Emitir
Ao emitir, o rascunho passa a ser um documento. Antes disso, Invoice verifica aquilo de que todos os documentos precisam: nome e morada do cliente, pelo menos um item — e, nas faturas, o nome da tua empresa, a tua morada e a data da prestação. Se faltar algo, a mensagem diz exatamente o quê, por exemplo «Es fehlt noch: Leistungsdatum».
Depois, o documento recebe o seu número e, se ainda não tiver data, a data de hoje; Invoice fixa os totais, a língua, ambas as moradas, o logótipo, as cores e o tipo de letra. Invoice guarda o PDF no seu arquivo — é o que abres depois em «PDF» e o que é enviado. Se o arquivamento falhar, o documento nem chega a ser emitido.
A partir de agora, o documento fica bloqueado: se o teu cliente mudar de morada ou se alterares a tua marca, ele fica como estava. Na tua BusinessCloud, o prazo aparece no calendário e uma cópia do PDF nos teus ficheiros.
- Em «Documentos», clica em «Emitir» no rascunho — ou, no formulário, em «Guardar e emitir».
- Lê a mensagem: o documento está emitido e arquivado.
Se «Guardar e emitir» falhar por faltar um dado, o documento já está guardado como rascunho em «Documentos». Completa lá o que falta com «Editar», em vez de o escreveres de novo.
Números e numeração
Cada número tem a forma prefixo, ano, número sequencial: RE-2026-0012 para faturas, AN-2026-0003 para orçamentos. Faturas e orçamentos são contados em separado, cada ano recomeça em 0001 e o ano é o da data do documento.
Alteras os prefixos nas definições, em «Prefixo das faturas» e «Prefixo dos orçamentos» — só letras e algarismos, no máximo oito. Aplicam-se aos novos números, e o contador continua em vez de recomeçar: depois de RE-2026-0011, com o prefixo FT, vem portanto FT-2026-0012.
O Invoice evita lacunas sempre que possível: os rascunhos não têm número e, se eliminares o último documento emitido do seu tipo nesse ano, o número dele passa para o seguinte — exceto no caso de uma fatura paga. Um número do meio fica gasto, porque duas faturas com o mesmo número seriam piores do que uma lacuna.
Orçamento aceite ou recusado
Um orçamento emitido aparece em «Documentos» como «Aberto». Quando o teu cliente aceitar ou recusar, registas isso em «Mais…»: «Marcar como aceite» ou «Marcar como recusado». A linha passa então a mostrar «Aceite» ou «Recusado».
O estado é uma nota para ti; o orçamento em si não muda. Um orçamento recusado já não pode ser convertido em fatura. Encontras no calendário da tua BusinessCloud o dia em que «Válido até» expira.
- Clica em «Mais…» na linha do orçamento.
- Escolhe «Marcar como aceite» ou «Marcar como recusado».
Do orçamento à fatura
«Converter em fatura» na linha de um orçamento emitido cria um novo rascunho de fatura — com os mesmos itens e textos, a mesma moeda, língua e imposto e o mesmo desconto. O orçamento fica como está; não é reinterpretado posteriormente como fatura.
O novo rascunho ainda não tem data da prestação nem prazo de pagamento. Abre-o com «Editar», preenche ambos e depois emite-o.
- Clica em «Converter em fatura» no orçamento.
- Abre o novo rascunho com «Editar» e preenche «Data da prestação» e «A pagar até».
- Clica em «Guardar e emitir».
Reabrir um documento emitido
Para a troca de algarismos que notas logo: «Reabrir (para editar)» em «Mais…» torna o documento novamente um rascunho. Fazes as alterações com «Editar» e voltas a emiti-lo.
O documento mantém o seu número, mesmo quando é emitido de novo: a versão corrigida substitui a antiga — tanto no arquivo como no armazenamento da tua BusinessCloud. Enquanto for rascunho, «PDF» mostra a versão em que estás a trabalhar. Só se a nova data do documento cair noutro ano é que recebe um número desse ano. Se o teu cliente já tiver recebido o documento, a anulação continua a ser o caminho mais claro: afinal, ele já tem a versão antiga na mão.
Uma fatura paga não pode ser reaberta, nem uma fatura anulada e a respetiva fatura de anulação — um par de anulação fica tal como foi emitido. No caso de uma fatura paga, remove primeiro o pagamento recebido — consulta Registar um pagamento.
- Clica em «Mais…» no documento e depois em «Reabrir (para editar)».
- Clica em «Editar», corrige e clica em «Guardar rascunho».
- Volta a emiti-lo com «Emitir».
Anular
Para anular uma fatura emitida, fazes uma anulação; não a eliminas. «Anular» em «Mais…» cria uma fatura de anulação: com número próprio e os mesmos itens com o sinal invertido; o desconto também passa para ela, para que os dois documentos se compensem. No PDF, chama-se «Fatura de anulação», na língua do documento, e a introdução indica a fatura anulada.
Ambos os documentos se mantêm; a fatura antiga passa a mostrar «Cancelado» e a nova «Fatura de anulação». Nada é eliminado, e nenhum dos dois pode depois ser reaberto. A fatura de anulação é arquivada e colocada nos teus ficheiros como qualquer fatura emitida, e o Invoice retira do teu calendário a data de pagamento da fatura antiga.
Cada fatura pode ser anulada exatamente uma vez. Uma fatura de anulação não se anula — se, afinal, a fatura deve valer, cria-a de novo. Orçamentos e rascunhos não precisam de anulação.
- Clica em «Mais…» na fatura e depois em «Anular».
- Confirma quando te for pedido.
Eliminar um documento
O Invoice é uma ferramenta para escrever documentos, não um sistema de caixa: podes eliminar até um documento emitido, com «Eliminar» em «Mais…» e uma confirmação. Isto não pode ser desfeito. Para uma fatura que o teu cliente já tem, a anulação é o caminho mais limpo.
Se era o último documento emitido do seu tipo nesse ano e não estava pago, o documento seguinte recebe o seu número; caso contrário, o número fica gasto. O evento e a cópia em PDF na tua BusinessCloud ficam onde estão — tens de os remover lá tu mesmo.
Uma fatura anulada e a respetiva fatura de anulação estão ligadas e só podem ser eliminadas em conjunto: a confirmação indica ambos os números e depois ambas desaparecem. Também podes eliminar um orçamento que já tenhas convertido em fatura — a fatura mantém-se.
Guardar os teus documentos é da tua responsabilidade. Com Transferir tudo tens sempre uma cópia própria.
- Clica em «Mais…» no documento e depois em «Eliminar».
- Confirma quando te for pedido.