Trattamento per conto del titolare (art. 28 del GDPR)

Non appena tratta tramite KENJTEC dati di altre persone — i membri della Sua area riservata, le risposte ai Suoi moduli, gli ordini del Suo negozio, i destinatari delle Sue fatture —, Lei ne è il titolare del trattamento ai sensi del GDPR e noi siamo il Suo responsabile del trattamento. Il presente accordo disciplina che cosa ci è consentito fare in tale ambito e che cosa Le dobbiamo. Si applica in aggiunta ai termini e condizioni e, con la Sua accettazione degli stessi, diventa parte del contratto.

Non riguarda i dati del Suo account e di fatturazione. Di questi siamo noi stessi titolari; che cosa ne facciamo è scritto nell'informativa sulla privacy.

1. Oggetto, durata, natura e finalità

Oggetto è la fornitura dei servizi KENJTEC, nella misura in cui Lei vi inserisce dati personali di terzi o li fa raccogliere. Finalità è unicamente l'erogazione di tali servizi per Lei — con essi non perseguiamo finalità proprie.

Durata: l'accordo dura quanto il Suo contratto relativo al rispettivo servizio e termina con esso.

Natura del trattamento: raccolta, conservazione, visualizzazione, invio, modifica e cancellazione — nella misura prevista dalle funzioni che Lei utilizza.

2. Interessati e categorie di dati

Quali dati si producano lo decide Lei con le funzioni che utilizza. Allo stato attuale sono questi:

• Membri della Sua area riservata: indirizzo e-mail, nome (facoltativo), gruppi da Lei assegnati, stato (richiesto/membro/bloccato), momento dell'inserimento, dell'invito, della conferma e dell'ultimo accesso.
• Chi compila i Suoi moduli: tutti i campi che Lei stesso ha creato, nonché i file caricati e le firme.
• Acquirenti nel Suo negozio: nome, indirizzo e-mail, indirizzo di consegna e di fatturazione, stato dell'ordine e del pagamento. I dati di pagamento in sé non ci raggiungono mai — passano direttamente per il Suo conto di pagamento.
• Destinatari delle Sue fatture e dei Suoi preventivi: nome, indirizzo, indirizzo e-mail, dati del documento.
• Visitatori delle Sue pagine: indirizzo IP e dati tecnici, nella misura necessaria alla distribuzione.

Quale file va dove. La libreria multimediale (MediaStudio) è pensata per la pubblicazione: ciò che vi si trova viene distribuito tramite un indirizzo pubblico — rapidamente, in cache e leggibile dai motori di ricerca; l'unica protezione è un nome di file non indovinabile. È voluto, non è una lacuna. I documenti aziendali riservati vanno quindi nell'archivio di BusinessCloud, che si trova dietro il Suo accesso. Lo segnaliamo nello strumento prima di ogni caricamento.

3. Istruzioni

Trattiamo i dati esclusivamente secondo le Sue istruzioni documentate. Valgono come tali il presente accordo, i termini e condizioni e le impostazioni che Lei effettua nel Suo account — ogni impostazione è un'istruzione.

Se siamo tenuti a un trattamento in forza del diritto dell'Unione o del diritto tedesco, La informiamo preventivamente, salvo che la legge lo vieti.

Se riteniamo che un'istruzione sia illecita, glielo diciamo e possiamo sospenderne l'esecuzione.

4. Riservatezza

Tutte le persone che presso di noi hanno accesso a questi dati sono tenute alla riservatezza. KENJTEC è attualmente gestita senza dipendenti; hanno accesso soltanto l'amministrazione e i fornitori espressamente incaricati, a loro volta vincolati contrattualmente.

