Agenda en contacten.

Een afspraak invoeren

In “Agenda” klik je in de week- of maandweergave op een vrije plek of linksboven op “Evenement”. Er opent een klein venster: titel, begin en einde, zo nodig “Hele dag” — dan “Opslaan”.

“Meer details” opent de volledige afspraak. Daar vul je locatie en beschrijving in, laat je een afspraak regelmatig terugkeren of voeg je een bestand uit je bestanden toe. Bovenaan wissel je de weergave tussen dag, week, maand, jaar en lijst; “Vandaag” springt terug naar de huidige dag.

In de details van een afspraak geef je die ook een herinnering. Die verschijnt als melding in BusinessCloud, met een paar minuten vertraging.

1. 1Open “Agenda” in BusinessCloud.
2. 2Klik in de weekweergave op dag en tijd.
3. 3Voer onder “Titel” een titel in, bijvoorbeeld “Proeverij nieuwe koffiebranding”.
4. 4Klik op “Opslaan”.

Extra agenda's aanmaken

Je eerste agenda heet “Persoonlijk”. Extra agenda's maak je aan voor alles wat je apart wilt zien — een rooster, evenementen, leveringen. Elke agenda heeft een eigen kleur; met een klik op het item in de linkerkolom verberg je de afspraken ervan en toon je ze weer.

In welke agenda een afspraak staat, kies je in de afspraak zelf. Afspraken uit een agendabestand van een ander programma haal je linksonder onder “Agenda instellingen” binnen met “Importeer agenda's”.

1. 1Klik in de linkerkolom naast “Mijn agenda's” op het plusteken (“Nieuwe toevoegen”).
2. 2Kies “Nieuwe agenda”.
3. 3Voer een naam in, bijvoorbeeld “Rooster”, en bevestig met Enter.

Een agenda via een link tonen

Een agenda deel je via een link om te bekijken — bijvoorbeeld het dienstrooster met je team of de evenementen met vaste gasten. Wie de link opent, ziet de afspraken in de browser; wijzigen kan diegene niets.

Op dezelfde plek vind je nog twee manieren: “Kopieer abonnementslink” geeft een adres dat anderen in hun eigen agendaprogramma invoeren om je afspraken daar te zien. “Kopieer embedded code” geeft je een stukje code waarmee de agenda op een website verschijnt. “Verwijder deellink” maakt de link ongeldig.

1. 1Open in de linkerkolom bij de agenda de drie puntjes en kies “Bewerk en deel agenda”.
2. 2Klik bij “Deel link” op het plusteken.
3. 3Kopieer de link met “Kopieer openbare link” en stuur hem door.

De link werkt voor iedereen die hem kent. Deel daarom alleen agenda's waarvan iedereen de afspraken mag zien — privézaken horen in een eigen agenda.

Afspraken laten boeken

Met het boeken van afspraken plannen je klanten zelf een afspraak bij je in — via een pagina die je vrije tijden toont: voor een adviesgesprek, een ophaalmoment, een eerste kennismaking. Dit hoort bij je agenda: “Afspraken” in BusinessCloud opent hem, en links onder “Afspraakschema's” staan je boekingspagina's.

Voor elke pagina leg je vast hoe lang een afspraak duurt, in welke agenda geboekte afspraken terechtkomen en op welke tijden er geboekt kan worden. Tijden die bezet zijn in die agenda of in de agenda's die je voor conflicten selecteert, biedt de pagina niet aan.

Je gast kiest een vrij tijdstip, vult naam en e-mailadres in en klikt op “Boek afspraak”. Daarna krijgt de gast een mail met een link; pas als de afspraak daarmee bevestigd is, staat die in je agenda. Elk tijdstip kan daarbij maar door één persoon worden geboekt. De mails verstuurt BusinessCloud voor je — je hoeft daarvoor niets in te stellen.

Je gast kan de afspraak niet zelf annuleren of verzetten: de gast antwoordt op de mail, het antwoord komt bij jou binnen en jij regelt het in je agenda. Loopt je abonnement af, dan reageren je boekingspagina's niet meer — net als je andere openbare links.

1. 1Open “Afspraken” in BusinessCloud.
2. 2Klik links onder “Afspraakschema's” op “Maak nieuw”.
3. 3Vul onder “Afspraak benaming” een naam in, bijvoorbeeld “Cateringadvies”, en kies “Duur (minuten)”, “Boekingsagenda” en onder “Beschikbaarheid voor boekingen” de tijden waarop er geboekt kan worden.
4. 4Klik op “Opslaan”.
5. 5Open bij het afspraakschema de drie puntjes, kies “Link kopiëren” en geef de link door.

Termijnen uit Invoice

Maak je in Invoice een factuur met een betalingstermijn aan, dan staat de termijn als afspraak voor de hele dag in je agenda, met documentnummer en bedrag; bij een offerte de dag waarop die verloopt. In de afspraak leiden links terug naar Invoice, en de pdf van het document is bijgevoegd. Je hoeft daarvoor niets in te stellen — al het andere staat onder Termijnen in de agenda.

Contactpersonen aanmaken en bijhouden

In “Contactpersonen” staat je adresboek — voor klanten, leveranciers, je team en iedereen met wie je bedrijf te maken heeft. “Nieuwe contactpersoon” maakt een item aan; naam, bedrijf, telefoon, e-mailadres en adres vul je direct in.

Een bestaande contactpersoon wijzig je met “Bewerken” en “Opslaan”. Een volledig adresboek uit een ander programma haal je linksonder onder “Contactinstellingen” binnen met “Importeer contactpersonen” — uit een vCard-bestand (.vcf), zoals de meeste adresboeken en telefoons dat exporteren.

1. 1Open “Contactpersonen” in BusinessCloud.
2. 2Klik op “Nieuwe contactpersoon”.
3. 3Vul naam, bedrijf, telefoon en e-mailadres in en klik op “Opslaan”.

Groepen — en de groep “Klanten”

Groepen brengen orde in je adresboek: een contactpersoon kan in meerdere groepen staan, bijvoorbeeld in “Leveranciers” en “Pers”. In de linkerkolom maak je onder “Contactgroepen” nieuwe groepen aan en zie je met één klik wie erbij hoort.

De groep “Klanten” wordt gevuld door Invoice: elke klant die je daar nieuw aanmaakt, staat met naam, e-mailadres en adres in deze groep van je adresboek. Andersom neem je in Invoice contactpersonen over in plaats van ze opnieuw te typen — zie Klanten uit het adresboek.

1. 1Open de contactpersoon en klik op “Bewerken”.
2. 2Kies in het veld “Contactgroepen” de groep.
3. 3Klik op “Opslaan”.