Het klantdossier
“Klanten” in BusinessCloud toont elke klant van je bedrijf met zijn dossier: notities over gesprekken, opvolgingen, de documenten uit Invoice, projecten, uitgaven, gekoppelde bestanden, mappen en afspraken, en de geschiedenis. Het is hetzelfde klantenbestand als in Invoice — een klant die je hier aanmaakt of wijzigt, vind je daar precies zo terug; uitgegeven documenten behouden hun adres.
Bestaat er al een klant met dezelfde naam, dan maakt het dossier niet stilletjes een tweede aan en voegt het ook niets samen. Het toont je de overeenkomsten: “Deze klant openen” neemt de bestaande klant, “Toch aanmaken” maakt bewust nog een klant aan.
Een nieuwe klant staat ook in het adresboek — binnen een bedrijf in dat van de eigenaar. Wijzig je in het dossier naam, adres of contactgegevens, dan wordt de contactpersoon meegewijzigd. Andersom niet: wat je in het adresboek wijzigt, neemt het dossier niet vanzelf over.
Onder “Notities” leg je gesprekken vast: tekst schrijven in “Nieuwe notitie”, op “Notitie opslaan” klikken. Elke notitie toont wie haar wanneer heeft geschreven, en “Geschiedenis” toont wat er met het dossier is gebeurd.
- Open “Klanten” in BusinessCloud en klik op “Klant aanmaken”.
- Vul onder “Naam van de klant of het bedrijf” de naam in — dat is het enige verplichte veld.
- Klik op “Klant aanmaken”.
Opvolgingen: op de dag weer oppakken
Een opvolging herinnert je eraan om een klant op een bepaalde dag weer op te pakken — bijvoorbeeld om na te vragen hoe het met een offerte staat. Ze staat als afspraak voor de hele dag in de agenda van de verantwoordelijke persoon en verdwijnt daar zodra ze is afgehandeld. Werken er meerdere mensen in het bedrijf, dan kies je onder “Verantwoordelijke” wie het oppakt.
Bovenaan de pagina telt “Voor jou te doen” je opvolgingen die vandaag of eerder moeten gebeuren. In het dossier toont elke opvolging of ze achterstallig is, vandaag moet gebeuren, openstaat of afgehandeld is, en of de afspraak ervan in de agenda staat. “Klaar” vinkt haar af, “Heropenen” haalt haar terug. Datum, titel en notitie wijzig je in het dossier, en de afspraak wordt meegewijzigd; wat je aan de afspraak in de agenda wijzigt, neemt de opvolging niet over.
- Open het klantdossier en klik op “Opvolging aanmaken”.
- Beschrijf onder “Waar gaat het om?” kort waar het om gaat, bijvoorbeeld “Offerte kerstborrel nabellen”, en kies onder “Vervaldatum” de dag.
- Klik op “Opvolging aanmaken”.
Projectdossiers
Een project houdt bij elkaar wat bij een opdracht hoort — bijvoorbeeld de catering voor een bruiloft. Het projectdossier heeft een klant, een status (“Gepland”, “Bezig”, “Gepauzeerd” of “Afgerond”), een start- en streefdatum en de mensen van je bedrijf die meewerken.
Je koppelt een Deck-bord met de taken, bestanden, mappen, afspraken, de documenten van de klant uit Invoice en uitgaven — altijd als verwijzing, nooit als kopie. Het origineel blijft waar het is, en “Koppeling verwijderen” haalt alleen de verwijzing weg. Is een origineel verwijderd of niet meer met je gedeeld, dan staat bij de koppeling “Bestaat niet meer” of “Niet beschikbaar voor jou”. Documenten koppel je met “Document koppelen”; daarvoor heeft het project een klant nodig.
Is een project voorbij, dan haal je het met “Archiveren” uit de lijst — er wordt daarbij niets verwijderd. “Archief tonen” toont de gearchiveerde projecten, “Terughalen” haalt er een terug. “Project verwijderen” kan alleen het beheer gebruiken: dat verwijdert het dossier met zijn koppelingen en geschiedenis, maar geen bestand, geen afspraak, geen bord en geen document; uitgaven verliezen alleen hun toewijzing aan het project.
- Open “Projecten” in BusinessCloud en klik op “Project aanmaken”.
- Vul onder “Naam van het project” een naam in, kies klant en status en klik op “Project aanmaken”.
- Koppel in het projectdossier met “Deck-bord koppelen”, “Bestand koppelen”, “Map koppelen” of “Afspraak koppelen” wat erbij hoort.
Uitgaven met hun bewijsstuk
Onder “Uitgaven” leg je inkoopfacturen en kassabonnen vast met hun bewijsstuk: leverancier of omschrijving, documentdatum, documentnummer, bedrag, valuta en een categorie die je zelf een naam geeft — desgewenst met klant en project. Dit is geen boekhouding: geen voorbelasting, geen bankafstemming.
Het bewijsstuk upload je (“Bestand uploaden”: pdf, gangbare afbeeldingsformaten of XML, tot 20 MB) of je neemt het met “Kiezen uit je bestanden” uit BusinessCloud. Een geüpload bewijsstuk komt terecht in de gedeelde map van je bedrijf onder “Bonnen” en het jaar — zonder bedrijf in je eigen bestanden. Een bewijsstuk uit je bestanden blijft waar het is; de uitgave verwijst er alleen naar.
Het bedrag schrijf je zoals dat bij jou gebruikelijk is; de uitgave kent het aantal decimalen van elke valuta — de yen zonder, de Koeweitse dinar met drie. Totalen worden per valuta berekend, nooit over verschillende valuta heen.
“Ontkoppelen” maakt alleen het bewijsstuk los van de uitgave, “Uitgave verwijderen” verwijdert alleen de uitgave — het bestand van het bewijsstuk blijft in beide gevallen in de cloud.
- Open „Uitgaven” in de BusinessCloud en klik op „Uitgave vastleggen”.
- Vul de leverancier, de bondatum en het bedrag in en kies de valuta.
- Kies onder „Bon” voor „Bestand uploaden” of „Kiezen uit je bestanden”.
- Klik op „Uitgave vastleggen”.
Met meerdere mensen aan dezelfde dossiers
Iedereen in je bedrijf werkt aan dezelfde klanten, projecten en uitgaven. Iedereen mag klanten aanmaken en wijzigen, notities schrijven, opvolgingen en projecten aanmaken, koppelingen leggen, projecten archiveren en uitgaven vastleggen. Notities en uitgaven van anderen wijzigen of verwijderen, opvolgingen van anderen verwijderen, projecten verwijderen en „Alles downloaden” kan alleen het beheer; knoppen die je niet mag gebruiken, krijg je niet eens te zien.
Slaan twee mensen kort na elkaar hetzelfde dossier op, dan overschrijft niemand ongemerkt de ander. Wie als tweede opslaat, leest „Iemand heeft dit intussen gewijzigd. Laad opnieuw en controleer de wijziging.”, ziet de velden die van elkaar verschillen en kiest „Opgeslagen versie gebruiken” — of „Mijn invoer behouden” en slaat nog een keer op.
„Alles downloaden” downloadt notities, opvolgingen, uitgaven, projecten, koppelingen en de geschiedenis als tabellen in een ZIP-archief. De bonbestanden blijven in de cloud; klanten en documenten neem je mee via Alles downloaden in Invoice.