5. Sicurezza del trattamento (art. 32)

Adottiamo le misure seguenti. È indicato ciò che è effettivamente predisposto — non ciò che suona consueto:

• Trasmissione solo cifrata. Tutte le chiamate passano per TLS; le connessioni non cifrate vengono reindirizzate.
• Le password non vengono mai conservate in chiaro, ma solo come valore di verifica di una procedura prevista a tal fine (bcrypt).
• Separazione per account. Ogni interrogazione è vincolata all'account a cui i dati appartengono; i record altrui si comportano come se non esistessero.
• Limitazione degli accessi. Gli account amministrativi richiedono un secondo fattore.
• I link di accesso all'area membri valgono un'ora, le sessioni trenta giorni; entrambi possono essere revocati in qualsiasi momento.
• Limiti quantitativi contro gli abusi: al massimo 30 nuovi membri all'ora e 5.000 membri per sito web; raggiunto il limite orario, il sistema commuta da sé l'inserimento su approvazione da parte Sua.
• Backup e ripristinabilità. Il database viene salvato quotidianamente (14 versioni, archiviazione in più regioni dell'UE), con ripristino a un momento preciso su sette giorni; l'istanza funziona con un nodo secondario in un'altra zona.
• I segreti (chiavi, credenziali) si trovano in un caveau dedicato, mai nel codice sorgente.

Per onestà: i dati sono cifrati sui supporti dei fornitori, non anche a livello applicativo. Chi presso di noi accede legittimamente al database vede gli indirizzi in chiaro. Gli accessi dell'amministrazione alle liste dei membri attualmente non vengono registrati separatamente.

6. Sub-responsabili del trattamento

Lei acconsente all'impiego dei seguenti sub-responsabili del trattamento. Con loro stipuliamo contratti che impongono gli stessi obblighi che noi abbiamo verso di Lei, e La informiamo prima di ogni modifica con un preavviso tale da consentirLe di opporsi.

• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irlanda) — esercizio e database nella regione europe-west1 (Belgio), backup in più regioni dell'UE. Tutti i dati del presente accordo, salvo quanto diversamente indicato di seguito. Inoltre l'IA tramite Vertex AI (Gemini) nella multiregione UE: viene trasmesso ciò che Lei fornisce all'IA — possono essere testi, immagini e, quando vengono analizzate, risposte ai moduli.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) — distribuzione e protezione di tutte le chiamate (rete mondiale) nonché archiviazione dei file multimediali con giurisdizione UE (R2). Tratta gli indirizzi IP dei visitatori e i file archiviati.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irlanda; società madre Anthropic, PBC, USA) — le funzioni di IA che non passano per Google (ad esempio creare un sito web, un modulo o un negozio) e la soluzione di riserva quando Google non risponde. Viene trasmesso ciò che Lei fornisce all'IA; possono essere contenuti di moduli e immagini. Questa trasmissione avviene verso gli USA; il calcolo delle risposte può avvenire anche in altri paesi.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Francia) — funzioni di IA tramite l'accesso europeo, trattamento nell'UE. Viene trasmesso ciò che Lei fornisce all'IA; possono essere contenuti di moduli e immagini.
• OpenAI (OpenAI Ireland Limited, Irlanda) — funzioni di IA. Viene trasmesso ciò che Lei fornisce all'IA; possono essere contenuti di moduli e immagini. Questa trasmissione avviene verso gli USA.
• Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, Lussemburgo), regione eu-central-1 (Francoforte) — verifica automatica delle immagini alla ricerca di contenuti abusivi al momento della ricezione: nella libreria multimediale (anche file PDF, oltre a parole chiave per la ricerca), nei moduli (anche immagini e firme caricate dai Suoi visitatori), sui siti web e come logo su fatture e preventivi. Viene trasmessa una copia ridotta (al massimo 1.024 pixel sul lato più lungo), non l'originale. Secondo le condizioni di AWS, AWS può conservare tali input e utilizzarli per migliorare i propri servizi, anche in un'altra regione, finché a ciò non viene fatta opposizione; se tale opposizione sia stata configurata per il nostro account verrà integrato.
• Mailjet (Mailjet SAS, Francia) — invio delle e-mail di sistema e di notifica. Tratta gli indirizzi dei destinatari, quindi anche quelli dei Suoi membri, acquirenti e destinatari di fatture.
• Stripe — fatturazione del Suo contratto KENJTEC. I pagamenti nel Suo negozio passano per il Suo conto Stripe e non per noi.
• Tucows (OpenSRS), Canada — registrazione di domini. Tratta i dati dell'intestatario che Lei indica per un dominio. Questa trasmissione avviene verso il Canada.
• Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slovenia) — distribuzione dei caratteri. Il browser dei Suoi visitatori si collega a tale scopo a fonts.bunny.net.

