कैलेंडर में देय तिथियाँ
जब आप “इस तारीख तक भुगतान” वाला इनवॉइस जारी करते हैं, तो Invoice देय तिथि को आपके BusinessCloud कैलेंडर में पूरे दिन के इवेंट के रूप में जोड़ देता है, शीर्षक में नंबर और राशि के साथ; कैलेंडर तीन दिन पहले इसकी याद दिलाता है। कोटेशन के मामले में वहाँ वह दिन दिखता है जब “इस तारीख तक मान्य” समाप्त होता है।
इवेंट के विस्तृत दृश्य में दस्तावेज़ का PDF संलग्न होता है, और विवरण में Invoice पर वापस ले जाने वाले लिंक होते हैं: एक, जो दस्तावेज़ खोलकर उसकी पंक्ति को हाइलाइट करता है, और इनवॉइस के मामले में एक, जो सीधे भुगतान रिमाइंडर खोलता है — जैसे ही इनवॉइस अतिदेय हो जाए।
यदि आप किसी दस्तावेज़ को दोबारा खोलने के बाद फिर से जारी करते हैं, तो Invoice उसका इवेंट बदल देता है। यदि कभी प्रविष्टि न हो पाए, तब भी दस्तावेज़ जारी ही रहता है।
- BusinessCloud में कैलेंडर खोलें और इवेंट पर क्लिक करें।
- इवेंट का विस्तृत दृश्य खोलें।
- दस्तावेज़ या भुगतान रिमाइंडर के लिंक पर क्लिक करें — या संलग्न PDF पर।
आपकी फ़ाइलों में दस्तावेज़
जारी करते समय Invoice PDF की एक प्रति आपकी फ़ाइलों में रख देता है: इनवॉइस “लेखा/चालान/<वर्ष>” के अंतर्गत, कोटेशन “लेखा/कोटेशन/<वर्ष>” के अंतर्गत, दस्तावेज़ नंबर के नाम से। फ़ोल्डरों के नाम उस भाषा में होते हैं जो पहला दस्तावेज़ रखे जाते समय आपकी BusinessCloud की होती है, और बाद में भी वही रहते हैं, ताकि फ़ोल्डर कभी दो हिस्सों में न बँटे। इस तरह आप फ़ोल्डर को आसानी से अपने टैक्स सलाहकार को दे सकते हैं।
यह प्रति आपकी है: आप इसे स्थानांतरित कर सकते हैं, इसका नाम बदल सकते हैं या इसे हटा सकते हैं। मूल प्रति Invoice के संग्रह में रहती है, और दस्तावेज़ सूची में “PDF” हमेशा उसी को खोलता है। रद्दीकरण इनवॉइस भी यहीं आते हैं, उस इनवॉइस के बगल में जिसे वे रद्द करते हैं।
Office के लिए लेटरहेड
आपके ब्रांड से Invoice आपकी BusinessCloud के वर्ड प्रोसेसर के लिए एक लेटरहेड तैयार करता है: लोगो, आपके एक्सेंट रंग और शीर्षक फ़ॉन्ट में कंपनी का नाम और उसके नीचे एक रेखा, पता-फ़ील्ड के ऊपर वापसी पता, और पता, संपर्क तथा आपके ब्रांड की अतिरिक्त पंक्तियों वाला फ़ुटर। जहाँ संभव हो, आपके ब्रांड का फ़ॉन्ट भी फ़ाइल में शामिल होता है। टेक्स्ट क्षेत्र खाली है — पत्र आपका है।
फ़ाइल का नाम “Briefbogen.odt” है — जर्मन के अलावा किसी अन्य भाषा में “Letterhead.odt” — और यह आपके टेम्पलेट फ़ोल्डर में रहती है। फ़ाइलों में यह “Neu → Dokument” के अंतर्गत टेम्पलेट के रूप में चुनने के लिए उपलब्ध है। इसमें आपके ब्रांड के अनुच्छेद स्टाइल शामिल हैं — शीर्षक, टाइटल, उपशीर्षक, उद्धरण और मुख्य पाठ — और कैरेक्टर स्टाइल “KENJTEC Akzent” और “KENJTEC Nebentext”।
जब आपका ब्रांड बदलता है, तो Invoice लेटरहेड को नवीनीकृत करता है: हर लॉगिन पर, Invoice खोलने पर और टेम्पलेट चुनने से पहले; यदि आपने इसे हटा दिया है, तो Invoice इसे फिर से बना देता है। ब्रांड के बिना कोई लेटरहेड नहीं होता, और यदि आप कई ब्रांड रखते हैं, तो उसमें दस्तावेज़ों के लिए चुना गया ब्रांड होता है। सेटिंग्स में “Office में लेटरहेड” कार्ड बताता है कि यह कहाँ है, और “टेम्पलेट फ़ोल्डर खोलें” से आपको वहाँ ले जाता है।
- BusinessCloud में फ़ाइलें खोलें और “Neu” पर क्लिक करें।
- “Dokument” चुनें और टेम्पलेट के रूप में लेटरहेड चुनें।
- अपना पत्र लिखें।
सब कुछ डाउनलोड करना
Invoice में ऊपर दाईं ओर “सब कुछ डाउनलोड करें” एक ZIP आर्काइव डाउनलोड करता है: इसमें जारी किए गए दस्तावेज़ PDF के रूप में होते हैं, जो “Rechnungen” और “कोटेशन” तथा वर्ष के अनुसार क्रमबद्ध होते हैं, और साथ में दो तालिकाएँ होती हैं — “belege.csv”, जिसमें ड्राफ़्ट सहित सभी दस्तावेज़ हैं, और “kunden.csv”, जिसमें आपके ग्राहक हैं। इन तालिकाओं में मान सेमीकोलन से अलग किए जाते हैं और इन्हें किसी स्प्रेडशीट प्रोग्राम में खोला जा सकता है।
आर्काइव में मौजूद एक LIESMICH फ़ाइल आपको याद दिलाती है कि अपने दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखना आपकी अपनी ज़िम्मेदारी है। यह बटन हमेशा दिखाई देता है — केवल तभी नहीं, जब आप सदस्यता रद्द करते हैं।
- ऊपर दाईं ओर “सब कुछ डाउनलोड करें” पर क्लिक करें।
- आर्काइव को अपने स्वयं के किसी स्थान पर सहेजें।