Utfärdande
Vid utfärdandet blir utkastet ett dokument. Först kontrollerar Invoice det som varje dokument behöver: kundens namn och adress, minst en post – och på fakturor ditt företagsnamn, din adress och leveransdatumet. Saknas något anger meddelandet exakt vad, till exempel ”Es fehlt noch: Leistungsdatum”.
Sedan får dokumentet sitt nummer och, om det inte redan har något, dagens datum; Invoice låser summor, språk, båda adresserna, logotyp, färger och typsnitt. PDF:en lägger Invoice i sitt arkiv – det är den du sedan öppnar under ”PDF” och den som skickas. Om arkiveringen misslyckas utfärdas dokumentet inte alls.
Från och med nu är dokumentet låst: flyttar din kund eller ändrar du ditt varumärke förblir det som det var. I din BusinessCloud visas förfallodagen i kalendern och en kopia av PDF:en i dina filer.
- Klicka på ”Utfärda” vid utkastet i ”Dokument” – eller på ”Spara och utfärda” i formuläret.
- Läs meddelandet: dokumentet är utfärdat och arkiverat.
Stoppar ”Spara och utfärda” på grund av en saknad uppgift finns dokumentet redan som utkast i ”Dokument”. Komplettera det som saknas där med ”Redigera” i stället för att skriva det på nytt.
Nummer och nummerserie
Varje nummer har formen prefix, år, löpnummer: RE-2026-0012 för fakturor, AN-2026-0003 för offerter. Fakturor och offerter räknas separat, varje år börjar om på 0001, och året är dokumentdatumets år.
Prefixen ändrar du i inställningarna under ”Prefix för fakturor” och ”Prefix för offerter” – bara bokstäver och siffror, högst åtta. De gäller för nya nummer, och räknaren fortsätter i stället för att börja om: efter RE-2026-0011 följer med prefixet FT alltså FT-2026-0012.
Invoice undviker luckor där det går: utkast har inget nummer, och den som raderar det senast utfärdade dokumentet av sin typ under året lämnar dess nummer vidare till nästa – utom när det gäller en betald faktura. Ett nummer mitt i serien förblir förbrukat, eftersom två fakturor med samma nummer vore värre än en lucka.
Offert accepterad eller avböjd
En utfärdad offert visas i ”Dokument” som ”Öppet”. När din kund tackar ja eller nej registrerar du det under ”Mer …”: ”Markera som godkänd” eller ”Markera som avvisad”. Raden visar sedan ”Godkänd” eller ”Avslagen”.
Statusen är en anteckning för dig; själva offerten ändras inte. En avböjd offert kan inte längre omvandlas till en faktura. Dagen då ”Giltigt till” löper ut hittar du i kalendern i din BusinessCloud.
- Klicka på ”Mer …” på offertens rad.
- Välj ”Markera som godkänd” eller ”Markera som avvisad”.
Offerten blir en faktura
”Omvandla till faktura” på raden för en utfärdad offert skapar ett nytt fakturautkast – med samma poster och texter, samma valuta, språk och skatt och samma rabatt. Offerten förblir som den är; den omtolkas inte i efterhand till en faktura.
Det nya utkastet har ännu inget leveransdatum och ingen betalningsfrist. Öppna det med ”Redigera”, fyll i båda och utfärda det sedan.
- Klicka på ”Omvandla till faktura” vid offerten.
- Öppna det nya utkastet med ”Redigera” och fyll i ”Datum för tjänsten” och ”Betalas senast”.
- Klicka på ”Spara och utfärda”.
Att öppna ett utfärdat dokument igen
För sifferförväxlingen som du upptäcker direkt: ”Öppna igen (för att ändra)” under ”Mer …” gör dokumentet till ett utkast igen. Du ändrar det med ”Redigera” och utfärdar det på nytt.
Dokumentet behåller sitt nummer, även när det utfärdas på nytt: den rättade versionen ersätter den gamla – i arkivet såväl som i lagringen i din BusinessCloud. Så länge det är ett utkast visar ”PDF” den version du arbetar med. Bara om det nya dokumentdatumet infaller ett annat år får det ett nummer från det året. Har din kund redan fått dokumentet är en makulering ändå den tydligare vägen: kunden har ju redan den gamla versionen i handen.
En betald faktura kan inte öppnas igen, och inte heller en makulerad faktura och dess kreditfaktura – ett makuleringspar förblir som det utfärdades. För en betald faktura tar du först bort betalningen – se Registrera betalning.
- Klicka på ”Mer …” vid dokumentet och sedan på ”Öppna igen (för att ändra)”.
- Klicka på ”Redigera”, gör rättelsen och klicka på ”Spara utkast”.
- Utfärda det på nytt med ”Utfärda”.
Att makulera
En utfärdad faktura upphäver du med en makulering, inte genom att radera den. ”Makulera” under ”Mer …” skapar en kreditfaktura: med eget nummer och samma poster med omvänt tecken; även rabatten följer med, så att de båda dokumenten tar ut varandra. På PDF:en heter den ”Makuleringsfaktura”, på dokumentets språk, och inledningen nämner den upphävda fakturan.
Båda dokumenten finns kvar; den gamla fakturan visar sedan ”Avbruten”, den nya ”Makuleringsfaktura”. Ingenting raderas, och ingen av dem kan öppnas igen efteråt. Kreditfakturan arkiveras och läggs i dina filer som varje utfärdad faktura, och Invoice tar bort den gamla fakturans betalningsdag från din kalender.
Varje faktura kan makuleras exakt en gång. Själva kreditfakturan makulerar du inte – ska fakturan ändå gälla skapar du den på nytt. Offerter och utkast behöver ingen makulering.
- Klicka på ”Mer …” vid fakturan och sedan på ”Makulera”.
- Bekräfta kontrollfrågan.
Att radera ett dokument
Invoice är ett verktyg för att skriva dokument, inget kassasystem: även ett utfärdat dokument kan du radera, med ”Ta bort” under ”Mer …” och en kontrollfråga. Det går inte att ångra. För en faktura som din kund redan har är makulering den renare vägen.
Var det det senast utfärdade dokumentet av sin typ under året och var det inte betalt, får nästa dokument dess nummer; annars förblir numret förbrukat. Kalenderhändelsen och PDF-kopian i din BusinessCloud ligger kvar – dem tar du själv bort där.
En makulerad faktura och dess kreditfaktura hör ihop och kan bara raderas tillsammans: kontrollfrågan anger båda numren, och sedan försvinner båda. En offert kan du radera även om du redan har gjort en faktura av den – fakturan finns kvar.
Att spara dina dokument är ditt ansvar. Med Ladda ner allt har du alltid en egen kopia.
- Klicka på ”Mer …” vid dokumentet och sedan på ”Ta bort”.
- Bekräfta kontrollfrågan.