.
In de uitgebreide weergave van de afspraak is de pdf van het document bijgevoegd, en de beschrijving bevat links terug naar Invoice: één die het document opent en de rij ervan markeert, en bij facturen één die direct de betalingsherinnering opent — zodra de factuur achterstallig is.
Geef je een document na het heropenen opnieuw uit, dan vervangt Invoice de afspraak ervan. Lukt het toevoegen een keer niet, dan blijft het document toch uitgegeven.
- Open in de BusinessCloud de agenda en klik op de afspraak.
- Open de uitgebreide weergave van de afspraak.
- Klik op de link naar het document of naar de betalingsherinnering — of op de bijgevoegde pdf.
Documenten in je bestanden
Bij het uitgeven zet Invoice een kopie van de pdf in je bestanden: facturen onder “Boekhouding/Facturen/<jaar>”, offertes onder “Boekhouding/Offertes/<jaar>”, genoemd naar het documentnummer. De mappen krijgen de taal die je BusinessCloud heeft wanneer het eerste document wordt opgeslagen, en houden die naam daarna, zodat de map nooit in tweeën wordt gesplitst. Zo geef je de map eenvoudig door aan je belastingadviseur.
Deze kopie is van jou: je mag haar verplaatsen, hernoemen of verwijderen. Het origineel blijft in het archief van Invoice, en “PDF” in de documentenlijst opent altijd dat origineel. Ook creditfacturen komen hier terecht, naast de factuur die ze annuleren.
Briefpapier voor Office
Op basis van je merk maakt Invoice briefpapier voor de tekstverwerker in de BusinessCloud: logo, bedrijfsnaam in je accentkleur en titellettertype met een lijn eronder, het retouradres boven het adresvak en een voettekst met adres, contactgegevens en de extra regels van je merk. Waar mogelijk zit ook het lettertype van je merk in het bestand. Het tekstgedeelte is leeg — de brief is van jou.
Het bestand heet “Briefbogen.odt” — in een andere taal dan Duits “Letterhead.odt” — en staat in je sjablonenmap. In je bestanden staat het onder “Neu → Dokument” als sjabloon om uit te kiezen. Het bevat alineastijlen in je merk — koppen, titel, ondertitel, citaat en platte tekst — en de tekenstijlen “KENJTEC Akzent” en “KENJTEC Nebentext”.
Invoice vernieuwt het briefpapier als je merk is gewijzigd: bij elke aanmelding, bij het openen van Invoice en voordat je een sjabloon kiest; heb je het verwijderd, dan maakt Invoice het opnieuw aan. Zonder merk is er geen briefpapier, en heb je er meerdere, dan draagt het het merk dat voor documenten is gekozen. De kaart “Briefpapier in Office” in de instellingen geeft aan waar het staat en brengt je er met “Sjabloonmap openen” naartoe.
- Open in de BusinessCloud de bestanden en klik op “Neu”.
- Kies “Dokument” en als sjabloon het briefpapier.
- Schrijf je brief.
Alles downloaden
Met “Alles downloaden” rechtsboven in Invoice download je een ZIP-archief: de uitgegeven documenten als pdf, gesorteerd op “Rechnungen” en “Offertes” en per jaar, plus twee tabellen: “belege.csv” met alle documenten inclusief concepten en “kunden.csv” met je klanten. De tabellen gebruiken een puntkomma als scheidingsteken en zijn te openen in een spreadsheetprogramma.
Een LIESMICH in het archief herinnert je eraan dat je je documenten zelf bewaart. De knop is altijd zichtbaar — niet pas wanneer je opzegt.
- Klik rechtsboven op “Alles downloaden”.
- Bewaar het archief op een eigen locatie.