लोगों को अपनी कंपनी में आमंत्रित करना
आपकी टीम के लोग अपने-अपने KENJTEC अकाउंट से आपके BusinessCloud में साथ काम करते हैं: उन्हीं ग्राहकों, प्रोजेक्ट, खर्चों और दस्तावेज़ों के साथ। आमंत्रण डैशबोर्ड में “कंपनी और टीम” के अंतर्गत भेजे जाते हैं। वहीं “कंपनी का नाम” के अंतर्गत आप कंपनी को उसका नाम भी देते हैं — उसे केवल आपकी अपनी टीम के लोग देखते हैं।
सीटें और स्टोरेज आपकी योजना से आते हैं। “सीटें और स्टोरेज” के अंतर्गत आप देखते हैं कि कितनी सीटें भरी हैं (उनमें से एक आपकी है), आपकी योजना में कुल कितना स्टोरेज है और कितना अभी बाँटना बाकी है। हर व्यक्ति को उसका हिस्सा मिलता है, बाकी आपके पास रहता है। यदि आपकी योजना में केवल एक सीट है, तो यह वहाँ लिखा होता है, और “योजना लें” आपको योजनाओं तक ले जाता है।
हर आमंत्रण के साथ एक भूमिका जुड़ी होती है। “टीम सदस्य” भूमिका वाले लोग ग्राहकों, प्रोजेक्ट, खर्चों और दस्तावेज़ ड्राफ़्ट के साथ काम करते हैं; “प्रशासन” भूमिका वाले लोग इसके अलावा दस्तावेज़ जारी भी करते हैं और लोगों को जोड़ते हैं। प्रशासन में कौन शामिल है, यह केवल आप, मालिक के रूप में, तय करते हैं।
भेजने के बाद डैशबोर्ड आमंत्रण का लिंक दिखाता है — अगर ईमेल नहीं पहुँचता, तो आप “लिंक कॉपी करें” से उसे खुद आगे भेज सकते हैं। जब तक कोई स्वीकार नहीं करता, आमंत्रण एक सीट घेरे रहता है; “खुले आमंत्रण” के अंतर्गत आप उसे “वापस लें” से वापस ले सकते हैं।
- अपना डैशबोर्ड खोलें और “कंपनी और टीम” चुनें।
- “लोगों को आमंत्रित करें” के अंतर्गत “ईमेल पता” दर्ज करें और “भूमिका” तथा “स्टोरेज (GB)” चुनें।
- “आमंत्रण भेजें” पर क्लिक करें।
एक आमंत्रण सात दिन तक मान्य रहता है और केवल उसी पते के लिए जिस पर वह भेजा गया था — एक ही ईमेल डोमेन होने से कोई आपकी कंपनी का सदस्य नहीं बन जाता।
आमंत्रण स्वीकार करना
यदि किसी ने आपको आमंत्रित किया है, तो आपको एक लिंक वाला ईमेल मिलता है। यह एक ऐसे पेज पर ले जाता है जो दिखाता है कि कौन आपको किस कंपनी में, किस भूमिका के साथ आमंत्रित कर रहा है और आमंत्रण कब तक मान्य है। इसके लिए आपको कार्ड की ज़रूरत नहीं है — आपकी सीट का भुगतान पहले ही हो चुका है।
आप केवल ठीक उसी पते से स्वीकार कर सकते हैं जिस पर आमंत्रण भेजा गया था। यदि आपके पास अभी KENJTEC अकाउंट नहीं है, तो “अकाउंट बनाएँ” से एक बनाएँ और ईमेल में आए कोड की पुष्टि करें; इसके बाद आप आमंत्रण पर वापस पहुँच जाते हैं। जिस अकाउंट की अपनी योजना है, उसका अपना दफ़्तर होता है — किसी कंपनी में साथ काम करने के लिए आप दूसरा अकाउंट इस्तेमाल करें। और आप हमेशा केवल एक ही कंपनी में साथ काम करते हैं।
कंपनी के BusinessCloud में कंपनी के नाम वाला एक साझा फ़ोल्डर होता है। कोई भी उसमें जो रखता है, उसे कंपनी के सभी लोग देखते हैं, और वह वहीं रहता है, भले ही वह व्यक्ति बाद में चला जाए। आप कंपनी के सभी लोगों के साथ सीधे साझा कर सकते हैं।
- आमंत्रण ईमेल का लिंक खोलें।