Trasmissioni verso paesi terzi: ad Anthropic (USA) sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea contenute nell'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic; a OpenAI (USA) sulla base delle clausole contrattuali standard contenute nell'accordo sul trattamento dei dati di OpenAI; a Tucows (Canada) sulla base della decisione di adeguatezza per il Canada; nella misura in cui Google, Cloudflare e Amazon Web Services trasmettono dati negli USA, sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework, in subordine delle clausole contrattuali standard. Una parte dei compiti di IA passa per Google nell'UE; i compiti restanti e la soluzione di riserva passano per Anthropic (conservazione negli USA) — attualmente le funzioni di IA non possono essere limitate all'UE. Funzionano esclusivamente su Sua richiesta: senza un Suo clic nessun contenuto raggiunge un servizio di IA — non vi è alcun trattamento in background né al momento del caricamento. Al caricamento si avvia da sé soltanto la verifica delle immagini presso Amazon Web Services a Francoforte.

7. Assistenza per i diritti degli interessati

Se un interessato si rivolge a noi anziché a Lei, lo rimandiamo a Lei e non rispondiamo noi stessi.

Per l'accesso, la rettifica e la cancellazione dispone delle funzioni del Suo account: può modificare e cancellare singolarmente i membri, scaricare l'intera lista come tabella, esportare come tabella le risposte ai moduli e cancellarle singolarmente. Se le funzioni non bastano, La assistiamo su richiesta.

I membri possono cancellarsi da soli dalla Sua lista tramite il link presente in ogni e-mail di accesso. Questa cancellazione ha effetto immediato.

8. Assistenza in caso di violazioni e valutazione d'impatto

Se veniamo a conoscenza di una violazione della protezione dei dati personali che riguarda i Suoi dati, La informiamo senza indugio e Le forniamo le indicazioni che Le servono per la Sua notifica ai sensi dell'art. 33 del GDPR. La notifica all'autorità di controllo ed eventualmente agli interessati spetta a Lei.

In caso di valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e di consultazione preventiva La assistiamo con le informazioni di cui disponiamo.

9. Cancellazione e restituzione

Al termine del trattamento cancelliamo i dati oppure glieli restituiamo — la scelta è Sua.

Restituzione: la lista dei membri di un sito web la scarica come tabella in qualsiasi momento; lo stesso vale per le risposte ai moduli. Il documento del Suo sito, immagini comprese, lo porta via con «Porta con te la pagina».

Cancellazione: se cancella un sito web, se ne va con esso la sua lista dei membri. La fine di un abbonamento non cancella nulla. Se fa cancellare il Suo account, se ne vanno con esso i Suoi siti web con le relative liste dei membri, i Suoi media, negozi e installazioni WordPress — non prima di 30 giorni dalla fine del periodo contrattuale.

Finché Lei non cancella, conserviamo i dati a tempo indeterminato, anche dopo la fine di un abbonamento — non esiste una cancellazione automatica allo scadere di un termine. Restano impregiudicati gli obblighi di conservazione di legge (in particolare per i documenti contabili); tali documenti li conserviamo anche dopo una disdetta per la durata prevista dalla legge.

Per onestà: quando cancella il Suo account, attualmente non impartiamo da noi stessi ai nostri sub-responsabili l'istruzione di cancellare. I dati confluiti a Mailjet (invio di e-mail) o a Stripe (fatturazione) sono soggetti là ai termini propri di questi fornitori. Se desidera la cancellazione anche presso di loro, ci scriva — la avviamo noi.

10. Prove e verifiche

Su richiesta mettiamo a Sua disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consentiamo verifiche. Le verifiche le annuncia con congruo preavviso; non devono disturbare in modo irragionevole l'esercizio né toccare i dati di altri clienti.

11. Disposizioni finali

Si applica il diritto tedesco. Se una disposizione fosse invalida, le restanti rimangono efficaci.

Le comunicheremo le modifiche; se non si oppone entro quattro settimane, esse si considerano accettate. Su questa conseguenza La avvertiamo espressamente nella comunicazione.