Översikten
Fliken ”Översikt” besvarar de frågor man öppnar ett faktureringsprogram med. Överst finns sex rutor: ”Öppet”, ”Förfallen”, ”Abgerechnet” och ”Eingegangen” under innevarande år, ”Genomsnittlig tid till betalning” – dagarna från utfärdande till sista betalning – och ”Utkast”.
Under dem listar ”Nästa förfallodatum” de obetalda fakturorna, de mest förfallna först, med ”Skicka påminnelse” på varje rad. ”Tolv månader” visar din nettoomsättning per månad, ”Största kunder” de fem med störst omsättning under året. Är det dags för en återkommande faktura visas här en notis med ”Titta närmare”.
Allt räknas i din standardvaluta. Dokument i andra valutor summeras inte i översikten, eftersom kursen ändras dagligen; den nämner bara att de finns.
Hitta dokument
Fliken ”Dokument” listar alla offerter och fakturor, de nyaste först. Sökfältet söker på nummer eller kundnamn; knapparna bredvid filtrerar: ”Alla”, ”Öppet”, ”Förfallen”, ”Utkast”, ”Betalt” och ”Offerter”.
Varje rad anger sin status i ord – ”Utkast”, ”Öppet”, ”Delvis betald”, ”Betalt”, ”Avbruten”, ”Makuleringsfaktura”, ”Godkänd”, ”Avslagen” eller antalet dagar efter förfallodagen. Under numret står ”skickat” om dokumentet skickades via e-post, under statusen hur många gånger du har påmint. Vid delbetalningar visar en stapel bredvid det återstående beloppet hur mycket som redan har kommit in.
- Öppna ”Dokument”.
- Skriv ett nummer eller ett kundnamn i sökfältet.
- Avgränsa med ett filter, till exempel ”Förfallen”.
Registrera betalning
Har pengar kommit in klickar du på ”Betalning” på fakturans rad. I fönstret står det obetalda beloppet redan i beloppsfältet; dessutom finns ”Mottaget den” och ”Betalningssätt” – fritext, till exempel ”Banköverföring”, ”Bar” eller ”M-Pesa”.
Själva fakturan ändras inte, bara dess status: ett delbelopp gör den ”Delvis betald”, hela beloppet ”Betalt”. En återstod på en cent räknas som betald – avrundningar vid utlandsbetalningar ska inte utlösa någon påminnelse.
Skrev du fel? ”Mer …” visar under ”Mottagna betalningar” varje betalning med ”entfernen”; därefter räknar Invoice om statusen.
- Klicka på ”Betalning” vid fakturan.
- Kontrollera belopp, datum och ”Betalningssätt”.
- Klicka på ”Registrera”.
Betalningspåminnelse i tre steg
Har en faktura passerat förfallodagen visas ”Skicka påminnelse” på dess rad – från dagen efter ”Betalas senast”, även i översikten. Fönstret ”Zahlungserinnerung” visar nästa steg med adress, ämne och text, allt på kundens språk och redigerbart.
De tre stegen bygger på varandra utan att bli oartiga: först en vänlig påminnelse om att fakturan nog har kommit bort, sedan en andra förfrågan med ett erbjudande om att prata om en lösning, sist en uppmaning att höra av sig. Det obetalda beloppet anges, inte det ursprungliga, och fakturan bifogas som PDF. Avgifter och dröjsmålsränta lägger Invoice inte till.
”Skicka” skickar påminnelsen via KENJTEC, precis som ett dokument. Steget höjs först när meddelandet verkligen har gått iväg, och efter det tredje stannar det vid det tredje; raden visar hur många gånger du har påmint.
- Klicka på ”Skicka påminnelse” vid den förfallna fakturan.
- Läs ämne och text och ändra dem om du vill.
- Klicka på ”Skicka”.
Med reglaget ”Påminn automatiskt om förfallna fakturor” i inställningarna skickar Invoice nästa steg automatiskt – på natten, så snart en faktura har varit förfallen så många dagar som har ställts in (standard 3, 14 och 30). Utan reglaget går ingen påminnelse iväg utan dig; utskick sker endast med ett abonnemang.
Endast notera påminnelsen
Har du själv ringt eller skrivit noterar du det i samma fönster med ”Registrera endast”: steget höjs, inget skickas. Det är en uttrycklig åtgärd och räknas därför – nästa påminnelse blir då det följande steget.
Är utkorgen inte aktiverad saknas ”Skicka” i fönstret, och ”Registrera endast” är vägen att gå. Den färdiga texten finns ändå där; du kopierar den och skickar den själv.
- Klicka på ”Skicka påminnelse” vid fakturan.
- Kopiera texten vid behov.
- Klicka på ”Registrera endast”.