अपॉइंटमेंट दर्ज करना
“Calendar” में आप सप्ताह या महीने के दृश्य में किसी खाली जगह पर या ऊपर बाईं ओर “Event” पर क्लिक करते हैं। एक छोटी विंडो खुलती है: शीर्षक, शुरुआत और अंत, ज़रूरत हो तो “All day” — फिर “Save”।
“More details” पूरा अपॉइंटमेंट खोलता है। वहाँ आप स्थान और विवरण दर्ज करते हैं, किसी अपॉइंटमेंट को नियमित रूप से दोहराते हैं या अपनी फ़ाइलों से कोई फ़ाइल जोड़ते हैं। ऊपर आप दिन, सप्ताह, महीना, वर्ष और सूची के बीच दृश्य बदलते हैं; “Today” वर्तमान दिन पर वापस ले जाता है।
किसी अपॉइंटमेंट के विवरण में आप उसके लिए रिमाइंडर भी सेट करते हैं। यह BusinessCloud में सूचना के रूप में, कुछ मिनट की देरी से दिखाई देता है।
- “Calendar” को BusinessCloud में खोलें।
- सप्ताह दृश्य में दिन और समय पर क्लिक करें।
- “Title” के अंतर्गत कोई शीर्षक दर्ज करें, उदाहरण के लिए “नई रोस्टिंग की टेस्टिंग”।
- “Save” पर क्लिक करें।
और कैलेंडर बनाना
आपके पहले कैलेंडर का नाम “Personal” है। जो कुछ भी आप अलग से देखना चाहते हैं, उसके लिए और कैलेंडर बनाएँ — जैसे शिफ़्ट योजना, कार्यक्रम, डिलीवरी। हर कैलेंडर का अपना रंग होता है; बाएँ कॉलम में उसकी प्रविष्टि पर एक क्लिक से आप उसके अपॉइंटमेंट छिपा सकते हैं और फिर से दिखा सकते हैं।
कोई अपॉइंटमेंट किस कैलेंडर में रहे, यह आप अपॉइंटमेंट में ही चुनते हैं। किसी दूसरे प्रोग्राम की कैलेंडर फ़ाइल से अपॉइंटमेंट लाने के लिए नीचे बाईं ओर “Calendar settings” के अंतर्गत “Import calendars” का उपयोग करें।
- बाएँ कॉलम में “My calendars” के पास प्लस (“Add new”) पर क्लिक करें।
- “New calendar” चुनें।
- कोई नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए “शिफ़्ट योजना”, और Enter कुंजी से पुष्टि करें।
लिंक द्वारा कैलेंडर दिखाना
आप किसी कैलेंडर को देखने के लिए एक लिंक के ज़रिए आगे दे सकते हैं — जैसे शिफ़्ट योजना अपनी टीम को या कार्यक्रम नियमित मेहमानों को। जो भी लिंक खोलता है, वह ब्राउज़र में अपॉइंटमेंट देखता है; वह कुछ भी बदल नहीं सकता।
उसी जगह दो और तरीके हैं: “Copy subscription link” एक पता देता है, जिसे दूसरे लोग अपने कैलेंडर प्रोग्राम में जोड़कर वहाँ आपके अपॉइंटमेंट देख सकते हैं। “Copy embedding code” आपको कोड का एक अंश देता है, जिससे कैलेंडर किसी वेबसाइट पर दिखाई देता है। “Delete share link” लिंक को अमान्य कर देता है।
- बाएँ कॉलम में कैलेंडर के पास तीन बिंदु खोलें और “Edit and share calendar” चुनें।
- “Share link” के पास प्लस पर क्लिक करें।
- “Copy public link” से लिंक कॉपी करें और उसे आगे भेजें।
यह लिंक हर उस व्यक्ति के लिए काम करता है जो इसे जानता है। इसलिए केवल वही कैलेंडर साझा करें जिनके अपॉइंटमेंट सभी देख सकते हों — निजी चीज़ें एक अलग कैलेंडर में रखें।
अपॉइंटमेंट बुक करने देना
अपॉइंटमेंट बुकिंग से आपके ग्राहक स्वयं आपके साथ अपॉइंटमेंट बुक करते हैं — एक ऐसे पेज के ज़रिए जो आपके खाली समय दिखाता है: परामर्श, पिकअप या पहली बातचीत के लिए। यह आपके कैलेंडर का हिस्सा है: BusinessCloud में “Appointments” इसे खोलता है, और बाईं ओर “Appointment schedules” के अंतर्गत आपके बुकिंग पेज होते हैं।
हर पेज के लिए आप तय करते हैं कि एक अपॉइंटमेंट कितनी देर का होगा, बुक किए गए अपॉइंटमेंट किस कैलेंडर में जाएँगे और किन समयों पर बुकिंग की जा सकती है। जो समय इस कैलेंडर में या उन कैलेंडरों में व्यस्त हैं जिन्हें आप टकराव के लिए चुनते हैं, उन्हें पेज पेश नहीं करता।
