PDF:en
”PDF” på varje rad i dokumentlistan öppnar dokumentet i ett nytt fönster. Ett utfärdat dokument hämtas ur arkivet, precis som det utfärdades – även om varumärket eller utformningen har ändrats sedan dess. Ett utkast ritas upp på nytt och har i stället för numret anteckningen ”Utkast” på dokumentets språk.
På PDF:en finns ditt brevhuvud med logotyp eller företagsnamn, titel och nummer, kundens adress, en ruta med datum, leveransdatum och frist, posterna och summorna. Därunder följer, om ett IBAN finns registrerat, betalningsuppmaningen med betalningsreferens, sedan din skatteupplysning och avslutningen. Sidfoten med adress, kontaktuppgifter, skattenummer och bankuppgifter finns på varje sida, tillsammans med sidnumret; från sida två upprepas sidhuvudet med anteckningen ”Fortsetzung”.
PDF:en innehåller riktig text: du kan söka i den, och skärmläsare kan läsa den.
Skicka via e-post
”Skicka” på raden för ett utfärdat dokument öppnar fönstret ”Skicka dokument”. Adress, ämne och text är förberedda – på dokumentets språk – och du kan ändra allt. Under ”Bilagor” står vad som följer med: PDF:en och, för fakturor när det är möjligt, e-fakturan. ”Kopia till (valfritt)” skickar en kopia, till exempel till dig själv.
Utskicket går via KENJTEC: i kundens inkorg står ditt företagsnamn, och svar går till din egen adress. Därför finns meddelandet inte i din egen inkorg – vad som har skickats visar utkorgen. I listan står sedan ”skickat” under numret.
Utkast kan inte skickas, de har ännu inget nummer. Saknar kunden e-postadress anger du den i fältet ”Till”. Saknas knappen ”Skicka” helt är utkorgen inte aktiverad – det står då i inställningarna; öppna PDF:en och skicka den själv.
- Klicka på ”Skicka” vid det utfärdade dokumentet.
- Kontrollera ”Till”, ”Ämne” och ”Text” och fyll vid behov i ”Kopia till (valfritt)”.
- Klicka på ”Skicka nu”.
Utkorgen
Allt som Invoice har skickat i ditt namn finns i utkorgen – dokument och betalningspåminnelser, med ämne, mottagare och tid. Även det som inte gick iväg finns där: varje rad anger ”levererat” eller ”inte skickat”, och vid ”inte skickat” orsaken.
Du hittar den längst ned i ”Inställningar” under ”Visa utgående mail”. Den visar de senaste 200 meddelandena.
- Öppna ”Inställningar”.
- Klicka längst ned på ”Visa utgående mail”.
E-faktura
Varje utfärdad faktura är en ZUGFeRD-faktura: en PDF/A-3 där e-fakturan enligt EN 16931 ligger inuti som filen ”factur-x.xml”. Invoice kontrollerar den först mot de officiella reglerna.
Varje faktura finns också som XRechnung för tyska myndigheter och mottagningsportaler och som Peppol-fil enligt Peppol BIS 3.0 (UBL) — under ”Mer …” med ”Ladda ner XRechnung (XML)” och ”Ladda ner Peppol (UBL)”. För en myndighet anger du dess Leitweg-ID hos kunden under ”Köparens referens / Leitweg-ID”; utan uppgift står fakturanumret där. För Peppol behöver du och din kund var sitt Peppol-ID (t.ex. 0208:0123456789); du skickar in filen i Peppol-nätverket via en åtkomstpunkt som du väljer.
Till en utfärdad faktura hör en e-faktura: en XML-fil enligt den europeiska standarden EN 16931, som bokföringen kan läsa in i stället för att skriva av PDF:en. Du laddar ned den under ”Mer …” med ”Ladda ner e-faktura (XML)”; skickar du fakturan via e-post bifogas den automatiskt.
Du får även samma XML-fil separat. Den kräver namn, gata, ort och land både för dig och för kunden; saknas något säger Invoice i en mening vad. Dessutom behöver dina avsändaruppgifter ett skattenummer eller ett momsregistreringsnummer. Fakturor som utfärdades före den 25 oktober 2026 förblir som de är. För offerter och utkast finns ingen e-faktura.
Om en mottagare kräver ett visst format, kontrollera i förväg med mottagaren om den här filen accepteras.
- Klicka på ”Mer …” vid fakturan.
- Klicka på ”Ladda ner e-faktura (XML)”.
Betalningskod på fakturan
Fakturor i euro har en QR-kod nere till höger om det finns ett giltigt IBAN i dina inställningar. Din kund skannar den med sin bankapp, och mottagare, IBAN, belopp och betalningsreferens – fakturanumret – står färdiga i överföringen. Under koden står på dokumentets språk att den kan skannas med bankappen.
För andra valutor, för offerter och utan IBAN finns ingen kod; standarden för dessa koder känner bara till euro. Bankuppgifterna står då som vanligt i sidfoten.
