Il fascicolo cliente
“Clienti” in BusinessCloud mostra ogni cliente della tua azienda con il suo fascicolo: note sui colloqui, promemoria, i documenti di Invoice, progetti, spese, file, cartelle ed eventi collegati e la cronologia. È la stessa anagrafica clienti di Invoice: un cliente che crei o modifichi qui lo ritrovi lì esattamente allo stesso modo; i documenti già emessi mantengono il loro indirizzo.
Se esiste già un cliente con lo stesso nome, il fascicolo non ne crea di nascosto un secondo e non unisce nulla. Ti mostra invece le corrispondenze: “Apri questo cliente” apre quello esistente, “Crea comunque” ne crea consapevolmente un altro.
Un nuovo cliente compare anche nella rubrica; in un'azienda, in quella del titolare. Se nel fascicolo modifichi nome, indirizzo o dati di contatto, il contatto si aggiorna di conseguenza. Non vale il contrario: le modifiche che fai nella rubrica non vengono riprese automaticamente nel fascicolo.
Sotto “Note” annoti i colloqui: scrivi il testo in “Nuova nota” e fai clic su “Salva nota”. Ogni nota mostra chi l'ha scritta e quando, e la “Cronologia” mostra che cosa è successo nel fascicolo.
- Apri “Clienti” in BusinessCloud e fai clic su “Crea cliente”.
- Sotto “Nome del cliente o dell’azienda” inserisci il nome: è l'unico campo obbligatorio.
- Fai clic su “Crea cliente”.
Promemoria: riprendere in mano un cliente nel giorno stabilito
Un promemoria ti ricorda di riprendere in mano un cliente in un giorno preciso, per esempio per sollecitare una risposta a un preventivo. Compare come evento di un'intera giornata nel calendario della persona responsabile e sparisce da lì non appena è evaso. Se nell'azienda lavorano più persone, sotto “Responsabile” scegli chi se ne occupa.
In cima alla pagina, “In scadenza per te” conta i tuoi promemoria in scadenza oggi o già scaduti. Nel fascicolo ogni promemoria indica se è scaduto, in scadenza oggi, aperto o evaso e se il relativo evento è nel calendario. “Fatto” lo spunta, “Riapri” lo riapre. Data, titolo e nota li modifichi nel fascicolo e l'evento si aggiorna di conseguenza; le modifiche che fai all'evento nel calendario non vengono riprese nel promemoria.
- Apri il fascicolo cliente e fai clic su “Crea promemoria”.
- Sotto “Di cosa si tratta?” descrivi brevemente la questione, per esempio “Sollecitare preventivo festa di Natale”, e sotto “Data di scadenza” scegli il giorno.
- Fai clic su “Crea promemoria”.
Fascicoli di progetto
Un progetto tiene insieme tutto ciò che riguarda un incarico, per esempio il catering per un matrimonio. Il fascicolo di progetto riporta un cliente, uno stato (“Pianificato”, “In corso”, “In pausa” o “Concluso”), una data di inizio e una data obiettivo e le persone della tua azienda che vi collaborano.
Puoi collegare una bacheca Deck con le relative attività, file, cartelle, eventi, i documenti del cliente da Invoice e le spese, sempre come riferimento e mai come copia. L'originale resta dov'è e “Rimuovi collegamento” rimuove solo il riferimento. Se un originale è stato eliminato o non è più condiviso con te, sul collegamento compare “Non esiste più” o “Non disponibile per te”. I documenti si collegano con “Collega documento”; per farlo il progetto deve avere un cliente.
Quando un progetto è terminato, lo togli dall'elenco con “Archivia”: non viene eliminato nulla. “Mostra archivio” mostra i progetti archiviati, “Ripristina” ne riporta indietro uno. “Elimina progetto” è riservato all'amministrazione: elimina il fascicolo con i suoi collegamenti e la sua cronologia, ma nessun file, nessun evento, nessuna bacheca e nessun documento; le spese perdono solo l'assegnazione al progetto.
- Apri “Progetti” in BusinessCloud e fai clic su “Crea progetto”.
- Sotto “Nome del progetto” inserisci un nome, scegli cliente e stato e fai clic su “Crea progetto”.
- Nel fascicolo di progetto collega ciò che ne fa parte con “Collega bacheca Deck”, “Collega file”, “Collega cartella” o “Collega evento”.
Spese con il relativo giustificativo
Sotto “Spese” registri fatture passive e scontrini con il relativo giustificativo: fornitore o descrizione, data e numero del giustificativo, importo, valuta e una categoria a cui dai il nome che preferisci, e se vuoi anche cliente e progetto. Non si tratta di contabilità: niente IVA a credito, niente riconciliazione bancaria.
Il giustificativo puoi caricarlo (“Carica un file”: PDF, formati immagine comuni o XML, fino a 20 MB) oppure prenderlo da BusinessCloud con “Scegli dai tuoi file”. Un giustificativo caricato finisce nella cartella condivisa della tua azienda, sotto “Ricevute” e l'anno; se non hai un'azienda, nei tuoi file personali. Un giustificativo preso dai tuoi file resta dov'è: la spesa si limita a rimandarvi.
L'importo lo scrivi come si usa dalle tue parti; la spesa conosce i decimali di ogni valuta: nessuno per lo yen, tre per il dinaro kuwaitiano. I totali vengono calcolati per singola valuta, mai sommando valute diverse.
“Scollega” separa soltanto il giustificativo dalla spesa, “Elimina spesa” elimina soltanto la spesa: in entrambi i casi il file del giustificativo resta nel cloud.
- Apri «Spese» in BusinessCloud e clicca su «Registra spesa».
- Inserisci il fornitore, la data della ricevuta e l’importo, poi scegli la valuta.
- In «Ricevuta» scegli «Carica un file» oppure «Scegli dai tuoi file».
- Clicca su «Registra spesa».
In più persone sulle stesse schede
Tutti nella tua azienda lavorano sugli stessi clienti, progetti e spese. Ogni persona può creare e modificare clienti, scrivere note, creare promemoria e progetti, aggiungere collegamenti, archiviare progetti e registrare spese. Solo l’amministrazione può modificare o eliminare note e spese altrui, eliminare promemoria altrui, eliminare progetti e usare «Scarica tutto»; i pulsanti che non puoi usare non li vedi nemmeno.
Se due persone salvano la stessa scheda a poca distanza l’una dall’altra, nessuno sovrascrive l’altro in silenzio. Chi salva per secondo legge «Nel frattempo qualcuno l’ha modificato. Ricarica e controlla la modifica.», vede i campi che differiscono e sceglie «Usa la versione salvata», oppure «Mantieni i miei dati» e salva di nuovo.
«Scarica tutto» scarica note, promemoria, spese, progetti, collegamenti e la cronologia come tabelle in un archivio ZIP. I file delle ricevute restano nel cloud; clienti e documenti li porti con te tramite Scarica tutto in Invoice.