आपका मेहमान कोई खाली समय चुनता है, नाम और ईमेल पता दर्ज करता है और “Book appointment” पर क्लिक करता है। इसके बाद उसे एक लिंक वाला ईमेल मिलता है; जब वह उस लिंक से अपॉइंटमेंट की पुष्टि करता है, तभी वह आपके कैलेंडर में दर्ज होता है। हर समय केवल एक ही व्यक्ति को मिलता है। ईमेल BusinessCloud आपकी ओर से भेजता है — इसके लिए आपको कुछ भी सेट अप नहीं करना पड़ता।
आपका मेहमान अपॉइंटमेंट को स्वयं रद्द या स्थानांतरित नहीं कर सकता: वह ईमेल का जवाब देता है, जवाब आपके पास पहुँचता है, और आप इसे अपने कैलेंडर में निपटाते हैं। आपकी सदस्यता समाप्त होने पर आपके बुकिंग पेज जवाब देना बंद कर देते हैं — आपके अन्य सार्वजनिक लिंक की तरह।
- BusinessCloud में “Appointments” खोलें।
- बाईं ओर “Appointment schedules” के अंतर्गत “Create new” पर क्लिक करें।
- “Appointment name” के अंतर्गत कोई नाम दर्ज करें, उदाहरण के लिए “कैटरिंग परामर्श”, और “Duration (minutes)”, “Booking calendar” तथा “Booking availability” के अंतर्गत वे समय चुनें जिन पर बुकिंग की जा सकती है।
- “Save” पर क्लिक करें।
- अपॉइंटमेंट शेड्यूल के पास तीन बिंदु खोलें, “Copy link” चुनें और लिंक आगे भेजें।
Invoice से समय-सीमाएँ
जब आप Invoice में भुगतान अवधि वाला इनवॉइस जारी करते हैं, तो समय-सीमा आपके कैलेंडर में दस्तावेज़ संख्या और राशि के साथ पूरे दिन के अपॉइंटमेंट के रूप में दिखाई देती है; कोटेशन के मामले में वह दिन जिस दिन वह समाप्त होता है। अपॉइंटमेंट में दिए लिंक वापस Invoice तक ले जाते हैं, और दस्तावेज़ का PDF संलग्न रहता है। इसके लिए आपको कुछ भी सेट अप नहीं करना पड़ता — बाकी सब कुछ कैलेंडर में समय-सीमाएँ में है।
संपर्क जोड़ना और अद्यतन रखना
“Contacts” में आपकी पता पुस्तिका है — ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, आपकी टीम और उन सभी के लिए जिनसे आपकी कंपनी का वास्ता है। “New contact” एक प्रविष्टि बनाता है; नाम, कंपनी, फ़ोन, ईमेल पता और डाक पता आप सीधे दर्ज करते हैं।
किसी मौजूदा संपर्क को आप “Edit” और “Save” से बदलते हैं। किसी दूसरे प्रोग्राम से पूरी पता पुस्तिका लाने के लिए नीचे बाईं ओर “Contacts settings” के अंतर्गत “Import contacts” का उपयोग करें — vCard फ़ाइल (.vcf) से, जैसी अधिकांश पता पुस्तिकाएँ और फ़ोन निर्यात करते हैं।
- BusinessCloud में “Contacts” खोलें।
- “New contact” पर क्लिक करें।
- नाम, कंपनी, फ़ोन और ईमेल पता दर्ज करें और “Save” पर क्लिक करें।
समूह — और “ग्राहक” समूह
समूह आपकी पता पुस्तिका को व्यवस्थित करते हैं: एक संपर्क कई समूहों में हो सकता है, जैसे “आपूर्तिकर्ता” और “प्रेस” में। बाएँ कॉलम में “Contact groups” के अंतर्गत आप नए समूह बनाते हैं और एक क्लिक से देखते हैं कि उनमें कौन शामिल है।
“ग्राहक” समूह को Invoice भरता है: वहाँ आप जो भी नया ग्राहक जोड़ते हैं, वह नाम, ईमेल पते और डाक पते के साथ आपकी पता पुस्तिका के इस समूह में दिखाई देता है। इसके उलट, Invoice में आप संपर्कों को दोबारा टाइप करने के बजाय सीधे ले सकते हैं — देखें पता पुस्तिका से ग्राहक।
- संपर्क खोलें और “Edit” पर क्लिक करें।
- “Contact groups” फ़ील्ड में समूह चुनें।
- “Save” पर क्लिक करें।