Creare un nuovo documento
Office non è un'area a sé nel menu, ma fa parte dei tuoi file. Con “Nuovo” crei un “Documento”, un “Foglio elettronico”, una “Presentazione” o un “Diagramma”. Office li salva nel formato di file aperto (.odt, .ods, .odp, .odg) e il nuovo file si apre subito nel browser, pronto per la modifica.
Per prima cosa BusinessCloud ti chiede il nome del file e propone il nome della voce, per esempio “Documento.odt”. Se sono disponibili dei modelli, come la carta intestata del tuo marchio, scegli poi tra “Vuoto” e un modello.
- In “File” apri la cartella in cui deve andare il file.
- Fai clic su “Nuovo” e scegli “Documento”.
- Sotto “Nome file” inserisci un nome, per esempio “Lettera alla torrefazione”, e conferma.
- Se ci sono dei modelli, scegli “Vuoto” o un modello e fai clic su “Crea”.
Modificare nel browser
Facendo clic su un file Office lo apri per la modifica, anche se si tratta di file di Word, Excel o PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). Gli strumenti si trovano in alto, suddivisi in schede, a partire da “File”: lì salvi, stampi o scarichi il documento in un altro formato, per esempio come PDF.
Il documento si chiude in alto a destra. Dopodiché lo stato più recente si trova nei tuoi file e gli stati salvati diventano versioni: puoi recuperarne una precedente tramite le versioni.
- In “File” fai clic sul documento.
- Modificalo; gli strumenti si trovano nelle schede in alto.
- Quando hai finito, chiudi il documento in alto a destra.
La carta intestata del tuo marchio
Se hai creato un marchio in BrandStudio ai, la tua carta intestata con logo, colori e dati aziendali è già pronta come modello: “Carta intestata.odt” nella cartella “Modelli”. Quando crei un nuovo documento, la scegli al posto di “Vuoto”. Se il tuo marchio cambia, la carta intestata si aggiorna di conseguenza; le lettere che hai già scritto con essa restano invariate. Tutto il resto è descritto in Carta intestata per Office.
I caratteri del tuo marchio
Il carattere del tuo marchio è disponibile nell'elenco dei caratteri di Office, anche se si tratta di un carattere che hai caricato tu stesso in BrandStudio. Così una lettera sulla tua carta intestata appare nel browser proprio come previsto dal tuo marchio.
Dopo una modifica al tuo marchio passa qualche istante prima che il carattere sia disponibile in Office. Se un documento era già aperto, chiudilo e riaprilo.
- Apri un documento e seleziona il testo.
- Nel campo del carattere scegli il carattere del tuo marchio.
Modelli personalizzati
Ciò che ti serve di continuo lo prepari una volta sola come modello: un foglio elettronico per l'inventario, una presentazione per gli eventi. Ogni file nella cartella “Modelli” viene proposto quando crei un nuovo file dello stesso tipo, nel formato aperto che Office usa anche per i nuovi file: .odt per un documento, .ods per un foglio elettronico, .odp per una presentazione, .odg per un diagramma. Il modello stesso resta invariato.
“Nuovo” non propone come modello un file di Word, Excel o PowerPoint. Aprilo in Office, scaricalo nel formato aperto da “File” e metti questa versione in “Modelli”.
Se la cartella non esiste ancora, nel menu “Nuovo” trovi la voce “Crea cartella dei modelli”. Se hai un marchio in BrandStudio, la cartella c'è già e contiene la tua carta intestata.
- In “File” fai clic su “Nuovo”, scegli “Crea cartella dei modelli” e conferma il nome “Modelli” con “Crea”, oppure apri la cartella “Modelli” se esiste già.
- Mettici dentro un file pronto, per esempio il foglio elettronico “Modello inventario.ods”.
- La prossima volta che usi “Nuovo” e “Foglio elettronico”, il file compare tra le opzioni.