O PDF
«PDF» em cada linha da lista de documentos abre o documento numa nova janela. Um documento emitido vem do arquivo tal como foi emitido — mesmo que a marca ou o design tenham mudado entretanto. Um rascunho é desenhado de novo e, em vez do número, tem a menção «Rascunho» na língua do documento.
O PDF contém o teu cabeçalho com logótipo ou nome da empresa, o título e o número, a morada do cliente, uma caixa com data, data da prestação e prazo, os itens e os totais. Por baixo, seguem-se o pedido de pagamento com a referência, se houver um IBAN registado, a tua nota sobre o imposto e a frase final. O rodapé com morada, contacto, números fiscais e dados bancários aparece em todas as páginas, juntamente com o número da página; a partir da segunda página, o cabeçalho repete-se com a menção «Fortsetzung».
O PDF contém texto real: podes pesquisar nele e os leitores de ecrã conseguem lê-lo.
Enviar por e-mail
«Enviar» na linha de um documento emitido abre a janela «Enviar documento». O endereço, o assunto e o texto já vêm preparados — no idioma do documento — e podes alterar tudo. Em «Anexos» aparece o que segue junto: o PDF e, nas faturas, quando possível, a fatura eletrónica. «Cópia para (opcional)» envia uma cópia, por exemplo para ti próprio.
O envio é feito através de KENJTEC: na caixa de correio do teu cliente aparece o nome da tua empresa, e as respostas vão para o teu próprio endereço. Por isso, a mensagem não fica na tua caixa de correio — o que foi enviado aparece na caixa de saída. Depois, na lista, aparece «enviado» por baixo do número.
Os rascunhos não podem ser enviados, pois ainda não têm número. Se o cliente não tiver endereço de e-mail, introduz um no campo «Para». Se o botão «Enviar» não aparecer de todo, a caixa de saída não está ativada — as definições indicam-no; abre o PDF e envia-o tu mesmo.
- Clica em «Enviar» no documento emitido.
- Verifica «Para», «Assunto» e «Texto» e, se necessário, preenche «Cópia para (opcional)».
- Clica em «Enviar agora».
A caixa de saída
Tudo o que Invoice enviou em teu nome está na caixa de saída — documentos e lembretes de pagamento, com assunto, destinatário e hora. O que não chegou a sair também lá está: cada linha indica «entregue» ou «não enviado» e, no caso de «não enviado», o motivo.
Encontra-la nas «Definições», bem lá em baixo, em «Ver correio enviado». Mostra as últimas 200 mensagens.
- Abre “Definições”.
- Clica em «Ver correio enviado», bem lá em baixo.
Fatura eletrónica
Cada fatura emitida é uma fatura ZUGFeRD: um PDF/A-3 que contém a fatura eletrónica segundo a EN 16931 como ficheiro «factur-x.xml». O Invoice verifica-a antes com as regras oficiais.
Cada fatura está também disponível como XRechnung para a administração pública alemã e portais de receção, e como ficheiro Peppol segundo o Peppol BIS 3.0 (UBL) — em «Mais…» com «Descarregar XRechnung (XML)» e «Descarregar Peppol (UBL)». Para uma entidade pública, introduz a Leitweg-ID no cliente, em «Referência do comprador / Leitweg-ID»; sem entrada, aparece aí o número da fatura. Para o Peppol, tu e o teu cliente precisam cada um de um ID Peppol (como 0208:0123456789); envias o ficheiro para a rede Peppol através de um ponto de acesso à tua escolha.
Para uma fatura emitida existe uma fatura eletrónica: um ficheiro XML segundo a norma europeia EN 16931, que uma contabilidade consegue importar, em vez de transcrever o PDF à mão. Descarrega-a em «Mais…» com «Descarregar fatura eletrónica (XML)»; se enviares a fatura por e-mail, segue anexada automaticamente.
Recebes também o mesmo ficheiro XML em separado. Precisa, tanto do teu lado como do lado do cliente, de nome, rua, localidade e país; se faltar alguma coisa, Invoice diz numa frase o quê. Além disso, os teus dados de emitente precisam de um número fiscal ou de um número de IVA. As faturas emitidas antes de 25 de outubro de 2026 ficam como estão. Para orçamentos e rascunhos não existe fatura eletrónica.
Se um destinatário exigir um formato específico, confirma antes com ele se aceita este ficheiro.
- Clica em «Mais…» na fatura.
- Clica em «Descarregar fatura eletrónica (XML)».
Código de transferência na fatura
As faturas em euros têm um código QR no canto inferior direito quando há um IBAN válido nas tuas definições. O teu cliente lê-o com a aplicação do banco, e o destinatário, o IBAN, o montante e a referência — o número da fatura — ficam já preenchidos na transferência. Por baixo, no idioma do documento, indica-se que pode ser lido com a aplicação do banco.
Para outras moedas, para orçamentos e sem IBAN não há código; a norma destes códigos só conhece o euro. Os dados bancários aparecem então, como sempre, no rodapé.
