Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Zodra je via KENJTEC gegevens van andere mensen verwerkt — de leden van je inlogomgeving, de antwoorden op je formulieren, de bestellingen in je shop, de ontvangers van je facturen —, ben jij daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en zijn wij jouw verwerker. Deze overeenkomst regelt wat wij daarbij mogen en wat wij verschuldigd zijn. Zij geldt aanvullend op de algemene voorwaarden en wordt met je instemming daarmee onderdeel van de overeenkomst.

Zij betreft niet je eigen account- en factuurgegevens. Daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk; wat daarmee gebeurt, staat in de privacyverklaring.

1. Onderwerp, duur, aard en doel

Onderwerp is het leveren van de KENJTEC-diensten, voor zover je daarbij persoonsgegevens van derden invoert of laat verzamelen. Doel is uitsluitend het leveren van die diensten voor jou — wij streven daarmee geen eigen doelen na.

Duur: De overeenkomst loopt zolang je contract over de betreffende dienst loopt, en eindigt daarmee.

Aard van de verwerking: verzamelen, opslaan, tonen, versturen, wijzigen en verwijderen — in de omvang die de door jou gebruikte functies voorzien.

2. Betrokkenen en soorten gegevens

Welke gegevens er ontstaan, bepaal jij met de functies die je gebruikt. Naar de huidige stand zijn dat:

• Leden van je inlogomgeving: e-mailadres, naam (vrijwillig), door jou toegekende groepen, status (aangevraagd/lid/geblokkeerd), tijdstippen van opname, uitnodiging, bevestiging en laatste toegang.
• Invullers van je formulieren: alle velden die je zelf hebt aangemaakt, plus geüploade bestanden en handtekeningen.
• Kopers in je shop: naam, e-mailadres, bezorg- en factuuradres, bestel- en betaalstatus. De betaalgegevens zelf bereiken ons nooit — die lopen rechtstreeks via je eigen betaalaccount.
• Ontvangers van je facturen en offertes: naam, adres, e-mailadres, gegevens op het document.
• Bezoekers van je pagina's: IP-adres en technische gegevens, voor zover nodig voor de levering.

Welk bestand hoort waar. De mediabibliotheek (MediaStudio) is gebouwd om te publiceren: wat erin staat wordt via een openbaar adres geleverd — snel, in cache en leesbaar voor zoekmachines; de enige bescherming is een onraadbare bestandsnaam. Dat is bedoeld, geen lek. Vertrouwelijke zakelijke documenten horen daarom in de opslag van BusinessCloud, die achter je aanmelding zit. We wijzen daar in de tool vóór elke upload op.

3. Instructies

Wij verwerken de gegevens uitsluitend volgens jouw gedocumenteerde instructies. Als zodanig gelden deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en de instellingen die je in je account maakt — elke instelling is een instructie.

Zijn wij op grond van Unierecht of Duits recht tot een verwerking verplicht, dan informeren we je vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

Achten wij een instructie onrechtmatig, dan zeggen we dat tegen je en mogen we de uitvoering ervan opschorten.

4. Vertrouwelijkheid

Alle personen die bij ons toegang hebben tot deze gegevens, zijn tot vertrouwelijkheid verplicht. KENJTEC wordt op dit moment zonder personeel geëxploiteerd; toegang hebben alleen de directie en uitdrukkelijk ingeschakelde dienstverleners, die op hun beurt contractueel gebonden zijn.

5. Beveiliging van de verwerking (art. 32)

Wij treffen de volgende maatregelen. Genoemd is wat daadwerkelijk is ingericht — niet wat gebruikelijk klinkt:

