Inserire un appuntamento
In “Calendario”, nella vista settimanale o mensile, fai clic su uno spazio libero oppure su “Evento” in alto a sinistra. Si apre una piccola finestra: titolo, inizio e fine, se serve “Tutto il giorno” — poi “Salva”.
“Maggiori dettagli” apre l'appuntamento completo. Lì inserisci luogo e descrizione, fai ripetere un appuntamento regolarmente o alleghi un file dai tuoi file. In alto cambi la vista tra giorno, settimana, mese, anno ed elenco; “Oggi” torna al giorno corrente.
Nei dettagli di un appuntamento puoi anche impostare un promemoria. Compare come notifica in BusinessCloud, con qualche minuto di ritardo.
- Apri “Calendario” in BusinessCloud.
- Nella vista settimanale, fai clic sul giorno e sull'ora.
- In “Titolo” inserisci un titolo, per esempio “Degustazione nuova tostatura”.
- Fai clic su “Salva”.
Creare altri calendari
Il tuo primo calendario si chiama “Personale”. Altri li crei per tutto ciò che vuoi vedere separatamente — un piano dei turni, eventi, consegne. Ogni calendario ha un suo colore; con un clic sulla sua voce nella colonna di sinistra nascondi i suoi appuntamenti e li mostri di nuovo.
Il calendario in cui si trova un appuntamento lo scegli nell'appuntamento stesso. Gli appuntamenti da un file di calendario di un altro programma li importi in basso a sinistra, in “Impostazioni Calendario”, con “Importa calendari”.
- Nella colonna di sinistra, accanto a “I miei calendari”, fai clic sul più (“Aggiungi nuovo”).
- Scegli “Nuovo calendario”.
- Inserisci un nome, per esempio “Piano dei turni”, e conferma con il tasto Invio.
Mostrare un calendario tramite link
Puoi condividere un calendario in sola visualizzazione tramite un link, per esempio i turni con il tuo team o gli eventi con i clienti abituali. Chi apre il link vede gli appuntamenti nel browser, ma non può modificare nulla.
Nello stesso punto trovi altre due possibilità: “Copia collegamento di sottoscrizione” fornisce un indirizzo che altre persone inseriscono nel proprio programma di calendario per vedere lì i tuoi appuntamenti. “Copia codice di incorporazione” ti dà un frammento di codice che fa comparire il calendario su un sito web. “Elimina collegamento di condivisione” rende il link non più valido.
- Nella colonna di sinistra apri i tre puntini accanto al calendario e scegli “Modifica e condividi il calendario”.
- Accanto a “Condividi il collegamento” fai clic sul più.
- Copia il link con “Copia collegamento pubblico” e inoltralo.
Il link funziona per chiunque lo conosca. Condividi quindi solo i calendari con appuntamenti che possono vedere tutti: ciò che è privato va in un calendario a parte.
Far prenotare appuntamenti
Con la prenotazione degli appuntamenti i tuoi clienti prenotano da soli un appuntamento con te, tramite una pagina che mostra i tuoi orari liberi: per una consulenza, un ritiro, un primo colloquio. La funzione fa parte del tuo calendario: “Appuntamenti” in BusinessCloud lo apre, e a sinistra, sotto “Orari degli appuntamenti”, trovi le tue pagine di prenotazione.
Per ogni pagina stabilisci quanto dura un appuntamento, in quale calendario finiscono gli appuntamenti prenotati e in quali orari si può prenotare. La pagina non propone gli orari già occupati in quel calendario o nei calendari che scegli per il controllo dei conflitti.
Il tuo ospite sceglie un orario libero, inserisce nome e indirizzo e-mail e fa clic su “Prenota un appuntamento”. Riceve poi un'e-mail con un link: solo quando conferma l'appuntamento tramite quel link, l'appuntamento compare nel tuo calendario. Ogni orario può essere prenotato da una sola persona. Le e-mail le invia BusinessCloud per te, senza che tu debba configurare nulla.
Il tuo ospite non può annullare o spostare l'appuntamento da solo: risponde all'e-mail, la risposta arriva a te e te ne occupi tu nel tuo calendario. Se il tuo abbonamento termina, le tue pagine di prenotazione smettono di rispondere, come gli altri tuoi link pubblici.
- Apri “Appuntamenti” in BusinessCloud.
- A sinistra, sotto “Orari degli appuntamenti”, fai clic su “Crea nuovo”.
- Inserisci un nome sotto “Nome appuntamento”, per esempio “Consulenza catering”, e scegli “Durata (minuti)”, “Calendario prenotazioni” e, sotto “Disponibilità per le prenotazioni”, gli orari in cui si può prenotare.
- Fai clic su “Salva”.
- Apri i tre puntini accanto alla pianificazione degli appuntamenti, scegli “Copia collegamento” e condividi il link.
Scadenze da Invoice
Quando emetti in Invoice una fattura con termine di pagamento, la scadenza compare nel tuo calendario come appuntamento di un'intera giornata, con numero del documento e importo; per un preventivo compare il giorno in cui scade. Nell'appuntamento trovi dei link che riportano a Invoice e il PDF del documento in allegato. Non devi configurare nulla: tutto il resto è descritto in Scadenze nel calendario.
Creare e gestire i contatti
In “Contatti” si trova la tua rubrica: per clienti, fornitori, il tuo team e tutte le persone con cui la tua azienda ha a che fare. “Nuovo contatto” crea una voce; nome, azienda, telefono, indirizzo e-mail e indirizzo postale li inserisci direttamente.
Per modificare un contatto esistente usi “Modifica” e “Salva”. Per importare un'intera rubrica da un altro programma, usa “Importa contatti” in basso a sinistra, sotto “Impostazioni Contatti”, con un file vCard (.vcf), il formato che la maggior parte delle rubriche e dei telefoni può esportare.
- Apri “Contatti” in BusinessCloud.
- Fai clic su “Nuovo contatto”.
- Inserisci nome, azienda, telefono e indirizzo e-mail e fai clic su “Salva”.
I gruppi e il gruppo “Clienti”
I gruppi mettono ordine nella tua rubrica: un contatto può far parte di più gruppi, per esempio “Fornitori” e “Stampa”. Nella colonna di sinistra ne crei di nuovi sotto “Gruppo di contatti” e con un clic vedi chi ne fa parte.
Il gruppo “Clienti” viene popolato da Invoice: ogni nuovo cliente che crei lì compare in questo gruppo della tua rubrica con nome, indirizzo e-mail e indirizzo postale. Al contrario, in Invoice puoi riprendere i contatti invece di digitarli di nuovo: vedi Clienti dalla rubrica.
- Apri il contatto e fai clic su “Modifica”.
- Nel campo “Gruppo di contatti” scegli il gruppo.
- Fai clic su “Salva”.