File e media.

Caricare file e creare cartelle

In “File” si trova tutto ciò che archivi. I nuovi contenuti arrivano dal pulsante “nuovo” in alto a sinistra: “Carica file” prende i file dal tuo dispositivo, la voce per caricare cartelle un'intera cartella con il suo contenuto. Puoi anche trascinare semplicemente i file dalla finestra delle cartelle nell'elenco.

Con “Nuova cartella” nello stesso menu crei una cartella. La barra del percorso sopra l'elenco mostra dove ti trovi; un clic su una cartella al suo interno ti riporta lì.

1. 1Apri “File” in BusinessCloud.
2. 2Fai clic su “nuovo” e scegli “Nuova cartella”.
3. 3In “Nome della cartella” inserisci un nome, per esempio “Fornitori”, e fai clic su “Crea”.
4. 4Apri la nuova cartella, fai di nuovo clic su “nuovo” e scegli “Carica file”.

Rinominare, spostare, preferiti

Ogni file e ogni cartella ha a destra i tre puntini “Azioni”. Lì trovi, tra l'altro, “Rinomina”, “Sposta o copia”, “Scarica”, “Dettagli” e — a seconda della voce — “Elimina file” o “Elimina cartella”. Se spunti più voci, un'azione vale per tutte contemporaneamente.

Con “Aggiungi ai preferiti” una voce riceve una stella; poi la trovi a sinistra in “Preferiti”. “Recenti” mostra ciò che è stato modificato per ultimo. I tuoi file sono mostrati come elenco; in alto a destra, sopra l'elenco, passi alla vista a riquadri e viceversa, e BusinessCloud ricorda la tua scelta.

1. 1Fai clic sui tre puntini accanto al file e scegli “Sposta o copia”.
2. 2Seleziona la cartella di destinazione, per esempio “Fornitori”.
3. 3Fai clic su “Sposta in Fornitori” o “Copia in Fornitori”.

Condividere tramite link

Un file o un'intera cartella li condividi con un link di condivisione. Chi ha il link vede il contenuto nel browser e può scaricarlo — senza un account KENJTEC. Il link lo invii tu, via e-mail o in chat.

Nel menu del link — i tre puntini accanto — in “Personalizza il collegamento” stabilisci cosa consente il link. L'impostazione predefinita è “Sola lettura”. In “Impostazioni avanzate” proteggi il link con una password, con “Imposta data di scadenza” lo fai scadere in un giorno a tua scelta, e “Nascondi scaricamento” rimuove il pulsante per scaricare. “Rimuovi condivisione” rende un link subito non valido; per più destinatari, con “Aggiungi un altro collegamento” ne crei uno distinto per ciascuno.

I link che hai creato sono elencati a sinistra in “Condivisioni” → “Condivisi tramite collegamento”. Condividi direttamente solo con persone della tua azienda, e BusinessCloud non ti propone nessuno di altre aziende — verso l'esterno, ciò che condividi passa solo tramite i tuoi link.

1. 1Fai clic sui tre puntini accanto al file o alla cartella e scegli “Dettagli” — la barra laterale si apre sulla scheda “Condividi”.
2. 2In “Condivisioni esterne”, accanto a “Crea collegamento pubblico”, fai clic sul più (“Crea un nuovo collegamento di condivisione”).
3. 3Copia il link con l'icona di copia accanto e incollalo nel tuo messaggio.
4. 4Per password o data di scadenza: apri i tre puntini sul link e scegli “Personalizza il collegamento”.
5. 5Apri “Impostazioni avanzate”, metti le spunte e fai clic su “Aggiorna condivisione”.

Un link senza password vale per chiunque lo conosca. Per i contenuti riservati imposta una password e una data di scadenza.

Recuperare versioni precedenti

Se modifichi un file o ne carichi uno nuovo con lo stesso nome, BusinessCloud conserva la versione precedente. Questo vale anche per i documenti che modifichi in Office. Trovi le versioni nella barra laterale del file, in “Versioni”, con data e ora.

“Ripristina versione” rende di nuovo attuale una versione precedente; quella che avevi non va persa, ma diventa a sua volta una versione. Dal menu di una versione puoi anche scaricarla o darle un nome con “Nome di questa versione”, così riconosci uno stato importante.

1. 1Fai clic sui tre puntini accanto al file e scegli “Dettagli”.
2. 2Passa alla scheda “Versioni”.
3. 3Apri il menu della versione desiderata e scegli “Ripristina versione”.

Recuperare elementi eliminati

Ciò che elimini non sparisce subito. Si trova a sinistra in “File eliminati”, con la posizione originale e il momento dell'eliminazione. Anche una cartella torna da lì con tutto il suo contenuto.

“Ripristina” rimette il file o la cartella al suo posto originale. “Elimina permanentemente” rimuove una voce per sempre — l'operazione non si può annullare.

1. 1Fai clic su “File eliminati” a sinistra.
2. 2Nella riga del file, fai clic su “Ripristina”.

Foto e video in “Foto”

“Foto” in BusinessCloud mostra tutte le immagini e i video dei tuoi file come una sequenza temporale, i più recenti in alto — indipendentemente dalla cartella in cui si trovano. A sinistra restringi la vista con “Foto” o “Video”; “Tutti i media” mostra di nuovo entrambi.

In “Album” raccogli immagini senza spostarle: un album rimanda ai file, che restano nelle loro cartelle. Così la stessa foto può comparire in più album.

1. 1Apri “Foto” in BusinessCloud.
2. 2Scegli “Album” a sinistra e fai clic su “Nuovo album”.
3. 3In “Nome dell'album” inserisci un nome, per esempio “Menu stagionale autunno”, e fai clic su “Crea l'album”.
4. 4Fai clic su “Aggiungi foto a questo album”, seleziona le immagini e fai clic su “Aggiungi a Menu stagionale autunno”.

Le immagini per il tuo sito web vanno in MediaStudio ai: lì ricevono un indirizzo pubblico. BusinessCloud è il tuo archivio privato.

Spazio di archiviazione e cartelle di altri strumenti

In basso a sinistra in “File” vedi quanto spazio occupi. Quanto spazio è incluso nel tuo pacchetto lo mostra la pagina dei prezzi.

Alcune cartelle vengono create per te da altri strumenti KENJTEC. Invoice archivia in PDF ogni fattura e ogni preventivo emesso in “Contabilità”, ordinati per tipo e anno — maggiori dettagli in Documenti nei tuoi file. Ciò che archivi da MediaStudio ai con Sposta in BusinessCloud finisce nella cartella “MediaStudio”. E la carta intestata del tuo marchio si trova nella cartella “Modelli”.

Questi file sono tuoi come tutti gli altri: puoi rinominarli, spostarli o condividerli tramite link. Viceversa, MediaStudio prende immagini dal tuo BusinessCloud quando vuoi pubblicarle — funziona non appena hai aperto BusinessCloud almeno una volta; come fare è spiegato in Pubblicare da BusinessCloud.