Scadenze nel calendario
Quando emetti una fattura con “Da pagare entro”, Invoice inserisce la scadenza come evento di un'intera giornata nel tuo calendario della BusinessCloud, con numero e importo nel titolo; tre giorni prima il calendario te lo ricorda. Per un preventivo, lì è indicato il giorno in cui scade “Valido fino al”.
Nella vista dettagliata dell'evento è allegato il PDF del documento, e la descrizione contiene link che riportano a Invoice: uno che apre il documento ed evidenzia la sua riga e, per le fatture, uno che apre direttamente il sollecito di pagamento — non appena la fattura è scaduta.
Se emetti di nuovo un documento dopo averlo riaperto, Invoice ne sostituisce l'evento. Se l'inserimento dovesse non riuscire, il documento resta comunque emesso.
- Apri il calendario nella BusinessCloud e fai clic sull'evento.
- Apri la vista dettagliata dell'evento.
- Fai clic sul link al documento o al sollecito di pagamento — oppure sul PDF allegato.
Documenti nei tuoi file
Quando emetti un documento, Invoice salva una copia del PDF nei tuoi file: le fatture in “Contabilità/Fatture/<anno>”, i preventivi in “Contabilità/Preventivi/<anno>”, con il numero del documento come nome. Le cartelle prendono la lingua che la tua BusinessCloud ha quando viene archiviato il primo documento e poi mantengono quel nome: la cartella non si divide mai in due. Così puoi passare facilmente la cartella al tuo commercialista.
Questa copia è tua: puoi spostarla, rinominarla o eliminarla. L'originale resta nell'archivio di Invoice, e “PDF” nell'elenco dei documenti apre sempre quello. Anche le fatture di storno finiscono qui, accanto alla fattura che annullano.
Carta intestata per Office
A partire dal tuo marchio, Invoice crea una carta intestata per l'elaboratore di testi della BusinessCloud: logo, nome dell'azienda nel tuo colore d'accento e nel carattere dei titoli con una linea sotto, l'indicazione del mittente sopra il campo dell'indirizzo e un piè di pagina con indirizzo, contatti e le righe aggiuntive del tuo marchio. Dove possibile, nel file è incorporato anche il carattere del tuo marchio. L'area di testo è vuota — la lettera è tua.
Il file si chiama “Briefbogen.odt” — “Letterhead.odt” in una lingua diversa dal tedesco — e si trova nella tua cartella dei modelli. In File lo trovi sotto “Neu → Dokument” come modello selezionabile. Include stili di paragrafo con l'identità del tuo marchio — intestazioni, titolo, sottotitolo, citazione e corpo del testo — e gli stili di carattere “KENJTEC Akzent” e “KENJTEC Nebentext”.
Invoice aggiorna la carta intestata quando il tuo marchio è cambiato: a ogni accesso, all'apertura di Invoice e prima che tu scelga un modello; se l'hai eliminata, Invoice la ricrea. Senza marchio non c'è carta intestata e, se ne gestisci più di uno, riporta quello scelto per i documenti. Il riquadro “Carta intestata in Office” nelle impostazioni indica dove si trova e ti ci porta con “Apri cartella dei modelli”.
- Apri File nella BusinessCloud e fai clic su “Neu”.
- Scegli “Dokument” e, come modello, la carta intestata.
- Scrivi la tua lettera.
Scaricare tutto
“Scarica tutto” in alto a destra in Invoice scarica un archivio ZIP: i documenti emessi in formato PDF, suddivisi in “Rechnungen” e “Preventivi” e per anno, più due tabelle: “belege.csv” con tutti i documenti, bozze comprese, e “kunden.csv” con i tuoi clienti. Nelle tabelle i valori sono separati da punto e virgola e si possono aprire con un foglio di calcolo.
Un file LIESMICH nell'archivio ti ricorda che la conservazione dei documenti spetta a te. Il pulsante è sempre visibile, non solo quando disdici.
- Fai clic su “Scarica tutto” in alto a destra.
- Salva l'archivio in un posto tutto tuo.