• Overdracht alleen versleuteld. Alle aanvragen lopen via TLS; onversleutelde verbindingen worden omgeleid.
• Wachtwoorden worden nooit in leesbare tekst opgeslagen, maar alleen als controlewaarde van een daarvoor bestemde methode (bcrypt).
• Scheiding per account. Elke opvraging is gebonden aan het account waaraan de gegevens toebehoren; gegevens van anderen gedragen zich alsof ze niet bestaan.
• Toegangsbeperking. Beheeraccounts hebben een tweede factor nodig.
• Toegangslinks naar de ledenomgeving zijn een uur geldig, sessies dertig dagen; beide kun je op elk moment intrekken.
• Aantalsbegrenzingen tegen misbruik: hoogstens 30 nieuwe leden per uur en 5.000 leden per website; wordt de uurgrens bereikt, dan zet het systeem de opname zelfstandig om naar goedkeuring door jou.
• Back-up en herstelbaarheid. De database wordt dagelijks geback-upt (14 versies, opslag in meerdere EU-regio's), daarbij herstel naar een tijdstip over zeven dagen; de instantie draait met een tweede knooppunt in een andere zone.
• Geheimen (sleutels, inloggegevens) liggen in een eigen kluis, nooit in de broncode.

Eerlijk daarover: de gegevens zijn versleuteld op de gegevensdragers van de aanbieders, niet daarnaast nog op applicatieniveau. Wie bij ons bevoegd toegang heeft tot de database, ziet de adressen in leesbare tekst. Toegang van de directie tot ledenlijsten wordt op dit moment niet apart gelogd.

6. Subverwerkers

Je stemt in met de inzet van de volgende subverwerkers. Wij sluiten met hen overeenkomsten die hun dezelfde verplichtingen opleggen als wij tegenover jou dragen, en informeren je vóór elke wijziging zo tijdig dat je bezwaar kunt maken.

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Ierland) — beheer en database in de regio europe-west1 (België), back-ups in meerdere EU-regio's. Alle gegevens van deze overeenkomst, voor zover hieronder niets anders staat. Daarnaast de AI via Vertex AI (Gemini) in de EU-multiregio: doorgegeven wordt wat je aan de AI geeft — dat kunnen teksten, afbeeldingen en, bij de analyse ervan, formulierantwoorden zijn.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten) — levering en bescherming van alle aanvragen (wereldwijd netwerk) en opslag van de mediabestanden onder EU-rechtsmacht (R2). Verwerkt IP-adressen van de bezoekers en de opgeslagen bestanden.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Ierland; moedermaatschappij Anthropic, PBC, Verenigde Staten) — de AI-functies die niet via Google lopen (zoals een website, formulier of shop genereren), en de terugvaloptie wanneer Google niet antwoordt. Doorgegeven wordt wat je aan de AI geeft; dat kunnen formulierinhouden en afbeeldingen zijn. Deze doorgifte gaat naar de Verenigde Staten; de berekening van de antwoorden kan ook in andere landen plaatsvinden.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankrijk) — AI-functies via de Europese toegang, verwerking in de EU. Doorgegeven wordt wat je aan de AI geeft; dat kunnen formulierinhouden en afbeeldingen zijn.
• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Ierland) — AI-functies. Doorgegeven wordt wat je aan de AI geeft; dat kunnen formulierinhouden en afbeeldingen zijn. Deze doorgifte gaat naar de Verenigde Staten.
• Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg), regio eu-central-1 (Frankfurt) — machinale controle van afbeeldingen op misbruikinhoud bij binnenkomst: in de mediabibliotheek (ook PDF-bestanden, daarnaast trefwoorden voor het zoeken), in formulieren (ook afbeeldingen en handtekeningen die je bezoekers uploaden), op websites en als logo op facturen en offertes. Doorgegeven wordt een verkleinde kopie (hoogstens 1.024 beeldpunten aan de langste zijde), niet het origineel. Volgens de voorwaarden van AWS mag AWS zulke invoer opslaan en gebruiken om zijn diensten te verbeteren, ook in een andere regio, zolang daartegen geen bezwaar is gemaakt; of dit bezwaar voor ons account is ingesteld, wordt aangevuld.
• Mailjet (Mailjet SAS, Frankrijk) — verzending van de systeem- en meldingsmails. Verwerkt de ontvangeradressen, dus ook die van je leden, kopers en factuurontvangers.
• Stripe — facturering van je KENJTEC-contract. Betalingen in je shop lopen via je eigen Stripe-account en niet via ons.
• Tucows (OpenSRS), Canada — domeinregistratie. Verwerkt de houdergegevens die je voor een domein opgeeft. Deze doorgifte gaat naar Canada.
• Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slovenië) — het leveren van de lettertypen. De browser van je bezoekers maakt daarvoor verbinding met fonts.bunny.net.

