Invitare persone nella tua azienda
Le persone del tuo team collaborano nel tuo BusinessCloud con un proprio account KENJTEC: con gli stessi clienti, progetti, spese e documenti. Gli inviti si fanno nella dashboard, in “Azienda e team”. Lì dai anche un nome all'azienda, in “Nome dell’azienda” — lo vedono solo le persone della tua azienda.
Posti e spazio dipendono dal tuo abbonamento. In “Posti e spazio” vedi quanti posti sono occupati (uno è il tuo), quanto spazio ha in totale il tuo abbonamento e quanto ne resta da distribuire. Ogni persona riceve la sua quota, il resto rimane a te. Se il tuo abbonamento ha un solo posto, lì è indicato, e “Attiva un piano” ti porta agli abbonamenti.
Ogni invito ha un ruolo. “Membro del team” lavora con clienti, progetti, spese e bozze di documenti; “Amministrazione” inoltre emette documenti e coinvolge altre persone. Chi fa parte dell'amministrazione lo decidi solo tu, in qualità di titolare.
Dopo l'invio, la dashboard mostra il link dell'invito — se l'e-mail non arriva, lo inoltri tu stesso con “Copia link”. Finché qualcuno non accetta, l'invito occupa un posto; in “Inviti in sospeso” lo ritiri con “Ritira”.
- Apri la tua dashboard e scegli “Azienda e team”.
- In “Invita persone”, compila “Indirizzo e-mail” e scegli “Ruolo” e “Spazio (GB)”.
- Fai clic su “Invia invito”.
Un invito vale sette giorni e solo per l'indirizzo a cui è stato inviato — avere lo stesso dominio e-mail non rende nessuno membro della tua azienda.
Accettare un invito
Se qualcuno ti ha invitato, ricevi un'e-mail con un link. Porta a una pagina che mostra chi ti invita, in quale azienda, con quale ruolo e fino a quando vale l'invito. Non ti serve una carta — il tuo posto è già pagato.
Puoi accettare solo con esattamente l'indirizzo a cui è stato inviato l'invito. Se non hai ancora un account KENJTEC, ne crei uno con “Crea account” e confermi il codice ricevuto via e-mail; poi torni all'invito. Un account con un proprio abbonamento ha il suo ufficio — per collaborare in un'azienda usi un secondo account. E collabori sempre in una sola azienda.
Nel BusinessCloud dell'azienda c'è una cartella condivisa con il suo nome. Ciò che qualcuno vi inserisce lo vedono tutti nell'azienda, e rimane lì anche se in seguito quella persona se ne va. Puoi condividere direttamente con tutti nell'azienda.
- Apri il link nell'e-mail di invito.
- Se non hai effettuato l'accesso, fai clic su “Login” — oppure su “Crea account” se non hai ancora un account.
- Fai clic su “Accetta invito”.
- Fai clic su “Apri BusinessCloud”.
Modificare lo spazio e lasciare andare qualcuno
In “Nella tua azienda” trovi tutte le persone che collaborano, con il ruolo e il giorno da cui ne fanno parte. Lì modifichi lo spazio di una persona — come titolare anche il suo ruolo — e applichi la modifica con “Salva”. L'amministrazione modifica lo spazio delle persone con il ruolo “Membro del team”; i ruoli li assegna solo il titolare.
Se qualcuno se ne va, rimuovi la persona dall'azienda e scegli chi riceve ciò che possiede in BusinessCloud — tu stesso o qualcuno che resta. Vengono trasferiti file, bacheche, elenchi, sondaggi e team, mai come copia; calendari, contatti e prenotazioni di appuntamenti restano alla persona. In seguito, “Trasferimenti” mostra cosa è arrivato in ciascuna area.
Con il ruolo “Membro del team” puoi anche andartene tu: in “Azienda e team” con “Lascia l’azienda” e “Sì, lascia l’azienda”. Il tuo account KENJTEC rimane; ciò che hai creato nell'azienda resta all'azienda, e ciò che possiedi in BusinessCloud passa al titolare.
Se passi a un abbonamento con meno posti, nessuno perde la propria appartenenza. In BusinessCloud, però, entrano solo tante persone quanti sono i posti — quelle che si sono unite per prime; le altre compaiono nell'elenco con “senza posto”. Senza un abbonamento con BusinessCloud nessuno entra nell'azienda; non si perde nulla.
- In “Nella tua azienda”, fai clic su “Rimuovi dall’azienda” accanto alla persona.
- Scegli a chi passa ciò che la persona possiede in BusinessCloud.
- Fai clic su “Sì, rimuovi dall’azienda”.
La tua azienda resta separata
In BusinessCloud lavorano molte aziende, e nessuna vede le altre. Ovunque cerchi persone — quando condividi file e calendari, nei team, nelle basi di conoscenza, negli elenchi e nei sondaggi — trovi solo persone della tua azienda, e solo con loro condividi direttamente. Viceversa, nessuno di un'altra azienda trova te, le persone del tuo team o i vostri team.
Se lavori da solo, la tua azienda è composta solo da te: in quel caso non puoi condividere direttamente con nessuno. Verso l'esterno condividi file e cartelle con un link di condivisione — con o senza azienda.
I nomi dei team e delle basi di conoscenza valgono in tutto BusinessCloud. Se ti viene detto che un nome è già in uso anche se non lo vedi da nessuna parte nella tua azienda, lo usa un team di un'altra azienda. Scegline allora un altro, per esempio con il nome della tua azienda davanti.