Mensen uitnodigen in je bedrijf
Je mensen werken met een eigen KENJTEC-account mee in je BusinessCloud: met dezelfde klanten, projecten, uitgaven en documenten. Uitnodigen doe je in het dashboard onder “Bedrijf en team”. Daar geef je het bedrijf onder “Bedrijfsnaam” ook zijn naam — die zien alleen je eigen mensen.
Plaatsen en opslag komen uit je abonnement. Onder “Plaatsen en opslag” zie je hoeveel plaatsen bezet zijn (één daarvan is van jou), hoeveel opslag je abonnement in totaal heeft en hoeveel er nog te verdelen is. Elke persoon krijgt een eigen deel, de rest blijft bij jou. Heeft je abonnement maar één plaats, dan staat dat daar, en “Pakket kiezen” brengt je naar de abonnementen.
Elke uitnodiging heeft een rol. “Teamlid” werkt met klanten, projecten, uitgaven en conceptdocumenten; “Beheer” geeft daarnaast documenten uit en haalt mensen erbij. Wie bij het beheer hoort, bepaal alleen jij als eigenaar.
Na het versturen toont het dashboard de link van de uitnodiging — komt de mail niet aan, dan geef je de link met “Link kopiëren” zelf door. Tot iemand accepteert, bezet de uitnodiging een plaats; onder “Openstaande uitnodigingen” trek je haar in met “Intrekken”.
- Open je dashboard en kies “Bedrijf en team”.
- Vul onder “Mensen uitnodigen” het “E-mailadres” in en kies “Rol” en “Opslag (GB)”.
- Klik op “Uitnodiging versturen”.
Een uitnodiging is zeven dagen geldig en alleen voor het adres waarnaar ze is verstuurd — hetzelfde maildomein maakt niemand lid van je bedrijf.
Een uitnodiging accepteren
Heeft iemand je uitgenodigd, dan krijg je een mail met een link. Die leidt naar een pagina die laat zien wie je bij welk bedrijf uitnodigt, met welke rol en tot wanneer de uitnodiging geldig is. Een kaart heb je daarvoor niet nodig — je plaats is al betaald.
Accepteren kan alleen met precies het adres waarnaar de uitnodiging is verstuurd. Heb je nog geen KENJTEC-account, dan maak je er met “Account aanmaken” een aan en bevestig je de code uit de mail; daarna ga je terug naar de uitnodiging. Een account met een eigen abonnement heeft een eigen kantoor — om in een bedrijf mee te werken, gebruik je een tweede account. En je werkt altijd maar in één bedrijf mee.
In de BusinessCloud van het bedrijf staat een gedeelde map met de naam van het bedrijf. Wat iemand erin zet, ziet iedereen in het bedrijf, en het blijft daar, ook als die persoon later vertrekt. Direct delen kun je met iedereen in het bedrijf.
- Open de link uit de uitnodigingsmail.
- Ben je niet aangemeld, klik dan op “Login” — of op “Account aanmaken” als je nog geen account hebt.
- Klik op “Uitnodiging accepteren”.
- Klik op “BusinessCloud openen”.
Opslag wijzigen en iemand laten gaan
Onder “In je bedrijf” staan alle mensen die meewerken, met hun rol en de dag waarop ze erbij kwamen. Daar wijzig je de opslag van een persoon — als eigenaar ook de rol — en neem je de wijziging over met “Bewaar”. Het beheer wijzigt de opslag van mensen met de rol “Teamlid”; rollen kent alleen de eigenaar toe.
Vertrekt iemand, dan haal je die persoon uit het bedrijf en kies je wie overneemt wat die persoon in BusinessCloud bezit — jijzelf of iemand die blijft. Overgedragen worden bestanden, borden, lijsten, peilingen en teams, nooit als kopie; agenda's, contacten en afspraakboekingen blijven bij de persoon. Wat per onderdeel is aangekomen, zie je daarna onder “Overdrachten”.
Met de rol “Teamlid” kun je ook zelf vertrekken: onder “Bedrijf en team” met “Bedrijf verlaten” en “Ja, bedrijf verlaten”. Je KENJTEC-account blijft bestaan; wat je in het bedrijf hebt aangemaakt, blijft bij het bedrijf, en je bezit in BusinessCloud gaat naar de eigenaar.
Stap je over op een abonnement met minder plaatsen, dan verliest niemand zijn lidmaatschap. In BusinessCloud komen echter maar zoveel mensen als er plaatsen zijn — degenen die er het eerst bij waren; de anderen staan met “zonder plaats” in de lijst. Zonder abonnement met BusinessCloud komt niemand in het bedrijf; er gaat niets verloren.
- Klik onder “In je bedrijf” bij de persoon op “Uit het bedrijf halen”.
- Kies naar wie het bezit van die persoon in BusinessCloud gaat.
- Klik op “Ja, uit het bedrijf halen”.
Je bedrijf blijft op zichzelf
In BusinessCloud werken veel bedrijven, en geen enkel bedrijf ziet een ander. Waar je mensen zoekt — bij het delen van bestanden en agenda's, in teams, in Kennis, Lijsten en Peilingen — vind je alleen mensen uit je bedrijf, en alleen met hen deel je direct. Andersom vindt niemand uit een ander bedrijf jou, je mensen of jullie teams.
Werk je alleen, dan bestaat je bedrijf alleen uit jou: direct delen kan dan met niemand. Naar buiten geef je bestanden en mappen door met een deellink — met en zonder bedrijf.
Namen van teams en kennisbanken gelden in heel BusinessCloud. Krijg je te horen dat een naam al in gebruik is, hoewel je hem nergens in je bedrijf ziet, dan draagt een team van een ander bedrijf die naam. Kies dan een andere, bijvoorbeeld met de naam van je bedrijf ervoor.