Doorgiften naar derde landen: aan Anthropic (Verenigde Staten) op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die in de verwerkersovereenkomst van Anthropic zijn opgenomen; aan OpenAI (Verenigde Staten) op basis van de standaardcontractbepalingen die in de verwerkersovereenkomst van OpenAI zijn opgenomen; aan Tucows (Canada) op basis van het adequaatheidsbesluit voor Canada; voor zover Google, Cloudflare en Amazon Web Services gegevens naar de Verenigde Staten doorgeven, op basis van het EU-US Data Privacy Framework, subsidiair de standaardcontractbepalingen. Een deel van de AI-taken loopt via Google in de EU; de overige taken en de terugvaloptie lopen via Anthropic (opslag in de Verenigde Staten) — tot de EU beperken laten de AI-functies zich op dit moment niet. Ze draaien uitsluitend op jouw verzoek: zonder een klik van jou bereikt geen enkele inhoud een AI-dienst — er is geen verwerking op de achtergrond en geen bij het uploaden. Uit zichzelf draait bij het uploaden alleen de controle van afbeeldingen bij Amazon Web Services in Frankfurt.

7. Ondersteuning bij rechten van betrokkenen

Wendt een betrokkene zich tot ons in plaats van tot jou, dan verwijzen we die naar jou door en antwoorden we niet zelf.

Voor inzage, rectificatie en verwijdering staan de functies van je account tot je beschikking: leden kun je afzonderlijk wijzigen en verwijderen, de hele lijst als tabel downloaden, formulierantwoorden als tabel uitvoeren en afzonderlijk verwijderen. Volstaan de functies niet, dan ondersteunen we je op aanvraag.

Leden kunnen zich via de link in elke toegangsmail zelf uit je lijst uitschrijven. Die verwijdering werkt onmiddellijk.

8. Ondersteuning bij datalekken en effectbeoordeling

Wordt ons een inbreuk in verband met persoonsgegevens bekend die jouw gegevens betreft, dan informeren we je onverwijld en geven we je de gegevens die je nodig hebt voor je melding volgens art. 33 AVG. De melding aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkenen is jouw taak.

Bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging ondersteunen we je met de gegevens waarover we beschikken.

9. Verwijdering en teruggave

Na afloop van de verwerking verwijderen we de gegevens of geven we ze aan je terug — jij hebt de keuze.

Teruggave: De ledenlijst van een website download je op elk moment als tabel; formulierantwoorden eveneens. Het document van je website inclusief afbeeldingen neem je mee via ‘De pagina meenemen’.

Verwijdering: Verwijder je een website, dan gaat haar ledenlijst mee. Het einde van een abonnement verwijdert niets. Laat je je account verwijderen, dan gaan je websites inclusief ledenlijsten, je media, shops en WordPress-installaties mee — op zijn vroegst 30 dagen na het einde van de looptijd.

Zolang je niet verwijdert, bewaren we de gegevens onbeperkt, ook na het einde van een abonnement — er is geen automatische verwijdering na afloop van een termijn. Wettelijke bewaarplichten (met name voor factuurdocumenten) blijven onverlet; zulke documenten bewaren we ook na een opzegging gedurende de wettelijke termijn.

Eerlijk daarover: bij het verwijderen van je account geven we onze subverwerkers op dit moment niet zelfstandig opdracht tot verwijdering. Gegevens die naar Mailjet (mailverzending) of Stripe (facturering) zijn gegaan, vallen daar onder hun eigen termijnen. Wil je de verwijdering ook daar, schrijf ons dan — wij zetten haar in gang.

10. Bewijzen en controles

Wij stellen je op aanvraag de gegevens ter beschikking die nodig zijn om de naleving van deze verplichtingen aan te tonen, en maken controles mogelijk. Controles kondig je met een redelijke termijn aan; ze mogen de bedrijfsvoering niet onredelijk verstoren en de gegevens van andere klanten niet raken.

11. Slotbepalingen

Duits recht is van toepassing. Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest van kracht.

Wijzigingen delen we je mee; maak je niet binnen vier weken bezwaar, dan gelden ze als aanvaard. Op dit gevolg wijzen we in de mededeling apart.