- यदि आप साइन इन नहीं हैं, तो “Login” पर क्लिक करें — या, अगर आपके पास अभी कोई अकाउंट नहीं है, तो “अकाउंट बनाएँ” पर।
- “आमंत्रण स्वीकार करें” पर क्लिक करें।
- “BusinessCloud खोलें” पर क्लिक करें।
स्टोरेज बदलना और किसी को जाने देना
“आपकी कंपनी में” के अंतर्गत वे सभी लोग दिखते हैं जो साथ काम करते हैं, उनकी भूमिका और उस दिन के साथ जब से वे जुड़े हैं। वहाँ आप किसी व्यक्ति का स्टोरेज बदलते हैं — मालिक के रूप में उसकी भूमिका भी — और “Save” से इसे लागू करते हैं। प्रशासन “टीम सदस्य” भूमिका वाले लोगों का स्टोरेज बदलता है; भूमिकाएँ केवल मालिक देता है।
जब कोई जाता है, तो आप उस व्यक्ति को कंपनी से हटाते हैं और चुनते हैं कि BusinessCloud में उसके स्वामित्व वाली चीज़ें कौन संभालेगा — आप स्वयं या कोई ऐसा व्यक्ति जो कंपनी में रह रहा है। फ़ाइलें, बोर्ड, सूचियाँ, मतदान और टीमें सौंपी जाती हैं, कभी कॉपी के रूप में नहीं; कैलेंडर, संपर्क और अपॉइंटमेंट बुकिंग उस व्यक्ति के पास ही रहते हैं। हर क्षेत्र में क्या पहुँचा, यह बाद में “हस्तांतरण” दिखाता है।
“टीम सदस्य” भूमिका के साथ आप खुद भी जा सकते हैं: “कंपनी और टीम” के अंतर्गत “कंपनी छोड़ें” और “हाँ, कंपनी छोड़ें” से। आपका KENJTEC अकाउंट बना रहता है; आपने कंपनी में जो बनाया है, वह कंपनी के पास रहता है, और BusinessCloud में आपके स्वामित्व वाली चीज़ें मालिक के पास चली जाती हैं।
यदि आप कम सीटों वाली योजना पर जाते हैं, तो किसी की सदस्यता नहीं जाती। लेकिन BusinessCloud में केवल उतने ही लोग आ सकते हैं जितनी सीटें हैं — वे, जो सबसे पहले जुड़े थे; बाकी लोग सूची में “बिना सीट” के साथ दिखते हैं। BusinessCloud वाली योजना के बिना कोई भी कंपनी में नहीं आ सकता; कुछ भी खोता नहीं है।
- “आपकी कंपनी में” के अंतर्गत संबंधित व्यक्ति के पास “कंपनी से हटाएँ” पर क्लिक करें।
- चुनें कि BusinessCloud में उसके स्वामित्व वाली चीज़ें किसे मिलेंगी।
- “हाँ, कंपनी से हटाएँ” पर क्लिक करें।
आपकी कंपनी आपस तक सीमित रहती है
BusinessCloud में कई कंपनियाँ काम करती हैं, और कोई भी दूसरी को नहीं देखती। जहाँ भी आप लोगों को खोजते हैं — फ़ाइलें और कैलेंडर साझा करते समय, टीमों में, ज्ञान, सूचियों और मतदान में — वहाँ आपको केवल अपनी कंपनी के लोग मिलते हैं, और केवल उन्हीं के साथ आप सीधे साझा करते हैं। उल्टा, किसी दूसरी कंपनी का कोई भी व्यक्ति आपको, आपके लोगों को या आपकी टीमों को नहीं ढूँढ पाता।
यदि आप अकेले काम करते हैं, तो आपकी कंपनी में केवल आप हैं: तब सीधे किसी के साथ साझा नहीं किया जा सकता। बाहर के लोगों को फ़ाइलें और फ़ोल्डर आप शेयर लिंक से देते हैं — कंपनी के साथ भी और उसके बिना भी।
टीमों और ज्ञान क्षेत्रों के नाम पूरे BusinessCloud में लागू होते हैं। अगर बताया जाए कि कोई नाम पहले से लिया जा चुका है, जबकि आपको वह अपनी कंपनी में कहीं नहीं दिखता, तो वह किसी दूसरी कंपनी की टीम के पास है। तब कोई दूसरा नाम लें, जैसे आगे अपनी कंपनी का नाम जोड़कर।